ASIANHALLINNAN TIEDONOHJAUKSEN KEHITTYNEEN SHKISEN ALLEKIRJOITUKSEN JA ARKISTOINNIN KEHITTMINEN

ASIANHALLINNAN, TIEDONOHJAUKSEN, KEHITTYNEEN SÄHKÖISEN ALLEKIRJOITUKSEN JA ARKISTOINNIN KEHITTÄMINEN KIERROS 2 TULOKSET JA TYÖSTÖ JANUARY 2019

KIERROS 2 KYSYMYKSET Kierroksella kaksi keskityttiin kahteen asiaan edellisen kierroksen työstöstä. 1. Mikä on nykytila kouluilla TOS: in, asianhallinnan, arkistoinnin, jne. kohdalla. 2. Valituista kolmesta kohteesta (TOS, järjestelmä, arkistointi), ketkä olisivat halukkaita lähtemään toteuttamaan yhdessä ja milloin. Seuraavilla sivuilla auki puretut tulokset on tiivistetty. Kaikki tulokset on luettavissa kokonaisuudessaan erillisessä excelissä. 2

Milloin haluaa lähteä toteuttamaan? Ketkä haluavat lähteä toteuttamaan ja milloin? Aalto 2021 Arcada Karelia HAMK Aalto 2020 HAMK Arcada HAMK H 2/2019 Arcada H 1/2019 Turku AMK Karelia Aalto Metropolia TRE yliopisto Turku AMK TOS Järjestelmä Metropolia TRE yliopisto Arkistointi

Kommentit Muut kommentit / ketju 1 : • Nähdäkseni asian kysyminen projektiryhmässä mukana olevilta korkeakouluilta ei anna riittävää kuvaa. Tämä kysymys pitäisi kysyä kaikilta korkeakouluilta tämän hetkistä jäsennetymmin, eli kuvata ensin, mitä tehtävällä tavoitellaan ja sitten arvioida kustannukset ja aikataulu. Lapin AMK Diak Meillä aloitettu oma projekti, ja siinä myös olisi tavoitteena tuo 2020. Periaatetasolla HAMK on kiinnostunut yhteistyöstä. Tosin tähän liittyy aina aikataulut ja kustannukset sekä omat resurssit. En valitettavasti tällä aikataululla pystynyt organisaatiossa laajempaa keskustelua käymään, joten vastasin oman tuntemukseni mukaan tähän. Yksi näkökulma aika tauluihin on aika työläs ja kallis Dynasty 10 päivitys, joka viimeistään ensivuonna varmaan pitäisi tehdä. Lapin ammattikorkeakoulun osalta voisimme olla mukana kehittämässä yhteistä palvelu- tai tehtäväluokitusta. Mutta tässä vaiheessa, kun Lapin AMKin ja Lapin yliopiston yhteisen asianhallintapalvelun käyttöönottoprojekti on käynnissä, meidän resurssimme yhteiselle kehittämiselle ovat rajalliset. 2021 Tässä aikataulussa orgasniaation laajemman tahtotilan kartoittaminen ei ollut mahdollista, joten merkitty aikataulu Metropolian osalta suuntaa-antava 2020 • Samaa mieltä. Lisäksi olisi mielenkiintoista kootusti tehdä yhteinen esiselvitys, jossa selvitetään, missä mennään kussakin korkeakoulussa asianhallinnan, tiedonohjauksen, sähköisen arkistoinnin ym. kokonaisuuden kanssa. Näin tunnistettaisiin porukka, jolla olisi tarve lähteä yhdessä kokonaisuutta ratkomaan ja porukka, joka voisi toimia jo olemassa olevien käytänteiden ja kokemusten jakajana, ja yhteisesti kehittää jatkossa jo olemassa olevia ratkaisujaan eteenpäin. Aalto Arcada Karelia HAMK • Näin juuri. Ideamuotoilun tuotos vaikuttaa omalta osaltaan siihen, mikä on kiinnostus asiaan. Muut kommentit / ketju 2 : HAMK • Mitä tässä yhteydessä tarkalleen ottaen tarkoitetaan toiminnanohjaussuunnitelmalla. Käsitteen suhde tiedonohjaussuunnitelmaan (TOS) ? Arcada HAMK H 1/2019 Turku AMK Karelia H 2/2019 Arcada Aalto Tampereen yliopiston / korkeakoulusäätiön kommentti kertauksena vielä: Eli meille kaikki kolme (TOS, asianhallintajärjestelmän kilpailutus ja sähköisen arkiston kilpailutus) ovat erittäin ajankohtaisia asioita, ja yhteistyö kiinnostaa niissä erityisesti kahdessa jälkimmäiseksi mainitussa - kuitenkin sillä edellytyksellä, että kilpailutuksiin lähtevät korkeakoulut olisivat valmiit edistämään asioita ripeästi. Alustavalla roadmapillamme on toiveena uusien järjestelmien käyttöönotto v. 2020. Karelia Aalto Metropolia TRE yliopisto Turku AMK TOS Järjestelmä Metropolia TRE yliopisto • Kyse lienee virheestä. Itse ymmärtäisin kyseessä olevan tiedonohjaussuunnitelman, josta edellisessä tapaamisessa oli puhe. Arkistointi

NYKYTILA Asianhallinta MITÄ KÄYTÖSSÄ, MITÄ MENEILLÄÄN Sähköinen allekirjoitus Arkistointi Järjestelmä / Hanke Asian-/dokumenttienhallinta järjestelmän TOS suunnitelma myöhemmin hankinta meneillään omatekoinen, kankea ja suppea vanhentunut ja pitää päivittää asianhallintajärjestelmä selvityksessä asianhallintajärjestelmä ml. dokumentinhallinta, sähköinen allekirjoitus, TOJ/TOS on käytössä Vanha asianhallintajärjestelmä ollut käytössä v. 2005. Uusi asha ja e. Arkisto kilpailutuksen roadmapilla. Käytössä on nyt asianhallintajärjestelmä -> päivitettävä, jotta TOS saadaan käyttöön+ulkoinen arkistointituote Asianhallintajärjestelmä käytössä, TOS: a päivitetään ja ylläpidetään Sähköisestä arkistosta meneillään versiovaihto, joka loppusuoralla. ensimmäinen AMS yritetään saada valmiiksi kevään aikana Arkistonmuodostussuunnitelma päivitetään tänä keväänä ja sitten hankimme tietojärjestelmän AMS paperiaineistoille TOS: ia rakennetaan parhaillaan e. Arkisto kilpailutuksen roadmapilla. Tavoitetilana on saada käyttöön TOS Paperiaineistolle on olemassa AMS Dynasty-asianhallintajärjestelmä TOS ei käytössä Käytössä asianhallintaohjelma sisältäen sopimus- ja toimenhaltijapäätösosiot Asianhallintajärjestelmä ja samoin sopimustenhallinta käytössä. (sopimus- ja toimenhaltijapäätösosiot) Käytössä asianhallintaohjelma TOS suunnitteilla Käytössä asianhallintaohjelma TOS 5 TOS ollut tekeillä reilun vuoden tarvetta muille sähköisille allekirjoituksille (ja siihen liittyen prosessien sähköistäminen ja arkistointi) Taustalla pyörii TOS/TOJ sekä AMS, suunnitteilla ja selvityksessä käytössä asianhallintajärjestelmä (SAHA) ja TOS käytössä siihen yhdistetty TOS. Käytössä Käynnissä projekti, jossa hankitaan TOJ, päivitetään asianhallintajärjestelmä, kehitetään asiakirjahallintaa ja pyritään sähköisen arkistojärjestelmän hankitaan myös AMS laadittu paperiaineistolle Dynasty-asianhallintajärjestelmä + Lisäksi tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) rakenteilla AMS paperiselle materiaalille ja e. AMS Kuntatoimisto -> Tweb asianhallintajärjetelmä + sähköisessä sähköiseen arkistointiin käytetty Tweb arkistoa Stydyon Atomin käyttöönotto alkamassa+ Dynasty -asianhallintajärjestelmä Taustalla pyörii TOS/TOJ sekä AMS, Dynasty -asianhallintajärjestelmä+ Sähköinen arkistointijärjestelmä YKSA käytössä Asianhallintapalvelun käyttöönotto alkanut 1/2019 - Palvelu sisältää tiedonohjauksen, asianhallinnan, vahvan kehittyneen sähköisen allekirjoituksen, sähköisen kokoushallinnan ja sähköisen asioinnin kokonaisuuden.

YHTEISTYÖ AJATUKSIA AMK YO yhteinen Yhteinen yhteiset tehtäväluok AMS pohja tehtäväluo itusrakenne kitukset 1 1 Yhteinen / kansallinen TOS pohja (tai malliproses si) 1 Prosessien digitalisoint i ja ketteröinti Yhteiset Tiedon Jatkuva Yleinen käytänteet yhteiskäyttö yhteistyöfo tiivis laadunvarm tietoturva orumi yhteistyö istus näiden ympärille Riittävä Yhteinen resurssointi kilpailutus hankkeisiin Tietohallinn yhteinen on/yleinen TOS TOJ: n ymmärrys ja käyttöön osaamisen kasvattamin en 1 3 3 1 1 2 4 5 Yhteinen Yhteiset järjestelmä käytänteet As. Ha ja Sähk. arkisto Arkisto 6 1 1 4 4 4 5 5 1 1 1 1 14 2 1 7 1 1 8 1 1 1 5 1 7 4 5 2 1

TAUSTAA • CSC on valtion ja korkeakoulujen omistama erityistehtävää hoitava yhtiö, joka toimii sidosyksikkö-asemassa omistajiensa suhteen ja haluaa kehittää uuden aktiivisen ja läpinäkyvän tavan johtaa yhteistyötä keskeisten sidosryhmiensä kanssa. • Sofigate tukee CSC: tä uuden Asianhallinnan, tiedonohjauksen, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja -arkistoinnin kehittämisen rakentamisessa ja tarjoaa käytännönläheistä tukea CSC: n käyttöön. • Lopputuloksena on konkreettinen esitys siitä, miten tätä isoa kokonaisuutta viedään eteenpäin yhteistyössä, niin että tunnistettuna on tärkeimmät kehityskohteet, sekä on luotu yhteinen kieli/terminologia toimijoiden välillä. • Työ toteutetaan pääasiassa etäneuvotteluin ja sähköisiä työvälineitä hyödyntämällä • Työn alustava lopputulos on esiteltävissä helmikuussa 2019. 7

KONSULTOINNIN TAVOITTEET (TOIMEKSIANNOSTA) Keskeisimmät tavoitteet - Asiaan liittyvät tärkeimmät käsitteet on valittu ja määritelty - Kokonaisuuteen liittyvät tarpeet ja siitä yhdessä tai erikseen edistettävät ja jatkoselvitettävät osat on tunnistettu - On tarkennettu ne kysymykset, joihin jatkoselvitysvaiheessa pyritään vastaamaan (tai selvitysvaiheissa työn mahdollisesti eriytyessä) - Käytetystä tavasta on työskentelyn ohessa luotu metodi vastaavien korkeakoululaitoksen yhteisten haasteiden purkamiseen jatkossa 8

AIKATAULU Suunnittelupalaveri Ma 14. 1. 2019 Kick Off palaveri To 17. 1. 2019 Työstö palaveri 2. kierroksen aloitus Työstö palaveri 3. kierroksen aloitus Työstö palaveri Ke 23. 1. 2019 To 24. 1. 2019 Ke 30. 1. 2019 To 1. 2. 2019 Ti 5. 2. 2019 4 Vko 3 5 CSC 1. Kierroksen tehtävät Sofigate 1. kierroksen kysymyksien valmistelu, suunnittelu koko fasilitointi kierrokselle Roundtablen valmistelu, oikeuksien lisääminen, demon tekeminen Uusien tehtävien luominen ja julkaisu 4. Kierroksen tehtävät To 1. 2. 2019 klo 9: 00 – Ma 4. 2. 2019 klo 12: 00 2. kierroksen tehtävien purku Uusien tehtävien luominen ja julkaisu 2019 7 3. Kierroksen tehtävät To 24. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 28. 1. 2019 klo 14: 00 1. kierroksen tehtävien purku 14. 2. 2019 Ke 6. 2. 2019 6 2. Kierroksen tehtävät To 17. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 21. 1. 2019 klo 14: 00 Projektin päätös Optio 4. kierros Tuotoksien esittely Ke 6. 2. 2019 klo 9: 00 – Pe 8. 2. 2019 klo 12: 00 3. kierroksen tehtävien purku Uusien tehtävien luominen ja julkaisu 4. kierroksen tehtävien purku Lopputuotoksien dokumentointi ja Executive summary

KÄSITELTÄVÄ AIHE PILKOTTUNA • Asianhallinnan, tiedonohjauksen, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja –arkistoinnin kehittäminen 1. Kierroksen tehtävät 2. Kierroksen tehtävät 3. Kierroksen tehtävät 4. Kierroksen tehtävät - optio Yhteiset määritelmät ja kielen luominen toimii perustana Lisäksi mietimme kenelle ja miksi olemme näitä kokonaisuuksia luomassa Määritelmien perusteella kartoiteaan hieman nykytilannetta ja keskitytään mikä on yhteinen tahtotila kultakin osa-alueelta Lisäksi tarkoitus Yhteiset tavoitteet ja yhteistyömallien luominen Konkreettiset kysymykset seuraavaan vaiheeseen Äänestäminen Asianhallinta Tiedonohjaus Kehittynyt sähköinen allekirjoitus Sähköinen arkistointi Työstöpalaverit Priorisointi Tuotoksien esittely

TYÖSKENTELYTAVAT Hyödynnetään Roundtable-palvelua ja agilea toimintatapaa. • Lisätietoa seuraavalta kalvolta. Esittelyvideo: https: //sofigate. sharepoint. com/teams/roundtable/Shared%20 Documents/Videos/Roundtable %20 Marketing%20 Video%20 FULL. mp 4 Huom! Projektin jäsenten tulisi varata aikaa Roundtable tehtävien tekemiseen noin 15 minuuttia / työpäivä eri vaiheiden aikana: - 1. kierros To 17. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 21. 1. 2019 klo 14: 00 2. kierros To 24. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 28. 1. 2019 klo 14: 00 3. kierros To 1. 2. 2019 klo 9: 00 – Ma 4. 2. 2019 klo 12: 00 4. kierros Ke 6. 2. 2019 klo 9: 00 – Pe 8. 2. 2019 klo 12: 00 11

ROUNDTABLE PÄÄTÖKSENTEON FASILITOINNIN KOKONAISPALVELU Roundtable on menetelmä ja työkalu, jonka avulla avainhenkilöt voidaan tehokkaasti osallistaa yhteiseen päätöksentekoon Fasilitaattori johtaa keskustelua sosiaalisen median ympäristössä ajasta ja paikasta riippumattomasti Kutsutut henkilöt osallistuvat keskusteluihin ja intuitiivisiin aikataulutettuihin tehtäviin. Työpajat täydentävät työskentelyä tarvittaessa. Ammattimainen fasilitointi takaa parhaat tulokset Tarvittavat henkilöt voivat osallistua ajasta ja paikasta riippumatta 15 minuuttia päivässä riittää osallistumiseen Lopputuloksena syntyy päätöksiä ja löydöksiä, joihin kaikki voivat sitoutua. Roundtablesta löydät lisätietoja osoitteesta www. sofigate. com/roundtable

THE BUSINESS TECHNOLOGY COMPANY. 13