Usikkerhet skal integreres i prosjektstyringen Ole Jonny Klakegg

Usikkerhet skal integreres i prosjektstyringen Ole Jonny Klakegg PROSJEKT- OG TEKNOLOGILEDELSE AS (PTL)

Hva er usikkerhet? • Usikkerhet er en egenskap ved alle prosjektets styringsparametre - kostnad, inntekt, fremdrift, kvalitet, funksjonalitet etc. • Hva er det som får det til å henge sammen?

Et perspektiv på prosjektet: • Prosjektet er en lang rekke store og små beslutninger. • Det trengs: – Informasjon som er relevant for de beslutningene som skal tas nå – Riktig og oppdatert informasjon fra planlegging og oppfølging – Kunnskap om hva som er sikkert og usikkert

Styring er en kontinuerlig oppgave • Du har mest behov for informasjon om det som er usikkert – Det sikre har du allerede nok informasjon om – Analyse er beslutningsstøtte som brukes når det trengs - ikke alltid – Du kan ikke styre et prosjekt basert på en analyse/kvalitetssikring

Hva er usikkerhetsstyring ¨ Målsettingsprosess ¨ Planleggingsprosess ¨ Styringsprosess • som bygger på bevisstheten om at usikkerheten er tilstede og må håndteres.

Usikkerhetsstyring (PMI) 1 Identifisere usikkerhet 2 Kvantifisere usikkerhet 3 Utvikle respons/ tiltak 4 Følge opp tiltak - finne potensielle hendelser, årsaker og konsekvenser. - tallsette usikkerhet, modellere sammen-henger og analysere, prioritere. - finne tiltak som utnytter muligheter og motvirker risiko - gi innspill til planlegging/styrin g av prosjektet - oppdatere mål - innarbeide i prosjektets plan - iverksette tiltak - følge opp tiltak, - registrere virkning og samle erfaring. BLI KJENT MED USIKKERHETEN GJØRE NOE MED DEN

Usikkerhet er sammensatt • må se prosjektet fra mange vinkler for å få hele bildet • tid, kostnad, kvalitet, funksjonalitet henger sammen - ingen forstår alt, men noen må stille spørsmål om sammenhengene • grunnlaget for beslutninger og styring må også gjenspeile dette

Hva er det som får alt til å henge sammen? • Lederen (ledelsen) • Det overordnede målet (hensikten) • Ressurstilgangen (nok, riktige ressurser, til rett tid) • Kunnskapen (ikke informasjonen, men forståelsen av den)

De viktigste forutsetningene for suksess finnes på områdene: • • • Organisering/Ansvar Kompetanse/Støtte Forankring/Kontrakter Fremstilling/Klarhet/Enkelhet Kontinuitet/Ansvarliggjøring

Organisering/Ansvar • Det er et lederansvar å sørge for at usikkerheten blir analysert og styrt • Usikkerhetsstyringen må etableres tidlig som standard Designleder prosedyre • Krever tilstrekkelige ressurser Prosjektleder Prosjektstøtte Analyse Innkjøpsleder Produksj. leder

Kompetanse/Støtte • Ikke alle skal være eksperter, tilstrekkelig kompetanse til de som trenger det. • Støttekompetanse (analysekompetanse) tilgjengelig for prosjektet • Respekt for at tankemåten er ny for mange • Begrepsapparatet (ordbruken) kan være et alvorlig hinder • Opplæring og trinnvis innføring fra starten

Forankring/Kontrakter • Usikkerhetsstyring (og analyse) må være forankret i toppledelsen – ikke hensiktsmessig hvis ingen er interessert i informasjonen • Grunnlaget må være på plass før kontrahering/anbud – vanskelig å innføre senere som ny premiss • Krav om usikkerhetsstyring med i kontrakter – åpen holdning til informasjonsflyt en forutsetning – bryter med tradisjonen som tilsier statiske rammebetingelser

Fremstilling/Klarhet/Enkelhet • Fremstillingen må bli forstått for å ha gjennomslag og bygge tillit – Bare det du forstår vil du tro på og ta konsekvensen av • Fremstillingen må være klar for å gi rett signal – Tvetydige signal kan være verre enn ingen signal • Fremstilling/Rapportering bør standardiseres – gjenkjenning gir effektivitet og hindrer misforståelser – hensiktsmessig detaljeringsgrad

Kontinuitet/Ansvarliggjøring • Kontinuerlig oppfølging – stadig fornyet fokus på det som er viktigst – holde øye med utviklingen og sikre tiltak ved behov – periodisk rapportering, fast punkt på dagsorden i møter • Definering av konkrete tiltak som merkes – fordele ansvar, sette frister, etterspørre resultater – fokus på grensesnitt og det som kan påvirkes i praksis • Prosessdriver er nødvendig, i alle fall i starten – men ansvaret ligger uansett i linja

Hva er det som får alt til å henge på greip? • Engasjert ledelse • Kunnskap om hva som er viktig • Et gjennomgående grep på beslutninger og styring som tar usikkerhet på alvor • Pedagogiske evner/Formidlingsevne • Etterspørsel etter resultater • Kontinuerlig fokus på usikkerhet

Hva er det som ikke hjelper (alene)? • Avanserte dataprogrammer for planlegging, styring og analyse. • Analyseeksperter som kommer innom en gang i blant • Store rapporter og hauger med dokumentasjon