Administracin del Tiempo Jose Onofre Montesa Andrs Escuela

Administración del Tiempo. Jose Onofre Montesa Andrés Escuela Técnica Superior de Informática Aplicada Universidad Politécnica de Valencia 2003 Gpi. H-10. Administración del Tiempo.

Necesidad de administrar el tiempo. • • El tiempo es un recurso especial Problemas y Causas Organización ¿Como conservar el equilibrio y control? Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 1

¿Qué es el tiempo? • Salvador Dali, (Surrealismo) – La persistencia de la memoria – El decía que no eran otra cosa que el queso Camembert del espacio y el tiempo, suave, extravagante, solitario y paranoico-crítico. • Gerald Murphy (Cubismo) – Predictivilidad del tiempo y la fragilidad para medirlo Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 2

El tiempo es un recurso especial • Todos tenemos el mismo. • Una vez pasado ya no se recupera. • Cualquier actividad requiere tiempo. Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 3

¿Podemos controlar el tiempo? ¡¡¡ NO !!! • Podemos controlar las actividades que realizamos. • De modo que podremos realizar: – Más actividades ? ? ? – Aquellas actividades que sean más importantes • Nos proporcionan mayor satisfacción • Nos llevan hacia nuestros objetivos Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 4

Problemas y Causas • • Coyuntura Actitudes Causas del “stress” Algunas Soluciones. Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 5

Coyuntura • Entorno tecnológico – Cambios frecuentes. . . – necesidad de tiempo para responder • Economía global – Menos barreras downsizing, … » recortes de personal • Empleo – Logrado por habilidad. . . – Mantenido por habilidad Técnica Organizativa Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 6

Habilidades Organizativas: • Capacidades – Comunicación • Oral • escrita – Trabajo en equipo • Control eficaz del tiempo Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 7

Actitudes • Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos – “stress”, no tengo tiempo. • Activa: influir sobre el propio destino: – Eficacia. – Tengo tiempo. Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 8

Síntomas del “stress” • Fase aguda • Fase inicial – nerviosismo, – crisis de humor, – inseguridad/desconfianza – dificultad incremental / fatiga mental, – neuralgias, – insomnio. – Hipersensibilidad, – ansiedad, – Desjerarquización de valores/ “Pasar” • Depresión/Infarto/ Úlceras. . . – Apatía, – sensación de fracaso, – quejas constantes Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 9

Causas del “stress”, principales “quita tiempos” • Objetivos inalcanzables – tratar de hacer demasiado, perfeccionismo, . . – Falta de planeación y organización personal – Falta de delegación eficaz • Tensiones del propio trabajo – Descontrol de interrupciones, – Reuniones excesivas o ineficaces – comunicación defectuosa (incapacidad de decir “NO”) • Exceso vida sedentaria. Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 10

Algunas Soluciones. • • • Vacaciones Deporte Cambiar de actividad Verlo con perspectiva: Distanciarse No dejarse llevar por sentimientos negativos Administración del tiempo – Planificación y Organización personal. – Control de las interrupciones Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 11

Organización 1) La lista de cosas a hacer, El inventario 2) La matriz de prioridades. 3) Identificar las horas más y menos eficaces. 4) La realidad del tiempo controlable. 5) Usar un plan para organizarse. 6) Vivir con el plan diario Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 12

1) La lista de cosas a hacer • El inventario. • Origen de muchas urgencias de la lista. . . • Criterios de importancia. Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 13

1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas. Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 14

1) Lista de cosas que hacer: Origen de muchas urgencias • 1. Tareas que encarga el jefe. – Ej. : Asigna 5 proyectos y pide el 6º • Solución: Preguntar • 2. Tareas impuestas por el sistema. – Ej. : Llamadas de clientes con quejas, . . . • Solución: Reservar tiempo, Organizar ( núm. Errores) Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 15

1) La lista de cosas ha hacer: Origen de muchas urgencias • 3. Acciones derivadas de subordinados – Bola de nieve o bloqueo. • Solución: Comunicación – El rebote del problema • Solución: – ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo! – ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado » Salvo falta de cualificación • 4. Metas y actividades impuestas por uno mismo: 1 h/día Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 16

1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. • 2) Actividades que • 1) Principio de Pareto ley 80: 20 Añaden Valor – “lo más es menos y lo menos es Proceso Transporte Stock Esperas Inspección s s do su lta Gpi. H-10. Administración del Tiempo. Re – El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor – El 20% de agencias venden el 80% del producto – El 20% de los clientes generan el 80% de quejas • • • ea • Causan la mayoría de resultados • Son importantes – En una fabrica: Ta r más” – La mayoría de las actividades son simples y unas pocas: 17

2) La matriz de prioridades. Poca Mucha Urgencia Importancia Mucha Poca – Hacer “Ya” – Planear a medio plazo – Interrupciones: controlarlas – Trivial: socializar • Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando. • Es clave haber acabado el día habiendo hecho . • No planear más de 6 actividades/día, lo normal 3, pero 1 Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 18

3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D). • E: Período del día que uno rinde más. – Para lo difícil, complejo / importante • D: Período del día que uno rinde menos +50% Seiwert, L. J. , Su tiempo es dinero Paraninfo 1992 Leer periódico, abrir correo Telefonear Interrupciones Entrevistas. PRODUCTIVIDAD – – – 100% -50% 6 8 10 12 2 4 HORA Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 19

4) La realidad del tiempo controlable. • Rellenar línea cada ½ hora durante 3 -5 días • Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. • 5 preguntas clave: • • • ¿Qué estoy haciendo, . . . que en realidad no es necesario hacer? … que pudiera encargar a otras personas? … que pudiera hacerse con más eficiencia? … que hace perder el tiempo a otros? ¿Qué hice en mis mejores horas? • Buscar la eficiencia: – eliminar… y añadir propio/importante Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 20

e) Usar un plan para organizarse. 1) Preparar la lista de cosas que hacer. 2) Delegue lo que corresponda. 3) Considere sus horas E y D. 4) considere su tiempo controlable. 5) Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes. 6) Señalar las actividades terminadas 7) Reprogramar las actividades no terminadas Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 21

f) Vivir con el plan diario “Ponerlo en práctica” • Revisar la matriz de vez en cuando. • Programar pocas cosas extra ( 3) Toma 1 Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 22

¿Como conservar el equilibrio y control? • • Equilibrio en la vida Control de interrupciones Delegar Reuniones eficaces Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 23

Equilibrio en la vida 1º) Identificar los aspectos importantes de la vida – ¿a qué dedico el tiempo? – ¿a qué debería dedicar el tiempo? Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 24

Como mantener el equilibrio de su vida • • • Social. Salud. Profesional. Educativa. Familiar. Espiritual. Personal. Económica. De diversión. • Cómo es • Cómo quiero que sea Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 25

Equilibrio en la vida. . . 2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio. 3º) Fijar metas para equilibrar el pastel – Procedimiento para fijar objetivos 1. ¿Qué. . . ? Declaración objetivos (especif. ) 2. ¿Por qué. . . ? Razones (motivación) 3. ¿Cuándo. . . ? Fecha inicio/fin (tiempo) 4. ¿Cómo. . . ? Acciones requeridas/Camino 4º) Conecte las metas con el plan diario. Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 26

Control de interrupciones 1º) Planificar el espacio de trabajo – Mesas en oficina: diagonal – Reloj pared: espalda – Mobiliario: mínimo. 2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado. – El 70% de las personas acatan las señales. Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 27

Control de interrupciones 3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. – Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0) 4º) Anticiparse – En el café de la mañana – visitar, llamar…. Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 28

Control de interrupciones 5º) Comunicar con eficacia – Preguntar: ¿Por qué es tan importante? – Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes hacer por mi? – Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer alternativas) – Saber terminar una conversación – Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer – si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 29

Bibliografía • 1 -68/1124 B Los secretos de la organización del trabajo personal. Gpi. H-10. Administración del Tiempo. 30