CCIM 232425 fvrier 2010 FAIRE MI EUX AVEC

CCIM 23/24/25 février 2010 FAIRE MI EUX AVEC MO INS Comment optimiser les méthodes du manag er au sein de l’entrepris e? Formation, coaching et accompagnement en efficacité individuelle et collective www. covision-partenaires. com – 06 96 00 31

Objectif Vous donner quelques outils pour réussir à faire mieux avec moins Gagner du temps Gagner de l’énergie Gagner des couts et des résultats

Aujourd’hui, comment vous situez-vous ? Vos fonctions : Chefs d’entreprises ? Cadres, responsable de manager des équipes ? Salariés ? Vos préoccupations ?

Ca se passe bien : Trouver des solutions Ca se passe mal : face aux restrictions budgétaires - La stimulation S développe la motivation et les performances - Le niveau de stress o diminue la productivité l individuelle u t i o n s - Le temps manque - Il faut beaucoup - A l’aise avec votre agenda, avec un équilibre vie professionnelle/personn elle - Le personnel

Florence Glouche Allier organisation et relationnel Expérience : 10 ans management Chef de projet industriel puis développement commercial avec des contraintes budgétaires fortes des objectifs parfois contradictoires une culture d’entreprise technique à l’international : des équipes de cultures complémentaires Coach certifié et formée aux outils d’efficacité relationnelle : de nouvelles solutions ! Accompagne à plus d’efficacité individuelle et collective Conjonction des outils de productivité et d’écologie relationnelle

Principes de performance humaine L’efficacité collective se consolide autour de 5 piliers w IDENTITE § Valeurs individuelles et collectives § Mission ou raison d’être / équipes -1 IDENTITE MISSION w ORIENTATION -5 - -2 - EVOLUTION APPRENTISSAGE ORIENTATION PRIORITES Cohérence Efficacité § Vision et projet d’établissement § Choix priorités services / équipes w ORGANISATION § Amélioration des actions § Optimisation des résultats -4 - -3 - COMMUNICATION VALORISATION ORGANISATION STRATEGIE w COMMUNICATION § Amélioration des relations § Mobilisation des personnes w EVOLUTION § Optimisation des ressources § Priorités formations / coaching § Individuel et équipes … 7

Principes de performance humaine L’efficacité collective se consolide autour de 5 piliers w IDENTITE § Valeurs individuelles et collectives § Mission ou raison d’être / équipes -1 IDENTITE MISSION -5 - -2 - EVOLUTION APPRENTISSAGE ORIENTATION PRIORITES Cohérence Efficacité -4 - -3 - COMMUNICATION VALORISATION ORGANISATION STRATEGIE § Paradoxe du responsable § Identité du responsable § Les motivations individuelles § Le développement des équipes § Se connaitre/stress § Individuel et équipes … 8

Les paradoxes du manager C’est au moment où il a le plus besoin d’aide que le responsable se sent le plus seul. Le dirigeant est fantasmé par les autres et lui-même. Les proches sont trop concernés pour aider avec objectivité Le responsable et ceux qui ont le problème, deviennent les moins compétents pour gérer les problèmes relationnels

L’identité du responsable (V. Lenhardt) 6 éléments à développer et aligner Gestion du stress + conduite du Changement Prise de décision : processus pour décider et agir Gestion du temps pour ajuster les différents rythmes Source : Responsable Porteur de Sens (V. Lenhardt) Motivation (aspiration personnelle /ambition/leader…) Enveloppes d’identité et leurs interactions : - Identité personnelle - Identité managériale - Identité relationnelle - Identité d’équipe - Identité culturelle Stades développement : -Technique/manager/leader -Donneur d’ordre/ressource/porteur de sens

Les motivations (Herzberg) Insatisfaction Absence d’insatisfaction Absence de satisfaction Satisfaction Politique de l’entreprise Relations avec les supérieurs Relations avec les collègues Relations avec les employés Surveillance Conditions de travail Salaire Vie privée Statut Sécurité Facteurs d’hygiène Accomplissement/Sen s Reconnaissance Travail Responsabilité Promotion Développement personnel Facteur moteurs 11

Stades de développement (V. Lenhardt) Développement : des décisions Collection d’individus Topdown Bottom -up Groupe Transverse Equilibre Equipe performante Vision Centré sur émergente la vision de l’identité du responsable Donneur d’ordre Technique Resp. ressources R. Porteur de Sens Relations Cohérence Responsable Porteur de Sens (V. Lenhardt)

La performance, stimulation entre ennui et stress Phase d’inefficacité et d’ennui Phase de performance et de bien-être. Phase de mal être puis d’épuisement Une faible stimulation entraine une faible mobilisation de nos ressources physiques et mentales. Dans un environnement professionnel exigeant, cet état procure une faible capacité d’adaptation aux contraintes et changements Cette étape rime avec performance. Nous sommes pleinement mobilisés et nous donnons le meilleur de nous -mêmes, tant sur le plan physique (résistance) qu’intellectuel (capacité de concentration ou décision) Passé un certain seuil, la stimulation se transforme en mal-être puis épuisement. Le stress va avoir des effets inverses à la stimulation : performance moindre et sentiment de mal-être. De nombreux symptômes physiques ou mentaux apparaissent.

Le stress : principe Adaptés Etats Internes Emotions Situations Calme Sérénité Concentration Application Appropriées Comportement Réactions Comportement pression techniques pression clientèle pression du temps périodes de décompression Situation Inadaptés Pensées E. I Enervement Colère Hyperactivité Haute tension Immobilisme Procédures Check-lists Inappropriées Comportements Réactions Gestion opérationnelle du stress 15

Quelques conseils pratiques K K Etre conscient de son niveau de stress et des situations stressantes Se ménager des pauses détente régulières (même quelques secondes) Pratiquer la respiration Connaître ses propres réactions face aux aliments ; Certains aliments sont « stressants » ; L’alcool aide à s’endormir mais dégrade la qualité du sommeil ; Limiter thé et café (stressants et diurétiques) K K Faire un peu de sport (mais pas avant de dormir) Préserver un sommeil de qualité et adopter les bons comportements Favoriser les activités vous apportant des émotions positives L’entourage joue un rôle important : soutien d’estime, émotionnel, matériel, informatif K Pour les organisations, mettre à jour le plan de prévention ! . . .

Risques psycho-sociaux Un accompagnement préventif et curatif Le stress au travail (RPS) : à évaluer dans le cadre de votre évaluation des risques 4 - Traitement des situations avérées professionnels qui sera transcrite dans (Conflits, Suicides) votre document unique ! 3 - Prévention tertiaire* « Dès qu’un problème de stress au travail est (Réduction des conséquences) identifié, une action doit être entreprise pour le prévenir, l’éliminer ou à défaut le réduire. 2 - Prévention secondaire* La responsabilité de déterminer les mesures (Evaluation des risques, dépistage) appropriées incombe à l’employeur. Les institutions représentatives du personnel, 1 - Prévention primaire* et à défaut les travailleurs, sont associées (Facteurs/causes de risques) à la mise en œuvre de ces mesures. » Accord national interprofessionnel du 2 juillet 2008 étendu à toutes les entreprises. 0 - Information – sensibilisation

Qu’en pensez-vous ?

Principes de performance humaine L’efficacité collective se consolide autour de 5 piliers -1 IDENTITE MISSION w ORIENTATION -5 - -2 - EVOLUTION APPRENTISSAGE ORIENTATION PRIORITES Cohérence Efficacité -4 - -3 - COMMUNICATION VALORISATION ORGANISATION STRATEGIE § Vision et projet d’établissement § Choix priorités services / équipes § Le projet d’entreprise § Les GOA § Individuel et équipes … 19

SENS La vision = le sens Pour passer des enjeux à l’action Plans d’actions S R U E L A V Priorités stratégiques AMBITION Principes de management VOCATION, RAISON d’ETRE Il s’agit de mettre en cohérence ces éléments. Préserver l’essentiel pour stimuler le progrès > Yoyo managérial

Le concept du hérisson Idée organisationnelle unique qui unifie et guide chaque chose Grands Objectifs Atteignables * Ce qui passionne le plus : - on de devrait faire que ce qui nous passionne - inclut les valeurs fondamentales et l’objectif fondamental - croit profondément à sa raison d’être Là où l’on pourrait être le meilleur : - au-delà de la compétence fondamentale -ce que je sais faire mieux que tout le monde Ce qui fait tourner le moteur économique -le repère qui influence le plus son économie (importance et durée) - non lié au secteur d’activité Un GOA est un but intimidant. Clair et incontestable, c’est un moyen d’unifier les efforts, de galvaniser les gens et de créer un esprit d’équipe.

Des commentaires ?

Principes de performance humaine L’efficacité collective se consolide autour de 5 piliers -1 IDENTITE MISSION -5 - -2 - EVOLUTION APPRENTISSAGE ORIENTATION PRIORITES Cohérence Efficacité w ORGANISATION § Amélioration des actions § Optimisation des résultats -4 - -3 - COMMUNICATION VALORISATION ORGANISATION STRATEGIE § Objectif § Boite à outils méthodologiques § Individuel et équipes … 23

DEFINIR DES OBJECTIFS « SMARTE » • La formulation d’objectif, rationnelle v La formulation d’objectif est positive et SMARTE § S spécifique : suffisamment précis § M mesurable : A quoi saurez vous exactement que vous avez atteint votre objectif? § A approprié et atteignable: Vérifiez que cet objectif est bon pour vous, pour les autres et votre environnement: est il écologique? § R réalisable : Sous votre contrôle § T temps : Définir une butée de temps, des étapes intermédiaires § E échappatoire: Quelle alternative? § Un objectif flou mène à une connerie précise 24

L’objectif : Les 5 questions clés : rationnel et émotionnel 1 / Conscience du résultat : Qu’est-ce que je veux ? 2 / Conscience des conséquences : Qu’est-ce que j’obtiendrai ? But 3 / Conscience des alliances : Mon objectif est-il intéressant pour d’autres? De qui/de quoi ai-je besoin pour réussir ? 4 / Conscience des premiers pas : A quoi je saurai que je suis sur la bonne voie ? Qu’est-ce qui pourrait m’empêcher d’avancer ? 5 / Conscience de l’énergie intérieure : A quoi je saurai que j’ai atteint mon but ? Démo et essai à 2 25 But

Boite à outils méthodologiques Pour décliner l’objectif en plan d’action Décisions et priorités : Méthode Eisenhower , Le diagramme de Pareto, boite à 9 cases Planification : GANTT (www. ganttproject. com), réunion efficace, fiche action ! Créativité : SWOT, QQOQCCP, 5 P, Brainstorming, Mind map, Ishikawa…

SWOT : analyser les situations Sur une matrice de 4 cases, identifier les éléments du contexte en Force, faiblesse, Opportunité, Menace Plans d’actions Strenghts/ Forces Weaknesses/ faiblesses Opportunities/ opportunités Threats/ Menaces

La boite à 9 cases Repérer rapidement les solutions les plus pertinentes Sur une grille de 9 cases, on positionne les solutions selon 2 critères de choix. Par ex : cout/efficacité Efficacité +++ ++ + 1 2 4 + 3 5 7 ++ 6 8 9 +++ Couts

Planification Outil gratuit : www. ganttproject. com

Fiche action ! 1. CARACTERISER LA SITUATION 1. 1 Description du problème (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment et Combien) 1. 2 Effet client (sur les clients, actionnaires, personnel, environnement) 1. 3 Solutions immédiate et provisoires (supprimer l'effet) 1. 4 Objectif et indicateur associé 2. ANALYSER LES CAUSES (Recher et choisir les causes principales) 3. DECIDER DES SOLUTIONS (Choisir les solutions en éliminant les causes) 4. METTRE EN ŒUVRE LES SOLUTIONS Action/responsable/date prévue/réalisé 5. 6. VERIFIER L'EFFICACITE STANDARDISER ET GENERALISER

Ca vous parle ?

Principes de performance humaine L’efficacité collective se consolide autour de 5 piliers -1 IDENTITE MISSION -5 - -2 - EVOLUTION APPRENTISSAGE ORIENTATION PRIORITES Cohérence Efficacité -4 - -3 - COMMUNICATION VALORISATION ORGANISATION STRATEGIE w COMMUNICATION § Amélioration des relations § Mobilisation des personnes § Individuel et équipes … 33

La communication Les fondamentaux 55% L’attitude : Ce que je montre physiquement 38% La manière : Comment je le dis 7% Le Contenu : Ce que je dis Je discerne la personne de son comportement Pour être moins passif : j’exprime ce que je RESSENT. Pour être moins agressif, je change les messages « TU/VOUS » en messages « JE » Pour être moins manipulateur : je cite les faits précis qui me gênent, et leurs conséquences exactes. La communication assertive Pouce (top): Ce qui est important pour moi (l’intention) Index (montre) : Ce qui me pose problème ou ce qui pourrait être amélioré le besoin, qui légitimise la demande Majeur (structure la demande) : Ce que je te demande de faire Annulaire (lien) : Ce que j’apprécie, dans notre relation bilatérale Auriculaire (développement) : Ce que je suis prêt à faire dans ce sens

La boucle relationnelle 3 Comment élargir sa vision du monde ? 2 1 Non ! La clé : le questionnement 3 1 - Accueil : Percevoir l’intention 2 - Alliance : Adhérer à sa forme, son processus 3 - Accompagnement : Accompagner dans la découverte Essayons. . .

Développer la confiance +++ ANCRAGE RESSOURCE SYNCHRONISATION Flexibilité Ressemblance sur la forme STRESS --RECONNAISSANCE ECOUTE RAPPORT = CONFIANCE AUTHENCITE • Simple • Clair • Direct VALORISATION CONGRUENCE

Leviers de développement les plus puissants Les caractéristiques • Indispensables pour la survie biologique et psychologique • Sources d’énergie + ou – • Conditionnelles ou inconditionnelles • Gratuites et inépuisables Faire un compliment • Le donner le plus rapidement possible • Il renforce tout résultat + ou – • Privilégier la qualité à la quantité Les marques d’attention Une marque positive est: • Spécifique et contextualisée • Personnalisée, appropriée, sincère • Toute forme de communication verbale ou non verbale Chacun de nous • A son type préféré (selon personnalité) • Va préférer les négatives que rien du tout • Pour fonctionner au meilleur de soi-même, nous avons besoin de 10 fois plus de signes positifs que négatifs

Des questions ?

Principes de performance humaine L’efficacité collective se consolide autour de 5 piliers -1 IDENTITE MISSION -5 - -2 - EVOLUTION APPRENTISSAGE ORIENTATION PRIORITES Cohérence Efficacité -4 - -3 - COMMUNICATION VALORISATION ORGANISATION STRATEGIE w EVOLUTION § Optimisation des ressources § Priorités formations / coaching § Individuel et équipes … 39

Les éléments du changement Identité motivation Vision Orientation Organisation Stratégie Relation Commun° Evolution Plan d’action Changement Vision Orientation Organisation Stratégie Relation Commun° Evolution Plan d’action Faux départ Organisation Stratégie Relation Commun° Evolution Plan d’action Confusion Relation Commun° Evolution Plan d’action Anxiété Evolution Plan d’action Frustration Identité motivation Vision Orientation Organisation Stratégie Relation Commun° Stagnation

LES 5 REGLES DE L’EFFICACITE PERSONNELLE Être clair sur ce qui est important pour moi: Ø Connaître mes valeurs Ø Classer mes priorités Faire ce qui est important pour atteindre mes objectifs Ø Planifier mes activités en fonction de mes priorités et objectifs Ø Supprimer les activités n’ayant aucun impact sur mes résultats Dans un environnement qui minimise le stress: Ø Organiser mon temps de travail Ø Développer la sérénité grâce aux conseils pratiques pour réduire le stress Avec des méthodes et des outils performants: Ø Décider et prioriser Ø Mettre en œuvre et suivre pour réajuster les actions jusqu’à réussir Être disponible pour la nouveauté et ouvert au changement Ø Augmenter ma « zone de choix » face aux contraintes Ø Communiquer positivement 41

LES 5 REGLES DE L’EFFICACITE COLLECTIVE Être clair sur ce qui est important pour l’organisation Ø Identifier la vision, le projet d’organisation Ø Partager ses valeurs (une fois identifiées !) Faire ce qui est important pour atteindre ce projet Ø Faire le hérisson Ø Clarifier les objectifs partagés entre services (éviter les silos) Dans un environnement qui minimise le stress Ø Favoriser la sérénité (document unique) Ø Développer une communication constructive Avec des méthodes et des outils performants: Ø Décider et prioriser Ø Mettre en œuvre et suivre pour réajuster les actions jusqu’à réussir Être disponible pour la nouveauté et ouvert au changement Ø Faire émerger les résistances pour les gérer Ø Impliquer sur le « comment faire » 42

Evolution de votre performance Coaching, cohésion d’équipe et formation : 5 piliers Financement par le DIF IDENTITE -1 MISSION • Coaching individuel • Cohésion d’équipe • Risques psycho-sociaux Testez-vous gratuitement en ligne sur http: //www. covisionpartenaires. com • Coaching individuel • Diriger une TPE/PME (1 atelier/mois sur 12 mois) • Efficacité managériale -5 - -2 - EVOLUTION APPRENTISSAGE ORIENTATION PRIORITES Cohérence Efficacité • Cohésion d’équipe • Gestion de projet • Conduite du changement -4 - -3 - COMMUNICATION VALORISATION ORGANISATION STRATEGIE • Communication constructive • Faire mieux avec moins • Gestion du temps 43 • Gestion du stress

La Démarche de Cohésion 4 étapes opérationnelles … Actionnaires Fournisseurs 1 2 3 4 Adhésion à des valeurs communes (Managers) Identification collective d’un projet commun Mise en œuvre d’actions de progrès dans l’ensemble de l’organisation (Equipes) Synthèse et évaluation des résultats, puis orientation Clients Patients Salariés Projet Commun Tutelles Valeurs et identité communes Actions de progrès SYNTHESE - EVALUATION 44

Co. Vision Partenaires Donnons du Sens au changement Formation, coaching et accompagnement en efficacité individuelle et collective Merci de votre attention Florence GLOUCH 72 E - 06 96 00 31 fglouche@ partenaire covisions www. covi. com sion-parte naires. com Testez-vous gratuitement en ligne sur http: //www. covision-partenaires. com