DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES Les grands principes du

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Les grands principes du télétravail à la Ville de Paris Les différentes étapes du déploiement Les conseils pour mener à bien cette nouvelle organisation du travail Accompagnement des encadrants par la société Ad’Hoc Grand témoin Mme Françoise Sire , chef de projet télétravail et coworking à la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris Ile-de-France DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Les objectifs de la Ville de Paris Lors de la consultation interne en juin 2015 pour rendre l’administration parisienne plus écologique, les agents ont proposé le télétravail en matière d’amélioration des conditions de travail et de réduction de l’empreinte écologique. Contribuant à réduire les trajets domicile-travail, ce projet s’inscrit pleinement dans les objectifs du second plan de déplacement des administrations parisiennes. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Un projet porté de manière transversale Une volonté forte de la Maire de Paris et de l’élu RH Un portage par la DRH et le secrétariat général Une très forte implication technique de la DSTI Un appui des SRH des directions Une intervention de la médecine du travail pour porter le télétravail comme vecteur du bien être au travail Un comité scientifique constitué d’un médecin, d’un sociologue du télétravail et d’une psychologue Construction de documents supports et appropriation par tous de la méthodologie. Des bilans en expérimentation et en phase de déploiement via des enquêtes réalisées auprès des télétravailleurs et de leurs encadrants DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Les grands principes Après les entreprises privées, un texte permet aux collectivités publiques de télétravailler : Décret n° 2016 -151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique (Il reprend en grande partie l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 signé entre les partenaires sociaux du privé) Qu’est ce que le télétravail : Article 2 du décret : Le télétravail désigne toute forme d’organisation dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologie de l’information. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Les grands principes Un projet en 2 phases Une expérimentation pour roder l’organisation et les outils et déterminer si les agents et les encadrants adhérent au projet • Une mise en œuvre à compter de juin 2016 regroupant 125 télétravailleurs et 112 encadrants de 14 directions. • 2 bilans présentés en CHSCT central en novembre 2016 et en CT central en février 2017 • Un niveau de satisfaction proche de 100 % Le déploiement prévu à compter du 19 avril 2017 • Avis favorable du CT central le 27 février 2017 • Projet de délibération présenté au CP des 27 et 28 mars 2017 DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Les grands principes adoptés pour le déploiement du télétravail • Toutes les activités peuvent être télétravaillées exceptées celles nécessitant un contact présentiel quotidien en relation à l'usager, celles exercées sur la voie publique ou dans des équipements municipaux et celles liées à des contraintes organisationnelles, techniques ou de sécurité particulières. • Mise en œuvre du télétravail décentralisée vers les encadrants qui sont au cœur de la problématique : ils déterminent la faisabilité en fonction de l’organisation du travail, de la nature de leur activité, en fonction de leur appréciation du degré d’autonomie de chacun. • Des lignes directrices communes partagées pour favoriser la cohérence des approches entre directions DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Un déploiement à la carte de 100 agents par mois à partir du 20 avril 2017 (hors juillet/aout) , objectif de 1 500 télétravailleurs à l’horizon 2020. • Une durée modulable : 1 jour par semaine en général et dans certains cas 2 jours, 3 maximum dans des cas très particuliers, possibilité de mensualiser pour les encadrants • Le lieu de télétravail est au domicile de l’agent mais pourra être étendu dans des lieux acceptés par l’administration (1/3 lieux) • La durée du travail est plafonnée à 7 h 48 maximum avec 4 badgeages via le portable sur le site Chronogestor avec des plages de joignabilité dans la journée DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Les agents à temps partiel, à 80 et 90 %, et les agents en semaine de 4 jours peuvent télétravailler (modulo les jours de présence voulues par l’encadrant). • Les agents qui télétravaillent pour raison de santé entrent dans le dispositif • Un formulaire d’inscription en ligne préalablement à la validation de l’encadrant • Des supports mis à la disposition de tous (kit encadrants et kit agents) • Des outils informatiques et téléphoniques adaptés au télétravail: portable 13 pouces avec sacoche ou sac à dos, et à la demande un écran supplémentaire de 22 pouces, une souris, un casque, un pavé numérique DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Un accompagnement des encadrants et des agents • Un marché lancé auprès de spécialistes du télétravail • 7 conférences communes obligatoires pour les encadrants et télétravailleurs à compter du 22 mai 2017 • Des ateliers spécifiques pour encadrants (10 encadrants par séance) à compter du 7 juin 2017 • Une formation de formateurs (10 parmi les SRH) chargés d’animer les ateliers à destination des encadrants • Une formation technique de chaque télétravailleur par l’AIP au moment du dépôt du matériel sur site DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Les conseils pour mener à bien cette nouvelle organisation du travail Les 9 incontournables à prendre en compte pour une organisation réussie Cabinet Ad Hoc Jeanine Roncati et Nelly Magré DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Les 9 incontournables 1. LA FAISABILITE DES TACHES Réalisable ou non réalisable Niveau d’autonomie pour exécuter la tâche et pour s’organiser Niveau de responsabilité Maitrise de l’environnement matériel lié à la tâche

Les 9 incontournables 2. LE SUIVI ET LE CONTROLE Objectifs clairs et précis Indicateurs de suivi Feedback intermédiaires

Les 9 incontournables 3. LA PLANIFICATION DES TEMPS COLLECTIFS • Fréquence • Forme • Objectifs • Indicateurs de cohésion d’équipe

Les 9 incontournables 4. LA CIRCULATION DE L’INFORMATION Type d’informations Accessibilité par chacun de l’information utile Règle pour une visibilité suffisante des points d’avancement de chacun des sujets traités Fluidité de l’information vers les services internes

Les 9 incontournables 5. LA FLUIDITE DES PROCESSUS D’ACTIVITE Place de la tâche/mission exécutée en télétravail dans le processus d’activité Risques de chevauchement des tâches Dépendance des tâches les unes vis-à-vis des autres Clarté du «qui fait quoi» Principe de la priorité au fonctionnement du service »

Les 9 incontournables 6. LE DIAGNOSTIC DE LA CHARGE DE TRAVAIL • Poids des tâches ne pouvant pas être menées en télétravail • Répartition des tâches non télétravaillables • Equilibre de la charge de travail pour ne pas surcharger ceux/celles qui travaillent au bureau

Les 9 incontournables 7. LES BACK UP • Diagnostic des back up actuels : suffisant ou non • Gestion des absences • Visibilité du planning collectif • Réactivité face aux urgences métiers

Les 9 incontournables 8. LA GESTION DES COLLEGUES NON TELETRAVAILLEURS La charge de travail des collègues non télétravailleurs est-elle impactée ? En quoi ? Quelles tâches supplémentaires leur incombent lorsque leurs collègues sont en télétravail ? Quelles actions mettre en place pour que les collègues non télétravailleurs puissent exprimer leurs points de vue sur le fonctionnement avec les télétravailleurs de leur équipe ?

Les 9 incontournables 9. LA SATISFACTION DES INTERLOCUTEURS INTERNES ET EXTERNES • Impact sur le niveau de satisfaction des interlocuteurs internes et externes • Maintien de la fluidité du service

Grand témoin • Mme Françoise Sire , chef de projet télétravail et coworking à la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris Ile-de-France DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES