Projektijohtaminen Aaltoyliopisto Kevt 2016 Juhani Kauhanen juhani kauhanenaalto

Projektijohtaminen Aalto-yliopisto Kevät 2016 Juhani Kauhanen juhani. kauhanen@aalto. fi copyright Juhani Kauhanen 2016

Esityksen tavoite o Antaa konkreettinen kuva hyvästä ja tehokkaasta kehittämisprojektityöskentelystä o Antaa työvälineitä ja ideoita menestykselliseen projektityöskentelyyn o Auttaa kehittämistyössä onnistumisessa copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin luonne o Kertaluonteista työtä o Tietyssä ajassa o Tietyllä organisaatiolla o Tietyn tuloksen aikaansaamiseksi copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektiorganisaatio o Rakennetaan tätä tehtävää silmällä pitäen o Organisaatio puretaan kun tehtävä on suoritettu o Ikään kuin oma ”tulosyksikkö” organisaation sisällä o Projektipäällikkö on tulosyksikön ”vetäjä” copyright Juhani Kauhanen 2016

Tavoitteena tietty tulos o Tavoitteellisuus o Toiminta keskittyy tuloksen aikaansaamiseen o Lopputulos määrittää suuressa määrin projektin onnistuneisuuden copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin tyypilliset piirteet o Tavoitteet o Elinkaari o Itsenäinen kokonaisuus (resurssit) o Ryhmätyöskentely o Vaiheistus o Ainutkertaisuus copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin tyypilliset piirteet (jatkuu) o. Muutokset o. Seurannaisperiaate o. Sisäinen tai ulkoinen tilaaja o. Sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät ja kumppanit o. Riski ja epävarmuus copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektityyppejä Aikaperusteiset o ”Normaalit” projektit o Pikaprojektit o Katastrofiprojektit Luonneperusteiset o Uudisprojektit o Ylläpitoprojektit copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektien kohteita (esimerkkejä) o o o o o Tutkimus- ja kehitystoiminta Johtamisjärjestelmän kehittäminen Organisaatiorakenteen muuttaminen Tietojärjestelmien kehittäminen Investoinnit Toiminnan kehittäminen (ml. laatu) Henkilöstön kehittäminen Henkilöstöjohtamisen prosessien kehittäminen Tuotannon ja tilojen järjestelyt Markkinointiponnistukset copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektien tavallisimmat ongelmat o Johtamis- ja organisointiongelmat (33%) o Epätäsmälliset tavoitteet (21%) o Projektihallinnan ongelmat (15%) o Henkilöstöongelmat (11%) o Muut (tekniikka, toimittajat jne) (20%) Lähde: Gunnar Selin copyright Juhani Kauhanen 2016

Lopputuloksen määrittämisongelma o o o Mitä käyttäjä tarvitsee Mitä käyttäjä haluaa Mitä hän kertoo haluavansa Miten häntä tulkitaan Mitä hänelle toimitetaan Huom! Tasojen väliset kuilut minimoitava copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin tulostavoitteet o. Lopputuloksen laatu (toimivuus, käyttäjäystävällisyys, vaikuttavuus, muunneltavuus) o. Aikataulu o. Kustannukset o. Imago (tuotot) copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin vaiheistus o o o o Projekti-idea, visio, tarve, ongelma Esiselvitys Projektin perustaminen Kick-off-tilaisuus Projektin suunnittelu Toteutus Testaus Hyväksyminen Ylläpidosta sopiminen Projektiorganisaation purkaminen Projektin päättäminen Arviointi Projektihenkilöstön palkitseminen copyright Juhani Kauhanen 2016

Esiselvitys o Toiminnalliset tavoitteet o Keskeiset ongelma-alueet o Tavoiteaikataulu o Kustannusarvio + rahoitus o Onnistumisedellytykset (riskit) o Lopputuotos o Projektiehdotus copyright Juhani Kauhanen 2016

Onnistuneen kehitysprojektin edellytykset Tahto Kyky Mahdollisuus Kurinalaisuus copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin johtaminen o Projektin perustaminen o Kick-off-tilaisuus o Projektin suunnittelu o Riskien arviointi o Työmäärien arviointi o Projektin ohjaus (johtaminen) o Raportointi ja tiedottaminen (sis. + ulk. ) copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin johtaminen (jatkuu) o Edistymisen seuranta o Muutosten hallinta o Laadun varmistaminen o Arviointi ja hyväksyminen o Projektin päättäminen o Projektihenkilöstön palkitseminen copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin perustaminen o o o o Aihealueen rajaus Projektin tehtävät Haluttu lopputulos Hyväksymiskriteerit Vastuut Resurssitarpeet (henkilöstö + raha) Toimintaympäristö Ohjaus ja muutostenhallinta copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin suunnittelu o Suunnitellaan miten lopputulos saavutetaan; tuloksena projektisuunnitelma o Projektin suunnittelu on eri asia kuin lopputuloksen sisällön suunnittelu copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektisuunnitelma o o o o Määrittely n n n Johdanto ja tausta Projektin tulostavoitteet Rajaus ja liittymät n Asettaja Organisaatio n n n Johto-/ohjausryhmä Projektipäällikkö Projektiryhmä n n Vaiheistus Aikataulu Toteutussuunnitelma Talousarvio + rahoitussuunnitelma Tiedotussuunnitelma Laadunvarmistus Arvioinnin suoritustapa ja arvioinnin suorittaja copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin organisointi o Asettaja o Johtoryhmä (5 - 7 henkilöä) o Projektipäällikkö o Projektiryhmä copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin asettajan tehtävät o Esiselvityksen pohjalta päättää projektin käynnistäminen o Nimetä johtoryhmä o Antaa riittävät resurssit projektille o Tukea projektia sen työskentelyn aikana copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin johtoryhmän tehtävät o Edustaa projektin asettajaa o Määrittää projektin ajalliset, tekniset ja taloudelliset tavoitteet o Nimetä projektipäällikkö o Hyväksyä projektisuunnitelma o Antaa projektille sen tarvitsemat resurssit o Tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset o Hyväksyä projektin tulos o Päättää projektin lopettamisesta o Arvioida projektin onnistumista o Palkita projektihenkilöstö copyright Juhani Kauhanen 2016

Johtoryhmän perustamisen periaatteet o Edustus keskeisistä sidosryhmistä, myös ylimmästä johdosta, yhteensä 5 – 7 jäsentä o Johtoryhmän tehtävät ja toiminnan periaatteet tulee määritellä käynnistysvaiheessa o Selvitetään muiden läheisten projektien olemassaolo ja kytkentä projektiin copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektipäällikön tehtävät o Johtaa projektisuunnitelman laatimista o Käynnistää projektiryhmän työskentely ja johtaa ryhmää o Valmistella johtoryhmän kokoukset o Ohjata ja valvoa projektiryhmän työskentelyä o Varmistaa projektiryhmän osaaminen o Antaa tarvittavat työvälineet o Huolehtia projektin dokumentoinnista o Johtaa loppuraportin laadintaa o Päättää projekti copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektiryhmän jäsenen tehtävät o Projektiryhmän jäseneltä edellytetään oman vastuualueen ammatillista hallintaa ja yhteistyökykyä o Jäsenen tehtävät: n Osallistua projektisuunnitelman laatimiseen n Suorittaa projektipäällikön antamat tehtävät laadukkaasti n Raportoida työn edistymisestä projektipäällikölle n Dokumentoida työn tulokset n Osallistua loppuraportin laadintaan n Noudattaa annettuja menettelyohjeita copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektiryhmän perustamisen periaatteet o Projektiryhmään valitaan 4 - 7 henkilöä, jotka edustavat projektin eri osa-alueita ja/tai henkilöstöryhmiä o Ryhmän jäsenten on oltava motivoituneita, yhteistyöhaluisia ja –kykyisiä o Jäsenten roolit on määriteltävä selkeästi copyright Juhani Kauhanen 2016

Kehittämisprojektien käynnistämisen haasteet Johdon tuen saaminen ja pitäminen Johtoryhmään valittavat henkilöt Projektiryhmään valittavat henkilöt Työmäärien arviointi Taloudelliset resurssit copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin riskien arviointi o Aiempien projektien kokemukset (loppuraportit) o Projektin riskien ja uhkien kartoitus ja läpikäynti johdon ja projektiryhmän kanssa o Riskianalyysi o Varasuunnitelmien laatiminen copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin kokouskäytännöt o Projektiryhmälle valitaan sihteeri o Kokousrytmi sovittu etukäteen o Kokouskutsussa ilmoitetaan aloitus- ja päätösajankohta o Päätös- vai keskustelupöytäkirja o Pöytäkirja toimitetaan välittömästi kokouksen jälkeen o Joka kokouksessa käydään läpi ed. kokouksen pöytäkirja o Kokouksissa toimitaan kurinalaisesti copyright Juhani Kauhanen 2016

Avainhenkilöiden sitouttamisen keinoja o Henkilökohtaiset keskustelut projektin tavoitteista heidän näkökulmastaan o Arvioidaan projektin vaikutus heidän vastuualueeseen o Pyydetään konkreettisia ehdotuksia projektin toteuttamiseksi o Sovitaan tiedottamistavat ja -kanavat copyright Juhani Kauhanen 2016

Kuinka johto osoittaa tukensa? o Osallistuu aktiivisesti kokouksiin ja tilaisuuksiin o Ottaa kantaa asioihin ja puhuu projektin tavoitteiden puolesta o Ilmaisee selkeästi projektin merkityksen organisaatiolle o Kuuntelee muiden näkemyksiä o Osoittaa projektille resursseja o Osoittaa aktiivisesti kiinnostusta projektin etenemiseen o Antaa palautetta copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin loppuraportti o Projektin yleiskuvaus o Projektin tavoitteet o Projektin onnistuminen o Projektiorganisaation toiminta o Lopputulos o Ylläpitovastuu o Arviointi copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin päättäminen o Loppuraportti o Onnistumisen arviointi o Projektihenkilöstön palkitseminen o Projektin päättymisestä tiedottaminen sidosryhmille o Päätöstilaisuus copyright Juhani Kauhanen 2016

Kehitysprojektin kriittiset menestystekijät o Muutostarpeen tiedostaminen ja hyväksyminen o Ymmärretyt ja hyväksytyt tavoitteet o Johdon tuki o Henkilöstön sitoutuminen projektiin o Projektin seuranta ja palautteen antaminen o Nopeat ja näkyvät tulokset copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin onnistumisen arviointi o Arvioinnin sisältö n Asetettujen tavoitteiden saavuttaminen n Vaikutukset muihin suoritusmittareihin n Aikataulussa ja budjetissa pysyminen n Eri henkilöstöryhmien kokema tyytyväisyys n Vaikutukset imagoon copyright Juhani Kauhanen 2016

Projektin onnistumisen arviointimenetelmät Alku- ja loppuanalyysi Tulosten kriittinen vertailu tavoitteisiin Kyselyt ja haastattelut (sidosryhmät) Itsearviointi (workshop, seminaari, palautetilaisuudet) n Ulkopuolisen suorittama auditointi n n copyright Juhani Kauhanen 2016

Lähteet o Kauhanen, Juhani: Henkilöstövoimavarojen johtaminen. Sanoma. Pro, 11. uudistettu painos 2012. Nyk. Talentum. o Kauhanen, Juhani: Esimies palkitsijana. Kauppakamari 2015. o Kettunen, Sami: Onnistu projektissa. WSOY 2003 o Lööw, Monica: Onnistunut projekti. Tietosanoma 2002. o Ruuska, Kai: Pidä projekti hallinnassa. 7. painos 2008. o Pelin, Risto: Projektihallinnan käsikirja 7. uud. painos 2011. copyright Juhani Kauhanen 2016