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La maîtrise des risques dans les EPLE : Un outil de pilotage et de management 09 septembre 2014

La maîtrise des risques dans les EPLE Un exemple de maîtrise des risques pour une activité de l’EPLE : « La gestion des fonds sociaux » Le risque : identifier ce qui est susceptible d’affecter ou de contrarier l’atteinte d’un objectif fixé par le chef d’établissement et son équipe L’objectif : assurer le versement de la somme adéquat au destinataire adéquat, dans le délai le plus rapide possible, tout en respectant la réglementation Pour se prémunir, avec une assurance raisonnable, de l'ensemble des risques encourus, l’établissement est appelé à bâtir un dispositif de maîtrise des risques. Cet outil de pilotage permet au chef d’établissement et à son équipe de s’assurer de l’atteinte de l’objectif fixé. 2

La maîtrise des risques dans les EPLE Un exemple de maîtrise des risques pour une activité de l’EPLE : « La gestion des fonds sociaux » La démarche : Evaluation périodique de l’activité Détermination et hiérarchisation des actions adaptées aux risques identifiés 2 3 Amélioration continue pour atteindre les objectifs fixés 3 1 Identification et hiérarchisation des risques de dysfonctionnement

La maîtrise des risques dans les EPLE Les fonds sociaux : Comment identifier et hiérarchiser les risques de dysfonctionnement de mon établissement ? Il s’agit de dresser le constat de la manière dont se déroule aujourd’hui la gestion des FS au sein de l’établissement et d’identifier tous les acteurs concernés. Cette analyse des risques doit être réalisée en équipe ceci afin d’assurer une dimension pédagogique et de valoriser les actions qui en découleront. Pour dresser une cartographie des risques propre à l’établissement, il est nécessaire de s’appuyer sur : - Les éventuels audits de la DRFIP - L’outil ODICé ordo-comptable - Le résultat de la réflexion du chef d’établissement et de son équipe sur la gestion actuelle des FS, depuis le versement des fonds par le rectorat jusqu’au bilan relatif à l’atteinte de l’objectif. 4

La maîtrise des risques dans les EPLE 1 – Fonds sociaux - Identification et hiérarchisation des risques de dysfonctionnement Mauvaise politique de communication et d’information auprès des familles 1 Méconnaissance de la nouvelle réglementation Communicatio n et information – inscription dossier Turnover important (formation personnel) Mauvaise traçabilité double courrier non conservé 2 Délibération de la commission des FS / Traitement des dossiers Dossiers incomplets (Avis d’imposition, Attestation CAF, RIB, …) Recommandations audit (procédure fonds sociaux non tracée) Facture non récupérée (aide directe versée à la famille) Non actualisation des éléments de calculs / critères d’attribution Fichier Excel défectueux … (calculs erronés) 5 Carence au niveau de l’archivage des pièces 3 4 Notification aux familles Mandats / versements aux famille Inadéquation des montants (la somme saisie ne correspond pas au PV) 5 Suivi / Bilan qualitatif et quantitatif Mauvaise traçabilité de l’utilisation des crédits (selon les financeurs)

La maîtrise des risques dans les EPLE 2 - Fonds sociaux Détermination et hiérarchisation des actions adaptées aux risques identifiés Risques identifiés Actions évoquées en réunion Mauvaise politique de communication et d’information auprès des familles 1. 2. 3. Diffusion du dossier sur le portail internet de l’établissement Etablir une liste des élèves qui ont retiré un dossier + Rappel des dossiers non revenus Nouvelle sensibilisation à la réunion de rentrée Dossiers incomplets / inadéquation des montants saisis avec le PV 1. 2. 3. Refaire éventuellement le formulaire d’aide individuelle pour le rendre plus lisible Dispositif de contrôles renforcés (contrôles mutuels) Réorganisation procédure et / ou service Turnover important + Recommandations audit 1. 2. 3. 4. Actualisation des fiches de poste Actualisation de l’organigramme fonctionnel Création d’une fiche de procédure « fonds sociaux » Formation interne ou externe Méconnaissance de la nouvelle réglementation 1. 2. Consultation sur internet des nouveaux taux de seuil de pauvreté Prendre connaissance des derniers textes réglementaires Fichier Excel défectueux 1. Créer une nouveau fichier ou adapter le fichier existant 1. 2. Conserver un double des courriers envoyés aux familles Créer un tableau avec le nombre d’élèves aidés et les montant alloués (selon financeurs) Récupération de la facture pour les aides versées directement aux familles Traçabilité / Archivage 3. 6

Année scolaire N-1 Exemple de plan d’action d’un établissement N° Thème Etape Risques 1 1 -Communication et information – inscription dossier 2 3 Mauvaise politique de communication et d’information auprès des familles Fonds sociaux Actions Responsable Action Diffusion du dossier sur le portail internet de l’établissement Secrétariat (Mme Castafiore) X Etablir une liste des élèves qui ont retiré un dossier + Rappel des dossiers non revenus Secrétariat (Mme Castafiore) X Nouvelle sensibilisation à la réunion de rentrée Chef d’établissement (M. Tournesol) T 3 T 4 Année scolaire N T 1 2 –Traitement des dossiers Dossiers incomplets Refaire éventuellement le formulaire d’aide Adjoint (M. Alcazar) 5 Hors processus – Recommandations DRFIP Mauvaise traçabilité du processus « fonds sociaux » Fiche de procédure Chef d’établissement (M. Tournesol) Contrôles renforcés Gestionnaire M. Rastapopoulos X Chef d’établissement (M. Tournesol) X Personnels de l’établissement X Fonds sociaux 4 - Mandats / versements aux famille inadéquation des montants saisis avec le PV 20 Bourses scolaires 1 -Communication et information – inscription dossier Mauvaise politique de communication et d’information auprès des familles 21 Voyages scolaires 1 -Organisation Absence de séparation entre la pédagogie et la gestion Nouvelle sensibilisation à la réunion de rentrée Chaque porteur de projet prend connaissance de la charte de gestion des projets de l'établissement T 3 T 4 X X 4 15 T 2 X X

La maîtrise des risques dans les EPLE Reporting pour le suivi des actions septembre Août Le reporting constitue un outil de pilotage stratégique dans la mesure où il doit permettre de mettre à jour la cartographie des risques Octobre Juillet Novembre Juin Décembre Mai • Faire un point sur les actions • Actualiser les objectifs si nécessaires • Compléter le plan d’actions de l’établissement Avril 8 Février Mars Janvier