ASIANHALLINNAN TIEDONOHJAUKSEN KEHITTYNEEN SHKISEN ALLEKIRJOITUKSEN JA ARKISTOINNIN KEHITTMINEN

ASIANHALLINNAN, TIEDONOHJAUKSEN, KEHITTYNEEN SÄHKÖISEN ALLEKIRJOITUKSEN JA ARKISTOINNIN KEHITTÄMINEN KIERROS 1 TULOKSET JA TYÖSTÖ JANUARY 2019

KIERROS 1 KYSYMYKSET Kierroksella yksi keskityttiin kolmeen ydinkysymykseen, jokaisen neljän osa-alueen kohdalla. 1. Mitä käsitetään termillä? 2. Mitkä ovat keskeiset käsitteet? 3. Kenelle ja miksi tehdään? Seuraavilla sivuilla auki puretut tulokset on tiivistetty. Kaikki tulokset on luettavissa kokonaisuudessaan erillisessä excelissä. 2

MÄÄRITELMÄ ASIANHALLINTA TOP 5 Organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, päätöksentekoa, julkaisemista, arkistointia ja hävittämistä Organisaatiossa käsiteltyjen tai käsittelyssä olevien asioiden hallintajärjestelmä. Keskiössä nimenomaan asia, ja sisältää siihen liittyvät toimenpiteet, asiakirjat. Täyttää julkisuuslain vaatimuksen käsiteltävien asiakirjojen luettelosta. Esim. Vahti 5/2006 lyhennettynä: asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Tehostaa asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista, arkistointia ja hävittämistä sekä tiedonhallintaa. Asiankäsittely, joka toteutetaan asianhallintajärjestelmässä, vaikka se onkin usein vain pieni osa koko prosessia. Organisaation toimintaprosessien, niihin liittyvien asiakirjallisten tietojen elinkaarenhallintaa sähköisessä toimintaympäristössä. Asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista ja arkistointia sekä tietojen hallintaa -laadunhallintaa. 3

MÄÄRITELMÄ TIEDONHALLINTA TOP 5 Ohjaa organisaation asiankäsittelyprosessien tietojen hallintaa koko tiedon elinkaaren ajan. Tiedonohjauksella ohjataan kaikkia (asiakirjallisia)tietoja järjestelmästä riippumattomasti. Tietojärjestelmän taustalle tehtävä metatietomäärittely, johon liittyy myös prosessinkulun ohjaamista. Perustuu Sähke 2 -määräykseen (vaatimusmäärittelyyn) ja on edellytys sähköiselle pitkäaikaissäilytykselle (sähköiselle arkistoinnille). Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuurin määritelmä, Liite 1, 2016: Tiedonohjaus ohjaa asiakirjallisen tiedon muodostumista, käsittelyä, hallintaa ja säilyttämistä. Tiedonohjaus perustuu tiedonohjaussuunnitelmaan(TOS). Tiedonohjauksen toteuttamisen edellyttämät tekniset ratkaisut, rajapinnat yms. sekä tiedonohjaussuunnitelman (= mallinnettu tietosisältö organisaation prosessien kulusta, niissä syntyvistä tietoaineistoista, niiden säilytysajoista yms. ) Organisaatiossa muodostuvan tiedon hallintaan, käsittelyyn, prosesseihin, käyttöoikeuksiin ja säilyttämiseen laadittu sapluuna, joka useimmiten konkretisoituu asianhallintajärjestelmän ja sähköisen arkiston taustalla toimivana tiedonohjaussuunnitelmana. 4

MÄÄRITELMÄ KEHITTYNYT SÄHKÖINEN ALLEKIRJOITUS TOP 5 Allekirjoitus, joka on laadittu vahvaa tunnistautumista käyttäen siten, että allekirjoittaja on yksilöitävissä. Laiteriippumattomuus. Allekirjoitus tulisi säilyä muuttumattomana läpi allekirjoitetun asiakirjan elinkaaren. Käytettään samaa määritystä kuin on sanottu laissa vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisestä allekirjoittamisesta (617/2009, 2 § 1 mom. kohta 10, mutta lisätään mukaan laiteriippumattomuus. Allekirjoitus on luotu menetelmällä, jonka on allekirjoittaja valvonnassaan ja allekirjoitus on liitetty muuhun sähköiseen tietoon niin, että muutokset voidaan havaita. Allekirjoittaja on yksilöitävissä. Täyttää lain 617/2009 vaatimukset. Sähköinen allekirjoitus, jonka avulla voidaan yksilöidä allekirjoittaja. Allekirjoituksen käyttö on sidottu varmenteeseen. Allekirjoitus toteutetaan sähköisesti ja allekirjoittaja (asioija) voidaan vahvasti tunnistaa Eidasasetuksen mukaisella varmenteella. 5

MÄÄRITELMÄ SÄHKÖINEN ARKISTOINTI TOP 5 Sähköisten asiakirjojen pitkäaikaista säilytystä kansallisarkiston Sähke 2 -määräyksen edellytyksillä. Aktiivista tiedonhallinnan toimintaa - tietojen dumppaaminen järjestelmään ei riitä. Oleellista myös tiedonkäytön varmistaminen jatkossa. Pitkään ja pysyvästi säilytettävän sähköisen aineiston (asiakirjoja, dokumentteja, näiden metatietoja, kontekstitietoja jne. ) säilyttäminen luotettavasti siten, että taataan tiedon eheys, muuttumattomuus ja käytettävyys. Kaikkien asiakirjojen pitkäaikaista sähköistä arkistointia. Huomio siis myös siinä, miten perinteiset paperidokumentit voidaan arkistoida sähköisesti. Tiedon käsittelyn ja hallinnan tuloksena muodostuva aineisto siirretään sähköiseen säilytykseen ennalta määritellyllä tavalla. 6

KESKEISET KÄSITTEET • Yhteensä 114 erillaista käsitettä, joista useimmat ovat toistuvia. • Kuvissa TOP 10/11, käsitepankista on olemassa oma excel tiedosto 7

KENELLE JA MIKSI 8 YHTEENVETO Asianhallinta Yleiset Juridinen Prosessi Asiakas Linkit Muuta Tiedonhallinta Kehittynyt sähköinen allekirjoitus Sähköinen arkistointi

KENELLE JA MIKSI 9 YLEISET Yleiset Asianhallinta Tiedonhallinta Kehittynyt sähköinen allekirjoitus Sähköinen arkistointi - Asioiden avoimuus ja julkisuus - Läpinäkyvyyden edistäminen - Yhteisen tiedon käyttävyyden edistäminen - Tietosuojan parantaminen - Tukee asian valmistelijaa - Taustoittaa päätöksentekoa - Seuranta - Mahdollistaa osaltaan tietopalvelun, tiedonhaun ja tiedottamisen - Mahdollistaa sähköisen toimintaympäristön ja siihen liittyvien palveluiden kehittämisen - Taataan tiedon alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys. - Asiakirjan olemassaolon todistaminen, julkisuusperiaatteen toteutuminen ja tietopalvelu - Asiakirjojen jakelun, lajittelun, seurannan, valvonnan ja tilastoinnin helpottaminen - Organisaatiossa käsiteltävien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen hallinnan, lakisääteisen käsittelyn ja sähköisen pitkäaikaissäilytyksen varmistaminen - Varmistetaan syntyvien tietojen rekisteröinti, saatavuus, käytettävyys, eheys, alkuperäisyys, säilyttämisen ja hävittämisen varmistamiseksi. - Avoimuus ja seuranta - Elinkaaren ohjaus - Organisaation käyttämän tiedon ja siihen liittyvien dokumenttien hallintaan - Tukee toiminnanohjausta ja päätöksentekoa - Tiedonohjaus on myös organisaation laadunhallintaa - Tieto olisi oikeiden henkilöiden käytettävissä. - Arkistomielessä osoittaa alkuperäisyyden - Asiakirjojen julkisuus - Sähköisen asioinnin ja asianhallinnan sujuvuuden edistämiseksi - Sähköisen asiointipalvelun kautta oikeuden tai etuuden haku/päätös - Saadaan asioita eteenpäin ajasta ja paikasta riippumatta. - Tiedon luotettavuuden todentaminen - Todistusten allekirjoittaminen korkeakoulun ylimmälle johdolle - Varmistetaan tiedon kansallisperinnön säilyminen, käytettävyys, eheys, saatavuus. - Sähköisen tiedon säilymiseksi: oleellinen tietosisältö ei katoa. - Tietopalvelu, tiedonhaku, kulttuuriperintö, tutkimusaineiston jatkokäyttö, esim. tutkimustulosten todentaminen - Sähköinen arkisto on luonteva sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen säilytystapa, jotta pystytään sähköinen allekirjoitus todentamaan. - Pystytään myöhemmin tutkimustoiminnassa helpommin hyödyntämään valmiiksi sähköisessä muodossa olevaa aineistoa - Organisaation toiminnan todentaminen, (historian)tutkimus, organisaatiomuisti

KENELLE JA MIKSI 10 JURIDINEN Juridinen Asianhallinta Tiedonhallinta Kehittynyt sähköinen allekirjoitus Sähköinen arkistointi - - Tukee erityistä säilyttämistä ja hävittämistä (asiakirjahallintoa/ arkistoa). - paine tulee enemmän lainsäädännöstä kuin johtamisesta - Sähke 2 -määräyksen mukaisten metatietojen) tiedonohjauksen merkityksen kansallisesti ja kansainvälisesti tärkeänä yhteisen tiedon saatavuuden ja käytettävyyden varmistamiseksi - Juridisesti osoittaa henkilöllisyyden, vastuun, osapuolet. - Tarvitaan erityisesti päätösasiakirjoihin, joilla on juridisia vaikutuksia (esim. opiskeluoikeus). - asiakkaan oikeusturvan takaaminen - päätöksenteossa esim. päätöksen lainvoimaisuuden takaaminen. - Kansallisarkiston seulontapäätös - Korkeakoulujen toimintaan liittyvä lainsäädäntö - Ammattikorkeakouluihin liittyvä osakeyhtiölainsäädäntö - kansalaisen oikeusturva Julkinen valta Julkisuuslaki Vahvistaa oikeusturvaa paine tulee lainsäädännöstä, joka ohjaa tarpeita enemmän valittuja ratkaisuita. Julkisuuslaki, tietosuojalainsäädäntö ja niitä tukevat yksittäiset lait. - Lait ja asetukset asettavat velvoitteita diaarille, julkisuudelle, tietosuojalle ja tiedonhallinnalle. - Julkisen tehtävän laillisuuden ja tietoturvan takaaminen.

KENELLE JA MIKSI 11 PROSESSIT Prosessi Asianhallinta Tiedonohjaus Kehittynyt sähköinen allekirjoitus Sähköinen arkistointi - Tiedonhallinnan toteaminen - Org. toiminnan aikaisen tiedon kokonaisuuden hallinnan varmistaminen - Toimintaprosessien ketteröittäminen ja digitalisointi - Tietopyyntöjen läpimenojen seurannan ja tietotilinpäätöksen mahdollistaminen - Organisaation johtamisen ja toiminnan tehostamiseksi - Olennainen osa organisaation eri toimintaprosesseja – ei erillinen saareke. - Organisaation toimintaprosessit - Käsittelyprosessi - Sujuvat, sähköiset prosessit, joissa tiedolla on elinkaari, hallittu käsittely (mm. julkisuus/salassapito) - tarkoitettu hyödyntämään koko organisaation prosessiohjausta - Johtamisjärjestelmän tukemiseksi. - Asioiden käsittelyprosessien jouhevoittaminen - edellytys aidosti sähköisten toimintaprosessien olemassa ololle -.

KENELLE JA MIKSI 12 ASIAKAS Asiakas Asianhallinta Tiedonhallinta Kehittynyt sähköinen allekirjoitus Sähköinen arkistointi - Organisaatio itse - Organisaation palveluksessa oleva henkilöstö - Asiakkaat - Muut kiinnostuneet - Tulevat sukupolvet - Viranomaiset - Yhteistyötahot - Asian valmistelija - Organisaatio itse, - Organisaation palveluksessa oleva henkilöstö - asiakkaille - seuraaville sukupolville - Tietojärjestelmä - Asian valmistelija - Opiskelija - Työssään tietoa käsitteleville, tuottaville, tallentaville ja hakeville organisaation jäsenille, asiakkaille tai kelle tahansa kysyjälle, joka vaikkapa esittää tietopyynnön jostain asiasta - - Organisaatio itse - Organisaation palveluksessa oleva henkilöstö - Asiakkaiden - Asioista kiinnostuneiden - Tulevien sukupolvien tiedon tarpeita Organisaatiolle Asiakkaille muille viranomaisille ja yhteistyötahoille. Päätöksentekijä

KENELLE JA MIKSI 13 LINKIT JA MUUTA Linkit Muuta Asianhallinta Tiedonhallinta - https: //www. vahtiohje. fi/web/guest/ asianhallinta-ja-tietojen-kasittely - JHS 191: http: //docs. jhssuositukset. fi/jhssuositukset/JHS 191. pdf - Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuurin määritelmä, Liite 1, 2016: Kehittynyt sähköinen allekirjoitus Sähköinen arkistointi - Kansallisarkiston seulontapäätös AMK/210/07. 02/2015/07. 10. 201 6/87518 (https: //www. arkisto. fi/uploads/n ormit/valtionhallinto/seulontapaat okset/AMK%20 paatos%20 AL%2 020757%202016. pdf - Pohdittavaa: Ainoastaan data/tieto todistuksessa oleellinen ei todistus itsessään dokumenttina. Tarvitaanko jatkossa enää todistuksia dokumenttina, kun tiedot ovat luotettavassa tietovarannossa olemassa ja eri toimijoille tarjottavissa. - Pohdittavaa: Sähköinen allekirjoitus on haaste arkistolle, koska pienikin bittitason muutos (joka ei vielä vaikuta ihmisen ymmärtämään tietosisältöön) rikkoo allekirjoituksen. Olisiko ennemmin syytä keskittyä asiakirjan käsittelyhistorian arkistointiin? - Lahden kaupunki on selvittänyt allekirjoituksen sähköistä tiedonhallintaa kehittäessään. Selvityksessä ilmeni myös sellaisia allekirjoitettavia asiakirjoja, joihin allekirjoitusta ei tarvittu. - Tiedonohjausjärjestelmä tallentaa, käsittelee ja noutaa sähköisestä arkistosta asiakirjoja TOS: n mukaisesti

TAUSTAA • CSC on valtion ja korkeakoulujen omistama erityistehtävää hoitava yhtiö, joka toimii sidosyksikkö-asemassa omistajiensa suhteen ja haluaa kehittää uuden aktiivisen ja läpinäkyvän tavan johtaa yhteistyötä keskeisten sidosryhmiensä kanssa. • Sofigate tukee CSC: tä uuden Asianhallinnan, tiedonohjauksen, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja -arkistoinnin kehittämisen rakentamisessa ja tarjoaa käytännönläheistä tukea CSC: n käyttöön. • Lopputuloksena on konkreettinen esitys siitä, miten tätä isoa kokonaisuutta viedään eteenpäin yhteistyössä, niin että tunnistettuna on tärkeimmät kehityskohteet, sekä on luotu yhteinen kieli/terminologia toimijoiden välillä. • Työ toteutetaan pääasiassa etäneuvotteluin ja sähköisiä työvälineitä hyödyntämällä • Työn alustava lopputulos on esiteltävissä helmikuussa 2019. 14

KONSULTOINNIN TAVOITTEET (TOIMEKSIANNOSTA) Keskeisimmät tavoitteet - Asiaan liittyvät tärkeimmät käsitteet on valittu ja määritelty - Kokonaisuuteen liittyvät tarpeet ja siitä yhdessä tai erikseen edistettävät ja jatkoselvitettävät osat on tunnistettu - On tarkennettu ne kysymykset, joihin jatkoselvitysvaiheessa pyritään vastaamaan (tai selvitysvaiheissa työn mahdollisesti eriytyessä) - Käytetystä tavasta on työskentelyn ohessa luotu metodi vastaavien korkeakoululaitoksen yhteisten haasteiden purkamiseen jatkossa 15

AIKATAULU Suunnittelupalaveri Ma 14. 1. 2019 Kick Off palaveri To 17. 1. 2019 Työstö palaveri 2. kierroksen aloitus Työstö palaveri 3. kierroksen aloitus Työstö palaveri Ke 23. 1. 2019 To 24. 1. 2019 Ke 30. 1. 2019 To 1. 2. 2019 Ti 5. 2. 2019 4 Vko 3 5 CSC 1. Kierroksen tehtävät Sofigate 1. kierroksen kysymyksien valmistelu, suunnittelu koko fasilitointi kierrokselle Roundtablen valmistelu, oikeuksien lisääminen, demon tekeminen Uusien tehtävien luominen ja julkaisu Tuotoksien esittely 4. Kierroksen tehtävät To 1. 2. 2019 klo 9: 00 – Ma 4. 2. 2019 klo 12: 00 2. kierroksen tehtävien purku 2019 7 3. Kierroksen tehtävät To 24. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 28. 1. 2019 klo 14: 00 1. kierroksen tehtävien purku 14. 2. 2019 Ke 6. 2. 2019 6 2. Kierroksen tehtävät To 17. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 21. 1. 2019 klo 14: 00 Projektin päätös Optio 4. kierros Ke 6. 2. 2019 klo 9: 00 – Pe 8. 2. 2019 klo 12: 00 3. kierroksen tehtävien purku Uusien tehtävien luominen ja julkaisu 4. kierroksen tehtävien purku Lopputuotoksien dokumentointi ja Executive summary

KÄSITELTÄVÄ AIHE PILKOTTUNA • Asianhallinnan, tiedonohjauksen, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja –arkistoinnin kehittäminen 1. Kierroksen tehtävät 2. Kierroksen tehtävät 3. Kierroksen tehtävät 4. Kierroksen tehtävät - optio Yhteiset määritelmät ja kielen luominen toimii perustana Lisäksi mietimme kenelle ja miksi olemme näitä kokonaisuuksia luomassa Määritelmien perusteella kartoiteaan hieman nykytilannetta ja keskitytään mikä on yhteinen tahtotila kultakin osa-alueelta Lisäksi tarkoitus Yhteiset tavoitteet ja yhteistyömallien luominen Konkreettiset kysymykset seuraavaan vaiheeseen Äänestäminen Asianhallinta Tiedonohjaus Kehittynyt sähköinen allekirjoitus Sähköinen arkistointi Työstöpalaverit Priorisointi Tuotoksien esittely

TYÖSKENTELYTAVAT Hyödynnetään Roundtable-palvelua ja agilea toimintatapaa. • Lisätietoa seuraavalta kalvolta. Esittelyvideo: https: //sofigate. sharepoint. com/teams/roundtable/Shared%20 Documents/Videos/Roundtable %20 Marketing%20 Video%20 FULL. mp 4 Huom! Projektin jäsenten tulisi varata aikaa Roundtable tehtävien tekemiseen noin 15 minuuttia / työpäivä eri vaiheiden aikana: - 1. kierros To 17. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 21. 1. 2019 klo 14: 00 2. kierros To 24. 1. 2019 klo 9: 00 – Ma 28. 1. 2019 klo 14: 00 3. kierros To 1. 2. 2019 klo 9: 00 – Ma 4. 2. 2019 klo 12: 00 4. kierros Ke 6. 2. 2019 klo 9: 00 – Pe 8. 2. 2019 klo 12: 00 18

ROUNDTABLE PÄÄTÖKSENTEON FASILITOINNIN KOKONAISPALVELU Roundtable on menetelmä ja työkalu, jonka avulla avainhenkilöt voidaan tehokkaasti osallistaa yhteiseen päätöksentekoon Fasilitaattori johtaa keskustelua sosiaalisen median ympäristössä ajasta ja paikasta riippumattomasti Kutsutut henkilöt osallistuvat keskusteluihin ja intuitiivisiin aikataulutettuihin tehtäviin. Työpajat täydentävät työskentelyä tarvittaessa. Ammattimainen fasilitointi takaa parhaat tulokset Tarvittavat henkilöt voivat osallistua ajasta ja paikasta riippumatta 15 minuuttia päivässä riittää osallistumiseen Lopputuloksena syntyy päätöksiä ja löydöksiä, joihin kaikki voivat sitoutua. Roundtablesta löydät lisätietoja osoitteesta www. sofigate. com/roundtable

THE BUSINESS TECHNOLOGY COMPANY. 20