DIGITALNI URED standardi ili norme za digitalni ured

DIGITALNI URED standardi ili norme za digitalni ured Maja Štajduhar Nikolina Starčević

Što je to digitalni ured? • Temelj za ostvarenje mobilnog i virtualnog ureda • Odnosi se na izradu, obradu, prijenos i pohranu informacija • Značajna područja za izgradnju: • Standardizacija poslovnih komunikacija • Digitalna izrada pisanih poslovnih komunikacija • Digitalna obrada poslovnih podataka

Standardi ili norme u izradbi poslovnih komunikacija • Racionalizacija (ubrzava upravljnje s dokumentacijom) • Standardizacija ili normiranje (jednostavnije i brže odvijanje poslovanja svih sudionika na tržištu )

• Razine standarda ili normi: • Najpoznatiji Instituti za standarde ili norme su: • 1. Nacionalne 2. Europske 3. Međunarodne ANSI, BSI, DIN, ÖN Najznačajnije međunarodne organizacije su: ICC, ISO, IEC, ITU, CCITT

Norme za formate papira • Danas se koriste ove dimenzije papira: • A- format; 1189 x 841 mm (koristi se za tiskanje knjiga, novina i poslovne papire) • B – format; 1414 x 1000 mm (koristi se za izradu knjiga i obrazaca) • C – format; 1297 x 917 mm (koristi se za izradu omotnica)

• Podjela A formata papira • A 4 – veliki format • A 5 – memorandum • A 6 – dopisnica • A 7 – posjetnica • 2/3 A 4 – veliki memorandum

Norme za izradbu poslovnog papira • • • A-podaci pošiljatelja B- datum C-podaci o primatelju D-predmet E-oslovljavanje F-sadržaj G-pozdrav H-potpis I-napomena o opremi J-napomene o razdjelniku • K-dopisak DIN 5008

• Bitni dijelovi su: zaglavlje, mjesto i datum, adresa primatelja, pozivne oznake, predmet, oslovljavanje, sadržaj i potpis • Sporedni dijelovi: prilozi, oznaka načina otpreme, oznaka rasporeda kopija i dopisak

Norme za oblikovanje poslovnih komunikacija • Estetski izgled pismene poruke bitan je da privuče pozornost čitatelja • Postiže vizualizacijom teksta koju postižemo na sljedeće načine: • vodoravni raspored, okomita podjela, pisanje u ulomcima, isticanje teksta, promjena oblika slova, pisanje u boji

• Oblike poslovnih komunikacija prema funkciji trgovačkog društva dijelimo na: • standardne – pribrajamo oblike koji se mogu brzo napisati • atraktivne oblike – vanjskim izgledom se izdvajaju iz mnoštva • Danas su u uporabi sljedeći standardni oblici : • puni blok – oblik (slika 1) • običan blok – oblik (slika 2) • kombinirani oblik s proredom (slika 3)

Digitalna izrada pisanih poslovnih komunikacija • Standardizacija omogućuje jednostavnije i brže odvijanje poslovanja svih sudionika na tržištu • Automatizacija poslovnih komunikacija odgovara na pitanje: Kako uporabom informacijske tehnologije ubrzati izradu i prijenos poslovnih komunikacija?

• Pri izradi komunikacije odabrao bi se predložak za odgovarajuću komunikaciju te bi se izradila poslovna komunikacija

• Predloškom unaprijed određujemo strukturu, izgled i oblik dokumenta. • Vrijeme izrade poslovnih pisama korištenjem predložaka znatno se skraćuje • Jednom izrađeni predložak može se koristiti za izradu beskonačno mnogo pisanih poslovnih komunikacija

• Pisane poslovne komunikacije mogu biti: • vizualizirane oblikovanjem teksta • naglašavanjem teksta • promjenom boje, veličine, oblika i načina pisanja slova • korištenjem različitih slikovnih prikaza

Digitalna obrada poslovnih podataka • Ručni unos velike količine podataka = zamoran posao + moguće pojave pogrešaka • Za masovan unos podataka s obrazaca u informacijski sustav trebala bi se koristiti tehnologija optičkog prepoznavanja podataka

• Unošenje poslovnih podataka iz poslovnih dokumenata u sustav: – – – Skeniranje Prerekognicija – priprema Rekognicija-prepoznavanje: a) optičko prepoznavanja znakova b) inteligentno prepoznavanje znakova – Postrekognicija prepravke

Obrada poslovnih podataka

Zaključak • Tehnologijama za izgradnju digitalnog ureda nastoji se povećati učinkovitost i brzinu izvođenja klasičnih uredskih poslova te omogućiti ostvarenje bržeg, efikasnijeg i jeftinijeg protoka informacija unutar poduzeća i okoline

Literatura • • – – Srića, V. , Kliment, A. , Knežević, B. , Uredsko poslovanje, Strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003. Mesarić, J. , Zekić-Sušac, M. , Dukić, B. : PC u uredskom poslovanju, EFO, Osijek 2001. Kliment, A. , Digitalne poslovne komunikacije, Ekonomski fakultet u Mikrorad, Zagreb, 2000. web izvori: http: //en. wikipedia. org/wiki/Standards_organization, 12. 2007. http: //www. hzn. hr, 12. 2007.