Moduuli 2 projektin suunnittelun teoriaa Tapahtuma suunnitellaan ja

Moduuli 2 – projektin suunnittelun ’teoriaa’ Tapahtuma suunnitellaan ja toteutetaan hyödyntäen projektijohtamisen hyviä käytänteitä Hyvät käytänteet ovat mm. : • Mietitään, mitä halutaan tehdä (sisältötavoite) • Suunnitellaan, miten tehdään ja miten viestitään • Tehdään, mitä suunnitellaan. Johdetaan tekemistä. Notes sivuilla lisätekstejä

Projektin pelikentän muuttujat Projektin tunnusmerkit: sille on määritelty kolmion kaikki 3 kulmaa = Projektin tavoitteet LAAJUUS / LAATU / SISÄLTÖ Projektin tavoitteet AIKATAULU RESURSSIT / Kustannukset 2

M 2 projektiin liittyvä projektijohtaminen § Käsite projektijohtaminen kattaa sekä suunnittelun että toteutuksen aikaisen projektin seurannan ja ohjauksen § Tässä dokumentissa esitetään projektijohtamisen keskeisiä tehtäviä ja kytketään se Herättämö projektiin § M 2 projektissa syntyy § Projektisuunnitelma liitteineen (sisältö seur. Sivulla) § Ulkoiseen viestintään liittyviä materiaaleja ja aktiviteetteja § Kts Moodle – viestinnän osa-alueessa M 2 projektissa § Projektin seurannan dokumentteja, esim. seurantakokousmateriaalia § Itse tapahtuma § Loppuraportti 3

Sinun projektisi - sovella Projektisuunnitelma dokumentti § Kansilehti § § Sisältö: Mikä projekti? Projektipäällikön nimi Herättämö-projektissa myös projektiryhmän henkilöt listataan Versiohistoria § § § Voi mahtua kansilehdelle tai sitten alkaa uudelta sivulta Pvm Muutos Hyväksyntä Sisällysluettelo Liitedokumenttiluettelo § § § Sidosryhmäluettelo Tehtävät ja aikataulu (GANTT MS Project Prolla) Viestintään liittyvät suunnitelmat Kustannusarvio Excelillä Riskilista Excelillä Loppuraporttipohja 1. 2. 3. Tavoitteet ja rajaukset Organisaatio (vastuut ja valtuudet) ja ohjausmalli (esim. miten toteutusta ohjataan ja seurataan) Projektin vaiheet ja hyväksymiskriteerit § Iso jako, tehtäväkohtainen on aikataululiitteessä § Hyväksymiskriteerit ovat niitä asioita, jotka tulee olla kunnossa, jotta vaiheesta (tai tehtävästä) toiseen on lupa siirtyä § Varmistaa projektin laatua 4. Projektin dokumentaation sijainti 1. 2. Kuvaa, missä projektin dokumentaatiota talletetaan One Drive / sharepoint. Oikeudet opettajille ja muille tarvitsijoille 5

Projektisuunnitelma on elävä dokumentti § Joka syntyy iteroiden, esim. organisaatiorakenteeseen vaikuttaa mitä / keitä resursseja on käytössä § Vaiheistus / Osituskin voi riippua käytettävissä olevista resursseista § Riskit riippuvat yllämainituista asioista § Jne. § Projektisuunnitelma tulee hyväksyä, jolloin erityisen tärkeää on selkeä tavoite, aikataulu ja rajatut resurssit (esim. ei ole välttämätöntä nimetä kaikkia tekijöitä heti alussa, mutta osaamisprofiilit olisi oltava tiedossa) 6

Projektin käsitteistöä Projektin suunnittelua ja ohjausta (Projektipäällikön vastuualue) Projektin toteutus, työ joka tuottaa lopputuotoksen. Projektiryhmä toteuttaa. Projektin virstanpylväs (mile stone) - tarkastelupiste Projektin johtaminen Projektin Esisuunnittelu Seuranta, ohjaus Projektin Suunnittelu Ohjaus seuranta Go / No go Projektin toteutus Analyysi, Miten meni Edistymisen raportointi Projektin toteutus Projektin tavoitteiden Projektin toteutus etenee mukainen tuotos, ko projektityypille sopivien vaiheiden 7 kautta. Vaiheissa syntyy vaiheituotteita. Esim. onnistunut seminaari

Projekti on siis työkalu. Mitä paremmin osaat sitä käyttää, sitä parempi lopputulos. Projektipäällikön rooliin kuuluu: VARMISTUS: TEHDÄÄN OIKEITA ASIOITA Projektin tavoitteen kirkastaminen ja viestiminen sidosryhmille Projektin tehtävien tunnistaminen Tehtävien jakaminen ’resursseille’ Halu kuunnella eri osapuolia Riittävä, oikea-aikainen viestintä Kyky ratkaista ongelmia Motivointi ja sitouttaminen Kyky tehdä päätöksiä HALU JOHTAA ja ottaa vastuuta Arviointi työmääristä, kustannuksista Projektin aikataulun suunnittelu Riskien tunnistamista ja seuraamista Työn edistymisen seurantaa TEHDÄÄN ASIOITA OIKEIN = tehokkaat menetelmät, suunnitelmallisuus, sovittu laatutaso 8

Projektin päämäärä (~visio) ja tavoite § Eivät useinkaan sama asia § Pohditaan asiaa Asiakashallintajärjestelmä-esimerkin kautta § Tapsan rautakauppa on laajan palvelun rautakauppa Keski-Suomessa. Asiakkaina ovat maatilojen asiakkaat sekä ahkerasti, vuodesta toiseen uusia rakennuksia rakentavat maallemuuttajat. Kaupalla ei ole käytössään minkäänlaista asiakashallintajärjestelmää (CRM). § Tapsa tietää, että esimerkiksi markkinointia varten kannattaisi satsata em. Järjestelmään § Tapsa päättää käynnistää projektin, jossa järjestelmä hankitaan ja otetaan käyttöön § Mikä on § Päämäärä § Tavoite § Entä jos projektina on markkinointikampanja? Mikä on päämäärä, mikä tavoite? 9

Aika, projektin tavoitteet, päämäärä Projektin tuotos Projekti $$$$ Aika Projektin tuotosten käyttö, saavutetaan päämäärä. 10

Sinun projektisi - sovella SIDOSRYHMÄT § Tahoja, jotka § § § Asettavat tavoitteita Antavat resursseja, rahoittavat Odottavat tuloksia, käyttävät lopputuotosta … Ketkä ovat Sinun projektisi sidosryhmiä? § Kirjaa liitteeksi esim. mind map muodossa tai luettelona § Projektin suunnittelussa sidosryhmä näkyy: § Viestinnässä (Viestintäsuunnitelmassa nämä kohderyhmät) § Muutostenhallinta § Riskienhallinta (Sidosryhmä voi olla riskin aiheuttava tai riskistä kärsivä osapuoli) § … 11

T AR SM Sinun projektisi – M 2 tehtävä 1: Mikä on projektinne päämäärä ja mikä on tavoite? Kirjaa sidosryhmät § Kerratkaa SMART tavoitekriteerit § Projektisuunnitelmaan tavoite: § § § - § Projektin rajaus § TÄRKEÄ! 12

Projekti ositetaan, jotta kokonaisuus hahmottuu. Vaiheistus sitoo osat aikatauluun ja toisiinsa. Ositus ja vaiheistus ovat usein sama asia – mutta ei aina. 13

(Ainakin) 2 tapaa lähteä osittamaan § TOP-DOWN: Olemassa ymmärrys isosta kokonaisuudesta -> pilkotaan osiin § BOTTOM-UP: Olemassa ymmärrys ’mitä kaikkea pitää tehdä’ -> kasataan muruset isommiksi kokonaisuuksiksi § Entä jos ei ole kumpaakaan? § ____ mitä teet? 14

… vaiheet ja ositus, esim. markkinointikampanja jaettu 4 vaiheeseen Määritellään markkinointikamp anjan tavoitteet ja sisältö, tarkennetaan kustannukset Suunnitellaan kampanja. Valitaan yhteistyökumpp anit yms. Toteutetaan kampanja Arvioidaan kampanjan vaikutukset Vaiheesta toiseen siirryttäessä Laadun/sisällön varmistus yms. GO / NO GO päätös Aikajana 15

Kuinka pieneksi pilkotaan? § Isojen kokonaisuuksien hahmottaminen on tärkeää = mistä projekti koostuu § Jotta voidaan suunnitella projektin aikataulu, tulee tunnistaa jokaisesta vaiheesta / osiosta, mistä pienemmistä osista se muodostuu § Myös tarvittavan osaamisen tunnistaminen vaatii tarkempaa pilkkomista § Hyvä käytäntö on, että tehtävät saadaan jaettua niin pieniksi, että yhden tehtävän toteuttaminen ei vie 20 h enempää § Paljon poikkeuksia, esim. jos jokin osio tilataan alihankkijalta ’mustana laatikkona’ ei sitä tietysti tarvitse pilkkoa pieniin tehtäviin 16

Sinun projektisi sovella M 2 projekti: ositus – vaiheistus § Ensin tee osittaminen, älä vielä välitä aikataulusta. Luettele siis ensin kaikki projektiisi liittyvät tehtävät, ryhmittele ne loogisesti, jolloin sinulla on ositus. § Työkaluja § ’keltaisten lappujen menetelmä’ – ryhmässä etsitään projektiin liittyvät tehtävät § Myös Mind. Map hyvä työkalu § Projektisuunnittelutyökalut, esim. MS Project Pro (HH: n käytössä) § Excel – kalenteri sarakkeille, hierarkia riveille, ryhmittelytoiminto 17

Osituksesta selviää mitä osaamista projektissa tarvitaan. § Mitä osaamista tarvitaan? § Mistä tämä osaaminen saadaan? § Mikä osaaminen on kriittistä ja miksi se on kriittistä? § Osaaminen on kriittistä, jos siitä jo etukäteen tiedetään olevan pulaa § Osaaminen riskeeraa koko projektin aikataulun tai jopa laadun § Suunnitteluvaiheessa ei edes päästä oikein perille, millaisella osaamisella jokin tehtävä saadaan tehdyksi § … 18

Tässä kohtaa kannattaa suunnitella projektiorganisaatio § Kertoo, ketkä ovat ja missä vastuussa projektissa § Mitä tiimejä ja mitä rooleja projektissa on § Projektiorganisaatio on kuten perinteinen linjaorganisaatio ---- mutta projektin onnistumisen tae on hyvät esimiestaidot projektin suunnittelutaitojen lisäksi Projektiorganisaatio 19

Miten liikkeelle? § Projektin koko on hahmottunut osituksessa § Onko isoja kokonaisuuksia, jotka kannattaa organisoida omiksi ala-projekteikseen (osaprojekti), jolle oma vastuuhenkilö § Projektipäällikön vastuulla on jakaa vastuuta – ei kannata pitää kaikkea itsellä, noutaja tulee nopeasti … § Mitä osaamista tarvitaan toteutuksessa? § Mitä tukiryhmiä tarvitaan? § Johtoryhmä (tms) aina – jollain on oltava valtuus esim. päättää projekti § Ohjausryhmä – projektipäällikön tukiryhmä, joka tarkentaa vaatimuksia, neuvoo, hyväksyy, …. , case by case. Usein asiakkaiden asiantuntijoita ja omia asiantuntijoita. Projektiorganisaatio 20

Eri kokoisia projekteja ohjausr yhmä Osapro jekti A johtoryhmä projektipäällikkö Osapro jekti B Osapro jekti C Alihankkija Projektiorganisaatio Kiva lisämauste 21

Sinun projektisi sovella M 2 projekti § Suunnitelkaa, miten jaatte projektin loogisiin kokonaisuuksiin § Jos ryhmä on pieni, niin voidaan tehdä päätös, että kaikki tekevät kaikkea (esim. ulkoinen viestintä on kaikkien vastuulla) § Suunnitelkaa, miten itse tapahtuman suunnittelu ja toteutus voidaan jakaa tasapuolisesti niin, että kaikki oppivat sekä projektin suunnittelua ja työkaluja että sovittua substanssia § Projektin organisaatiorakenne jää opiskelijoiden päätettäväksi 22

Organisaatiokuva täydennetään vastuilla ja valtuuksilla § Jotta projekti toteutusvaiheessa sujuisi mahdollisimman hyvin, on projektiin osallistuvien (roolien) vastuut ja valtuudet määriteltävä aika tarkasti § Nämä kirjataan aina projektisuunnitelmaan § Jos kyseessä on asiakasprojekti, on erityisen tärkeää kirjata asiakkaan vastuut § Sopimuksellisia asioita § ’Asiakkaan vastuulla on vastata toimittajan kysymyksiin … kahden päivän sisällä’ 23

… vastuut ja valtuudet § Kirjataan projektisuunnitelmaan (tai sen liitteeksi) listamuodossa: § § § Valtuudet: § Päättää projektin lisäresursseista, jos kyseessä on suurempi kuin 1000€ muutos sovittuun budjettiin § Päättää projektin aikataulu Vastuut: § Antaa tarvittavat resurssit § § Valtuudet: §. . Vastuut: § Tukea projektipäällikköä … KK I § Ä Ohjausryhmä ME R § Projektipäällikkö: § Johtoryhmä: ES I § § Valtuudet: § Päättää toteutuksen linjoista. . Vastuut: § Seurata projektin etenemistä § Tiedottaa Ohjausryhmää ja Johtoryhmää heti, jos projektissa ongelmia jotka vaativat ko osapuolten toimia Toteutusryhmä § Valtuudet: § Tehdä päätökset …. Millä tasolla? § Vastuut § Toteuttaa annetut tehtävät sovitulla laatutasolla § Kertoa projektipäällikölle välittömästi, jos havaitsee aikataulu- tai laatuongelmia tehtävien toteutuksessa § … 24

Sinun projektisi sovella Nyt on tehtävät ja käytettävät resurssit pääosin selvillä – tehdään aikataulutus MS Project Pro sovelluksella § Tehtäväluettelo on loogisena mahdollisesti excelissä § 1. vie tehtävät MS Project Prohon – älä vielä välitä aikataulusta § 2. Jos tehtävän vastuuhenkilö=suorittaja on selvillä, laita sekin jo paikalleen § 3. linkkaa tehtävät toisiinsa: mikä pitää olla valmis ennen kuin kyseinen tehtävä voi alkaa § Ohjelma rakentaa automaattisesti aikatauluehdotuksen, jota voit sitten muokata (ja joudutkin muokkaamaan, jos tekijäresurssit eivät ole saatavilla ehdotettuun aikaan) § Katso ohjeita kurssin Moodle sivuilla olevasta ohjeesta 25

Tuloksena syntyy projektin aikataulu, johon on kiinnitetty jo tekijäresurssit. a uuni eessa d n llikö eluvaih ä ä p i kt nitt äkin e j n o u r u P tin s edetess k e j o pr ktin e j o r ja p Vaiheis tus /Ositus Tehtäv iin jako Käyttäisinkö alihankkijoita Mitä osaamista tehtävän hoitaminen edellyttää Mitä osaamista / keitä henkilöitä on käytettävissä Saanko tällä aikataulusuunnitel malla haluamani henkilöt käyttöön Resursointi = kiinnitä tekijät tehtäviin Alustava aikataulusuunnitelma Projektin resurssisuun nitelma (useimmiten kiinnitetty tehtäviin ja aikatauluun) 26

GANTT kaavio = tehtävät, tehtävien kesto, tekijät, aikataulu. Esimerkki. Tee vastaava omasta projektistasi

Sinun projektisi sovella M 2 projektin kustannukset. Tee exceliin hyvä mallipohja, joka sisältää ’kaikkia mahdollisia’ kustannuksia. Osa niistä jäänee tyhjäksi tässä M 2 projektissa § Projektin suorat kustannukset § § § § Palkat Sivukulut Laitehankinnat Materiaalit Alihankinnat Matkat, edustus, huvi Rahoituskulu … § Yleiskustannukset § § Tuotekehitys HR, taloushallinto, johto Pääoma Kiinteistö § Vuokra, sähkö, vesi, … § Tuottotavoite § ALV 28

Riskien hallinta on jatkuva prosessi projektissa Tunnista mahdolliset riskit ja listaa ne Arvioi kunkin vakavuutta, jos riski toteutuu, sekä todennäköisyys sille, että toteutuu. Kunkin riskin Kokonaisvaikuttavuus = Vakavuus * toteumistodennäköisyys Päätä, minkä tason riskeille teet riskin pienentämis-, poisto- tai ’jos toteutuu’-toimenpidesuunnitelman Tee edellä mainitut suunnitelmat sekä suunnitelman, miten seuraat riskilistaa jatkuvasti. 29

Sinun projektisi sovella M 2 projektissa riskilista § § Projektisuunnitelman yksi liite on riskilista Tee se exceliin Jaottelu sidosryhmäkohtaisesti Arvioi kutakin riskiä § § Toteutumistodennäköisyys TN (1. . 5) Vakavuus, jos toteutuu V (1…. 5) Kokonaisvaikuttavuus Kok. Vaik = TN * V Kirjaa riskin vähentämissuunnitelma, jos Kok. Vaik > X (pohdi, mikä on sopiva X) § Päivitä riskilistaa viikottain, voit vaikka ’piilottaa’ vanhentuneet riskit (jäävät talteen ja todennettaviksi) 30

Projektin viestintä § Projektissa on usein ainakin kahdenlaista viestintää: § Projektin sisäistä viestintää, erityisesti projektin etenemiseen liittyvää ’hallinnollista’ tietoa § Projektin ulkoista viestintää, joka sisältää esimerkiksi projektin tuotoksena syntyviä viestintäaktiviteetteja (esim. tilaisuuden mainostaminen valituille sidosryhmille) § Ulkoisen viestinnän aktiviteetit ovat usein samalla projektin vaihetuotteita § Projektin sisäistä viestintää on tyypillisesti esim. erilaiset projektikokoukset § Viestinnän osalta M 2 Projektissa viestintä on ohjeistettu erikseen 31

Projektipäällikkö on esimies, jonka keskeinen ohjauksen työkalu on monipuolinen viestinä johtoryhmä Muut sidosryhmät - Omistaja - Rahoittajat - Media - Palvelun lopullinen käyttäjä - Naapurit - …. ohjausryhmä projektipäällikkö Alihankkijat Kumppanit tavarantoimittajat esti s i y t i r sa e varten s i t k tää roje n i p t s n i e i Use yhmäv ava a r t s s 32 o a sid täv n i t s ie on v Projektihenkilöstö

Viestintäsuunnitelma yleisesti § Mitä – kenelle – milloin – mikä kanava § Ydinviestin luominen än ä t n i t es i v o Kats t projektin ä liittyv etit ite v i t k a ta s e l d moo § Miksi projekti on olemassa? Mikä on päämäärä ja mikä on tavoite? § Viestintäaktiviteetit sidosryhmäkohtaisesti § Sidosryhmäkäsitettä käytiin läpi ensimmäisellä tunnilla § Viestinnän suunnittelu <> viestinnän toteutus § § Myös puskaradion taitava käyttö edistää projektia! Viestintäsuunnitelma on projektisuunnitelmassa tai omana liitteenä Päivittyy jatkuvasti Projektipäällikkö seuraa toteutumista § Viestintäaktiviteetit aikataulusuunnitelmassa 33

Sinun projektisi sovella M 2 projekti: Riskien hallinta ja projektisuunnitelma § Projektisuunnitelmadokumentissa kerro periaatteet, miten projektissa seurataan ja hallitaan riskejä § Esim. ’projektipäällikkö seuraa jatkuvasti projektin etenemistä ja ennakoi tulevia haasteita ja riskejä sekä ylläpitää riskilistaa ’ § Riskilista on erillinen dokumentti esimerkiksi Excelissä § Riskejä kannattanee listata esimerkiksi sidosryhmittäin § Riskilistalta tulee poistaa riskit, jotka ovat vanhentuneet ja lisätä uusia riskejä ja niiden hallintasuunnitelma 34

Sinun projektisi sovella Projektin toteutus käynnistyy § Joskus aika veteen piirretty viiva § M 2 projektissa tulee projektisuunnitelmasta olla jokin versio, jonka opettaja katsoo (toimitus moodleen sovittavaan paikkaan aikataulussa) ja antaa palautteen § Projektisuunnitelmassa tulisi olla kerrottuna mm. miten projektiryhmä pitää yhteyttä, miten tehdyistä (ja tekemättömistä) töistä kerrotaan (myös tunti- ja muut kustannukset, jotta kustannuksia voidaan seurata), miten ja milloin kokoonnutaan esim. skype-kokoukseen jne. § Monimuotototeutuksessa yksi skype seurantakokous on pakollinen 35

Miten projektipäällikkönä pidät narut käsissä, kun projekti käynnistyy? Tilanneraportit ja muistiot Suunnitteluvaiheessa suunnitellaan, miten projektia ohjataan kun toteutus käynnistyy Opittiin… Kustannukset … Vrtuna sluun Projektin muutosten hallinta Projektin esisuunnittelu Projektin suunnittelu Päätös projektin käynnistämiseksi Projektin riskien hallinta Projektin ohjaus ja seuranta Projektin viestintä Projekti. Suunnitelman hyväksyminen Edistymisen raportointi Projektin laadunohjaus ja - varmistus Projektin toteutus Tuotekuvauk sia Loppu raportti Markki nointim ateriaal ia … Projektin osa/vaihetuotteita Projekti n tuotos 36

Esimerkki ohjauksen osana toimivista eri tasoista kokouksista! Huom! Kokoukset usein nettikokouksia, varmista osaamisesi työkalujen käyttöön! Projektin aloituskokous Toteutusryhmän kanssa seurantakokoukset Projektin päätöskokous Projektin ohjausryhmän kokoukset Projektin johtoryhmän kokoukset 37

Projektin seuranta ja ohjaus § Projektipäällikön tehtävänä on seurata, että projekti etenee suunnitellusti. § Seuranta perustuu siihen tapaan, joka on kirjattu projektisuunnitelmaan. Aikataulusta näkee mitä pitäisi olla tehtynä ja milloin § Seurantaan ja ohjaukseen liittyvät myös ennakointi, kustannusten seuranta ja riskien hallinta § Tilanteen seuranta perustuu esimerkiksi: § § Eri osapuolien kirjallisiin raportteihin Keskusteluihin toteutuksista vastuussa olevien kanssa Kokouksiin, joissa käydään läpi tilannetta SOVITAAN PÄÄOSIN PROJEKTISUUNNITELMASSA 38

Projekti päättyy – projektin analyysi § Jotta organisaatio ja tekijät oppisivat jokaisesta projektista, tulee projektista tehdä ’loppuraportti’ § Loppuraportin sisällössä voi olla esimerkiksi § Mitä uusia menetelmiä opittiin ja mitä voisi ottaa laajemmin käyttöön § Mitä opittiin asiakkaasta § Mikä yleisesti meni hyvin, missä on parannettavaa § Suunnitellut ja toteutuneet kustannukset ja projektin tuotokset § Pohdinta mistä mahdolliset eroavaisuudet johtuivat 39

Sinun projektisi sovella M 2 projekti: Loppuraportti § Tee projektin suunnittelun osiona projektillesi loppuraporttipohja § Ennen toteutettavaa tapahtumaa kerää siihen sillä hetkellä oleva tieto § Tapahtuman jälkeen käydään tuotoksen palautekeskustelu, jossa käydään läpi mm. tapahtuman laatua sekä projektiryhmän toimintaa § Ryhmäarviointikaava on moodlessa 40