Asianhallinnan tiedonohjauksen ja digitaalisen arkistoinnin mahdollisuudet korkeakouluissa 3

Asianhallinnan, tiedonohjauksen ja digitaalisen arkistoinnin mahdollisuudet korkeakouluissa 3. 4. 2019 Antti Mäki CSC – Suomalainen tutkimuksen, koulutuksen, kulttuurin ja julkishallinnon ICT-osaamiskeskus

Läpinäkyvyys Organisaatioriippumattomuus Ketterät kokeilut Korkeakoulujen ja CSC: n yhteinen ideapankki. csc. fi: löytää ideoille edistäjiä Nappaa idea Kiteytä konsepti Tarkenna konsepti Uudet ideat korkeakouluilta Ideapankki kerää tutkimuksen ja korkeakoulutuksen palveluiden kehitysideoita, jakaa tietoa sidosryhmille ja välittää ideoita oikeille toteuttajille. Ideoita voivat jättää, kommentoida ja seurata kaikki. 2

Ideamuotoilun tavoite on luoda yhteinen ymmärrys mahdollisista esiselvitysvaihtoehdoista • Ideapankin tarkoitus on löytää ideoille esiselvittäjät / edistäjät • Ideamuotoilun tavoite on luoda yhteinen ymmärrys tarpeista, joihin liittyen esiselvityksiä voi tehdä Esiselvitys Ideamuotoilu Selvitys Tausta ja hyödyt; Päämäärä ja tavoitteet; Laajuus ja rajaus; Projektiorganisaatio; Aikautaulu; Resurssit; Kustannusarvio; Kuka tarvitsee? (osallistujat) Budjetti; Riskien hallinta; Viestintäsuunnitelma; • Etenemispolkuja voi olla useita valittavissa: organisaatiot sitoutuvat vasta näihin vaihtoehtoihin Mukanaolopäätös Alustava projektisuunnitelma; Kuka sitoutuu? Mukanaolopäätös 3 Mukanaolopäätös Suunnittelu Projektisuunnitelma; Vaatimusmäärittely; Tarjous-pyynnön laadinta; …

Toimeksianto Asianhallinnan, Tiedonohjauksen, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja arkistoinnin kehittäminen fasilitoi korkeakoulujen yhteisen työryhmän työskentelyn CSC: n järjestämänä 4

5 Polkua 1) Tilannekuvan ja toimintaympäristön kartoitus Ideamuotoilun tuotoksena esiselvityskohteita, joita voidaan erikseen ja/tai rinnakkain toisistaan riippumatta edistää • Tämä on luettelo asioista, joista jonkun 2) Yhteinen tiedonohjaussuunnitelman runko "tarkistuslista” edistämiseen / esiselvittämiseen joku korkeakoulu voi sitoutua tai olla sitoutumatta. • Kohdat 1 ja 2 ovat yleisempiä, 3) Tiedonohjaussuunnitelman kehittämisen selvitys 4) Asianhallintajärjestelmän hankkimisen selvitys 5) Arkistoinnin ratkaisun ja hankkimisen selvitys 5 yhteisempiä, "kevyempiä" • Kohdat 4 ja 5 raskaampia, tietojärjestelmiin mahdollisesti johtavia polkuja, joita vain harvemmat korkeakoulut halunnevat lähteä edistämään. • Kohta 3 on välimalli Edelleen työstettäviksi ehdotettavien asioiden ulkopuolelle • Sähköinen asiointi • Sähköinen allekirjoitus • Toiminnan prosessit

1) Tilannekuvan ja toimintaympäristön kartoitus Ehdotus sisällöstä Toimintaympäristön tilannekuva ja juridiset reunaehdot • Velvoitteiden tunnistaminen ja hallinta sen suhteen, mitä velvoitteita korkeakoulun on täytettävä toteuttaessaan 3. , 4. ja 5. liittyviä toimia • Juridiset lakiin tai asetuksiin, suosituksiin ja velvoitteisiin pohjautuvat asiat (täyttää juridisen vaatimuksen, täyttää auditoinnin kriteerit) • vrt. https: //ka. csc. fi/ (klikkaa kohta "Tiedonhallintalaki") • Selkeä ja tiivistetty esitys johdon ymmärrettäväksi, että millä reunaehdoilla toimitaan Yhteinen kypsyyskartta • Aspekteina järjestelmä, resurssit, alan asiantuntijat, TOS, Juridiset reunaehdot • Annetaan tarkistuslista, jota vasten korkeakoulut voivat ymmärtää tilanteensa ja miten voivat edetä • Korkeakoulu tekee osana muuhun etenemiseen liittyvää esiselvitystä Kypsyyskartan pohjalta korkeakoulukohtaisen lähtökohtatilannekuva • Mahdollisena osana muuhun etenemiseen liittyvää esiselvitystä: mitä ollaan TOS: n, asianhallinnan, arkistoinnin alueella tekemässä tai tehty • Muut organisaatioon liittyvät pakottavat/vahvasti ohjaavat asiat eli paikallisesti valitut järjestelmä kokonaisuudet, toimittaja yhteistyö, digitalisaation taso jne. • Asiakirjahallinnan ekosysteemien tunnistaminen: mitä operatiivisia järjestelmiä on käytössä • Asiakirjahallinnan loogisen kokonaisuuden tunnistaminen: asianhallinnan hajautuminen operatiivisten järjestelmien siiloihin ja mahdolliseen yleiseen asianhallintaan Ei sisälly • Kaikkia korkeakouluja koskevaa tilannekuvan kartoitusta ei tehdä 6

2) Yhteinen tiedonohjaussuunnitelman runko "tarkistuslista” Ehdotus sisällöstä Tehtäväluokitus • Korkeakoulujen yhteinen tehtäväluokitus, kun tällä hetkellä ammattikorkeakoulut käyttävät kuntien tehtäväluokitusta ja yliopistojen mallit vaihtelevat – yhteinen, sektorirajan ylittävä perusrunko • kattavuus: korkeakoulujen yhteinen • laajuus: kaikki asiat, mukaan lukien viranomaistehtävät • syvyys: päätehtävät, alatehtävät ja asiaryhmät Muuta • JHS: n soveltaminen korkeakoululaitoksessa • Säilytysaikapäätöksien huomioiminen Kuinka liikkeelle • Pohjaksi työhön Aalto Yliopisto, Itä-Suomen Yliopisto, Jamk, Xamk, Lamk Ei sisälly • Tässä polussa et saa syvällistä Tiedonohjaussuunnitelmaa, vaan rungon siihen miten teet oman TOS: in • Tässä polussa ei ole myöskään tarkoitus käydä yksityiskohtaisia metatieto tasoja läpi 7

3) Tiedonohjaussuunnitelman kehittämisen selvitys Ehdotus sisällöstä Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) - pohja • Yhteisestä "ekosysteemiryhmä-" ja korkeakoulukohtaiseksi jalostuva TOS-pohja, jossa huomioidaan holistisesti tiedonohjaus sitä käsittelevistä toiminnan siiloista ja tietojärjestelmistä riippumatta • Pitkäjänteisen yhteistyön pohja rungon edistämiseksi, joko korkeakoulukohtaisesti tai useamman korkeakoulun yhteistyönä • Yhteistyö foorumi / vertaistukea tälle polulle lähtijöille, apua jo kokeneilta konkareilta • Kaiken sähköisen tiedon kartoitus tiedonhallinnan näkökulmasta • Esimerkiksi jo hankintun asianhallinnan ratkaisun hyödyntämisen kehittämiseksi tai uuden ratkaisun hankkimiseen liittyen Ei sisälly • Tämä polku ei ole välttämättä johtamassa asianhallintajärjestelmän hankkimiseen tai päivittämiseen. Tämä voi siis olla tarpeen, vaikka 4) ja 5) eivät olisi ajankohtaisia asioita korkeakoululle, koska esim. tällaiset ratkaisut on jo hankittu eli korkeakoulun käytössä, mutta tarve kokonaisvaltaisen TOS: n kehittämiselle silti on olemassa 8

4) Asianhallintajärjestelmän hankkimisen selvitys Ehdotus sisällöstä Hankinnan selvitys • Tämä sisältää Asianhallintajärjestelmän lisäksi myös Tiedonohjausjärjestelmän • Organisaation on itse kukin mietittävä omien tarpeiden kautta minkälainen on oikea kokonaisuus jota voitaisiin lähteä yhdessä selvittämään. • Esim. sisältää koko korkeakoulun yleishallinnon • Esim. sisältää vaan tietyt prosessit / asiaryhmät jotka toteutetaan • Asianhallintajärjestelmän integraatiot operatiivisiin järjestelmiin. Tähän vaikuttaa se, millä laajuudella/kokonaisuudella Asianhallintajärjestelmää oltaisiin toteuttamassa. Ei sisälly • Tässä osassa ei laadita enää tehtäväluokitusta ja/tai TOS: ia tai muihin kohtiin liittyviä toimenpiteitä. Tässä lähdetään suoraan selvittämään järjestelmän hankintaa. 9

5) Arkistoinnin ratkaisun ja hankkimisen selvitys Ehdotus sisällöstä Arkistoinnin kehittämisen ja järjestämismallien vaihtoehtojen selvittäminen korkeakoulujen näkökulmasta • esim. asianhallintajärjestelmän kehittäminen korkeakoulun keskitetyksi arkistointiratkaisuksi • Asianhallintajärjestelmän käyttäminen pitkäaikaiseen säilytykseen korkeakoulun yleispalveluna, siis muutoin kuin pysyvän säilytyksen kannalta (huomioitava kansallisarkiston seulontapäätös, joka määrää AMKien säilyttävän pysyvästi tiettyjen tehtäväluokkien asiakirjatiedot nimenomaan asianhallintajärjestelmässä, esim. hallinnon ohjauksen ja TKI-hankeasiakirjat) • esim. valtakunnallisen ihmeen toivominen (edellyttää lisäksi paikallisesti järjestettyä, täydentävää ratkaisua) • esim. arkistoinnin hajauttaminen toiminnan siilon ratkaisuihin ja yleiseen arkistoon • esim. hybridi edellisistä • Asianhallintajärjestelmän integraatiot operatiivisiin järjestelmiin Ei sisälly • Sisältöön ei kuulu arkistoaineistojen siirtoprojekteja, jotka ovat hankinnan jälkeistä jatko työtä. 10

Edelleen työstettäväksi ehdotettujen asioiden ulkopuolelle rajatut Sähköinen asiointi • Työryhmän käsityksen mukaan korkeakoulun sähköinen asiointi järjestetään toimintaa tukevissa palvelu- ja tietojärjestelmäkokonaisuuksissa: esimerkiksi ”oppijan työpöydän” tai ”tutkimus / TKI-palveluportaalin” puitteissa • Asianhallinta, tiedonohjaus ja sähköinen arkistointi ovat taustapalveluita, jotka tukevat korkeakoulun varsinaista toimintaa • Korkeakoulu voi myös valita yleisiä sähköisen asioinnin palveluita tässä jäsennettyyn kokonaisuuteen liitettäväksi Sähköinen allekirjoitus • Asianhallinta, tiedonohjaus ja sähköinen arkistointi rajattiin taustapalveluksi, ulkopuolelle jäi sähköinen allekirjoitus, joka on käyttäjäkokemukseen suoraan vaikuttava palvelu • Prosessinohjauksen ja tiedonhallinnan kehitys voi tehdä allekirjoittamisen tarpeettomaksi • Sähköinen allekirjoitus voidaan toteuttaa eri tavoin korkeakoulun eri toiminnan alueita tukevissa palveluissa • Sähköisen allekirjoituksen ratkaisu on sisällöllisesti selkeä ja korkeakoulun hankittavissa kokonaisuuteen liitettäväksi Toiminnan prosessit • Asianhallinta, tiedonohjaus ja sähköinen arkistointi kiinittyvät keskeisesti korkeakoulun toiminnan prosesseihin ja niiden kehittämiseen, mutta kokonaisuuden kehittämistoimien tulee lähteä toiminnan prosessien näkökulmasta eikä asianhallinnasta • Korkeakoulut ovat kuvanneet ja kehittäneet toiminnan prosessejaan paikallisesti ja erilaiset kansalliset verkostot tukevat toimintaa 11

5 Polkua, joista kutakin voi lähteä edistämään toisesta riippumatta: vaikka polku olisikin jo paikallisesti toteutettu, kannattaa muita polkuja hyödyntää 1) Tilannekuvan ja toimintaympäristön kartoitus Ideamuotoilun tuotoksena esiselvityskohteita, joita voidaan erikseen ja/tai rinnakkain toisistaan riippumatta edistää • Tämä on luettelo asioista, joista jonkun 2) Yhteinen tiedonohjaussuunnitelman runko "tarkistuslista” edistämiseen / esiselvittämiseen joku korkeakoulu voi sitoutua tai olla sitoutumatta. • Kohdat 1 ja 2 ovat yleisempiä, 3) Tiedonohjaussuunnitelman kehittämisen selvitys 4) Asianhallintajärjestelmän hankkimisen selvitys 5) Arkistoinnin ratkaisun ja hankkimisen selvitys 12 yhteisempiä, "kevyempiä" • Kohdat 4 ja 5 raskaampia, tietojärjestelmiin mahdollisesti johtavia polkuja, joita vain harvemmat korkeakoulut halunnevat lähteä edistämään. • Kohta 3 on välimalli Edelleen työstettäviksi ehdotettavien asioiden ulkopuolelle • Sähköinen asiointi • Sähköinen allekirjoitus • Toiminnan prosessit

Miten tästä mennään eteenpäin? • Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen tietohallinto- ja it-johdon verkostot AAPA ja FUCIO selvittävät korkeakoulukohtaisesti halukkuutta osallistua eri polkuihin 1. 4. mennessä 1. • 3. 4. klo 10 webinaari osallistumisesta kiinnostuneille 3. • Kiinnostuneiden kesken selvitetään, mitä tehtäisiin, mitä maksaa, olisiko asiantuntijoita käytettävissä • Hyödynnetään tarvittaessa korkeakoulujen ja CSC: n kaksisuuntaista puitesopimusta järjestämiseen 13 2. Edistäminen selvittämällä (koordinaattori? ) o Ostettaisiin korkeakoululta asiantuntijatyötä o Jaettava juridiikka on järkevää osaamismielessä ja riskien hallinnan kannalta Korkeakoulujen asiantuntijoiden yhteinen (koordinaattori? ) o Ostettaisiin nimetyiltä korkeakouluilta asiantuntijatyötä Paikallisesti tietoa vaihtaen (verkoston koordinaattori? ) o Yhteisesti verkoston tuki 4. Eri intressiryhmien mahdollisesti rinnakkaiset ja/tai eriaikaiset (projektipäällikkö) o Mahdollinen hankintayhteistyö jne. 5. Eri intressiryhmien mahdollisesti rinnakkaiset ja/tai eriaikaiset (projektipäällikkö) o Mahdollinen hankintayhteistyö jne.