Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Tahap Perancangan dan Pemilihan

Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Tahap Perancangan dan Pemilihan 1

Perancangan Sistem Informasi § Pekerjaan merancang sistem informasi dimulai dari merancang keluaran (output), masukan (input) dan file, prosedur-prosedur termasuk merancang bukti transaksi yang digunakan. 2

Merancang Pengeluaran (Output) § Output dari sistem informasi merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen, informasi yang dihasilkan harus dapat memenuhi kebutuhan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan oleh manajemen(yaitu kegunaan intern) dan dapat memenuhi kebutuhan pihak luar yang berkepentingan (kegunaan ekstern). 3

§ Merancang format laporan. Laporan yang dihasilkan dapat dibuat dalam berbagai bentuk seperti tabel, grafik, atau bentuk uraian. § Merancang isi laporan. Perancangan isi laporan berkaitan dengan penggunaan laporan itu. Bila laporan digunakan sebagai alat pengawasan dan pengukuran pelaksanaan maka data yang dilaporkan harus berisi data anggaran, realisasi dan penyimpangan yang terjadi. 4

Laporan dalam bentuk tabel 5

Grafik realisasi penjualan dan anggaran 6

§ Merancang jumlah laporan, distribusi dan lain-lain. Untuk setiap laporan yang dihasilkan perlu ditentukan jumlahnya dan kepada siapa laporan itu akan didistribusikan, juga bagaimana mendistribusikan. 7

Merancang masukan (input) dan file § Input yang digunakan dalam proses data sudah dapat diketahui ketika dilakukan tahap analisa sistem. Perancangan input ini meliputi pembuatan format seluruh bukti transaksi yang digunakan. Sebagai contoh voucher pengeluaran yang akan menjadi masukan dalam memproses data utang dan pengeluaran uang. 8

Voucher Pengeluaran 9

Merancang prosedur § Perancangan preosedur meliputi seluruh subsistem yang ada dalam sistem informasi akuntansi. Dalam pekerjaan ini akan dirancang prosedur dan langkah pemrosesan data. Untuk ini dapat dibuat dua gambar yang berbeda. Gambar pertama menunjukkan document flowchart, yang berisi langkah-langkah yang berkaitan dengan pelaksanaan prosedur dalam suatu subsistem. Gambar kedua menunjukkan system flowchart, yang menunjukkan langkah memproses data dalam bagian pengolahan data elektronik. 10

§ Setelah selesai merencanakan prosedur, bukti transaksi dan file yang akan digunakan dalam sistem baru, langkah berikutnya adalah memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhan, akan dilakukan dengan dua tahap, yaitu : § 1. melakukan penilaian feasibility § 2. menyusun laporan spesifikasi 11

Penilaian Feasibility § Penilaian feasibility ini dilakukan untuk berbagai cara yang mungkin diterapkan dalam memproses data. Penilaian feasibility perlu dilakukan terhadap berbagai aspek, yaitu secara teknis, secara operasional atas dasar jadwal waktu dan secara ekonomis. 12

Penilaian secara teknis § Sistem informasi yang direncanakan harus dapat diproses dengan komputer yang ada dipasaran. Penyusun sistem harus dapat menyusun ketentuan – ketentuan yang harus dipenuhi oleh komputer yang akan digunakan. 13

Penilaian Operasional § Penilaian ini dimaksudkan untuk mengetahui manfaat komputer terhadap sistem yang disusun. § Yang perlu diperhatikan dalam perusahaan, termasuk karyawan yang akan menangani komputer itu. § Apabila komputer terlalu canggih dan diluar kemampuan karyawan, maka sistem yang baru akan mendapat berbagai macam kesulitan. 14

Penilaian atas dasar jadwal waktu § Perubahan proses data dari cara manual ke komputer memerlukan waktu. Berbagai macam kegiatan perlu waktu dalam merubah sistem baru. Jadwal waktu perubahan ini cukup penting dan mungkin akan digunakan oleh manajemen untuk mempertimbangkan kembali penggunaan komputer dalam sistem informasi baru. 15

Penilaian Ekonomis § Program perubahan sistem dari cara manual kepenggunaan komputer membutuhkan investasi dalam hardware dan software. Investasi ini seperti halnya investasi yang lain, mempunyai masa manfaat yang umurnya terbatas. 16

§ 1. 2. 3. 4. Untuk melakukan penilaian manfaat ekonomis dapat digunakan cara-cara berikut ini : Metode payback period, yang menghitung berapa lama uang diinvestasikan itu akan diterima kembali. Metode Return on Investment, yang menghitung rentabilitas (kemampuan menghasilkan laba)dari proyek investasi. Metode discounted cash flow, yang menghitung persentase bunga yang digunakan untuk menilaitunaikan investasi itu, dan Metode nilai tunai (present value method), yang menghitung nilai tunai bersih. 17

Menyusun laporan spesifikasi § Apabila studi kelayakan (penilaian) terhadap penggunaan komputer menunjukkan hasil yang positif, maka tugas konsultan berikutnya adalah mencari komputer yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Dalam rangka mencari komputer ini, konsultan perlu melakukan langkah-langkah berikut ini : 18

1. Menyusun laporan spesifikasi yang berisi : a) Informasi tentang kegiatan perusahaan termasuk produk yg dihasilkan b) Masalah yg dihadapi dalam proses data yang akan diganti c) Usulan sistem informasi baru yang diajukan konsultan d) Informasi yang diharapkan e) Jadwal waktu pemasangan komputer 19

2. Menyerahkan laporan spesifikasi kepada beberapa pemasok komputer. 3. Memilih satu sistem komputer. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem : a) Kemampuan dari setiap komputer b) Modularity, yaitu mempertimbangkan kemampuan sistem tanpa merubah seluruh sistem c) Compability, yaitu kemampuan komputer itu untuk menggunakan hardware atau software pada merk lain. d) Reputasi dari pemasok komputer. 20