ETAPY WDROENIE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO ZARZDZANIA DOKUMENTACJ Magdalena Sawicka

ETAPY WDROŻENIE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ Magdalena Sawicka 1

Etapy wdrożenia EZD Niżej rekomendowane ETAPY wdrożenia systemu EZD, jako podstawowego systemu kancelaryjnego, sposobu elektronicznego dokumentowania załatwiania i rozstrzygania spraw redukuje, a docelowo eliminuje prowadzenie papierowych teczek aktowych w podmiocie. Akta spraw kompletowane są w postaci elektronicznej (naturalne dokumenty elektroniczne, odwzorowania cyfrowe), a ewentualnie występujące w sprawie prowadzonej elektronicznie dokumenty w postaci papierowej są przechowywane w składzie chronologicznym. W przypadku Regionalnych Dyrekcji Ochrony Środowiska możliwość dokumentowania spraw w postaci elektronicznej musi zostać wprowadzona przepisami tj. instrukcją kancelaryjną, która powinna zostać zatwierdzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. 2

Etapy wdrożenia EZD I etap Testowe wdrożenie systemu EZD szkolenia pracowników angażowanie pracowników do testowania funkcji systemu, tworzenie procedur wewnętrznych 3

Etapy wdrożenia EZD II etap Produkcyjne uruchomienie systemu EZD jako narzędzia wspierającego system tradycyjny § 39. 2. IK Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: 1. prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; 2. prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji; 3. udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu; 4. przesyłania przesyłek; 5. dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej. Obsługa przesyłek – rejestracja przesyłek wpływających i wychodzących, generowanie pocztowych książek nadawczych; wykonywanie w systemie EZD pomocniczych czynności kancelaryjnych dla spraw prowadzonych papierowo: ◦ ◦ dekretacja, rejestracja spraw, przygotowanie projektów dokumentów, generowanie metryki sprawy, generowanie korespondencji wychodzącej. Etap ten pozwala pracownikom na wykorzystywanie systemu jako narzędzia wspierającego do prowadzenia prawdziwych spraw urzędowych, a także na wybór spraw, które zgodnie z IK będą mogły być w kolejnym etapie prowadzone wyłącznie elektronicznie. PROJEKT ZARZĄDZENIA 4

Etapy wdrożenia EZD III etap Rozpoczęcie dokumentowania spraw elektronicznie i uruchomienie składu chronologicznego Przed podjęciem decyzji o przejściu do etapu III koniecznym jest przeprowadzenie inwentaryzacji spraw pod kątem możliwości ich dokumentowania w postaci elektronicznej (przepisy prawne, rodzaj występujących dokumentów itp. ) i wprowadzenie przepisów nowej „elektronicznej” IK. Zachęcamy by wyjątki prowadzone w postaci papierowej były odwzorowywane równolegle w EZD, dzięki temu w systemie mamy dostęp do wszystkich spraw, możemy generować różnego rodzaju informacje, statystyki, sprawdzać terminowość załatwianych spraw, a przede wszystkim pracownicy dzięki temu bardzo szybko decydują się na dokumentowanie spraw wyłącznie elektronicznie. PROJEKT ZARZĄDZENIA 5

Etapy wdrożenia EZD IV etap Minimalizacja spraw prowadzonych w sposób tradycyjny, tj. w papierowych teczkach aktowych (które dodatkowo, pomocniczo są także odwzorowywane w systemie EZD) W etapie IV system EZD staje się podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw w podmiocie. W przypadku Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego redukcja wyjątków dokonywana jest co kwartał. PROJEKT ZARZĄDZENIA 6

Dokument w postaci papierowej jest przechowywany w składzie chronologicznym SCP Kompletowanie akt sprawy w teczce aktowy - postać papierowa Sprawy prowadzone elektronicznie EZD SCN SCW Sprawy prowadzone tradycyjnie w papierowych teczkach aktowych z wykorzystaniem EZD jako narzędzia pomocniczego Po 2 latach Archiwum Zakładowe 1. Rejestracja RPW, metadane 2. Rozdzielenie 3. Dekretacja SCP przesyłki w pełni odwzorowane SCN Przesyłki nie w pełni odwzorowane SCW Elementy akt Sprawy wytworzonych wewnątrz 2. Rozdzielenie 4. Rejestracja sprawy (sprawdzenie spisów spraw) 3. Dekretacja 5. Przygotowanie projektów pism (z ewentualną akceptacją) 4. Rejestracja sprawy 6. Akceptacje e-dokumentów przy wysyłce przez e. Puap 7. Korespondencja wewnętrzna 5. Kompletowanie akt w sprawie (notatki, Opinie, pisma, decyzje itp. ) 6. Akceptacje 8. E-korespondencja/korespondencja Wyj ątki r ejes trow 9. Możliwość prowadzenia metryki sprawy ane tk yją W 7. Korespondencja wewnętrzna Dokumentacja podlegająca rejestracji w RPW h yc ow in dz ie dz h ac w em có st iem D sy oz EZ ch dz do ny cu iu ski zen in nio ad w , w ow ne rty pr zo po ją w ad asz lega w. P np pod Nie 9. Metryka sprawy ro i p 8. E-korespondencja/korespondencja w R PW i koń - spr czon awy e z o obj - do pcją ęte „Sp k p r u zep wy raw isam kor ment a pr i prz zys ow owa ejśc tan anie dzo iow na p iem w y oza mi sys tec EZD tem zka ” ów ch a dz kto ied wy zin ch ow z ew ych ent ual nym

Etapy wdrożenia EZD Podsumowując, zachęcamy do wdrażania systemu EZD małymi krokami w następujących etapach: I. Wskazanie jako podstawowego systemu tradycyjnego, ze wskazaniem systemu EZD jako pomocniczego do następujących czynności: 1. prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; prowadzenia innych rejestrów i ewidencji; udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu; przesyłania przesyłek; dokonania dekretacji. 2. 3. 4. 5. II. II Wprowadzenie wyjątków elektronicznych - czyli klas w oparciu, o które będą prowadzone sprawy wyłącznie elektronicznie. III Wskazanie systemu EZD jako podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w podmiocie i „papierowych” wyjątków (np. akta osobowe). 8

Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD w terenowej administracji rządowej 9

Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD Przygotowanie szczegółowych przepisów wewnętrznych Zarządzenie do etapu II (Produkcyjne uruchomienie systemu EZD jako narzędzia wspierającego system tradycyjny) Zarządzenie do etapu III (Rozpoczęcie dokumentowania spraw elektronicznie i uruchomienie składu chronologicznego) Zarządzenie do etapu IV (Minimalizacja spraw prowadzonych w sposób tradycyjny tj. w papierowych teczkach aktowych / EZD systemem podstawowym) 10

O czym należy pamiętać ◦ ◦ Przed produkcyjnym uruchomieniem EZD należy zgłosić zbiór danych osobowych systemu EZD do GIODO Wydać pracownikom upoważnienia do przetwarzania danych osobowych Wydać wewnętrzne zarządzenia regulujące zasady w zakresie czynności kancelaryjnych Opracować wewnętrzne procedury, uszczegóławiające zasady kancelaryjne 11

Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD Przygotowanie procedur wewnętrznych uszczegóławiających proces zarządzania dokumentacją w podmiocie z uwzględnieniem m. in. : Procesów „obiegu dokumentacji” (w postaci papierowej i elektronicznej) Zasad funkcjonowania punktów kancelaryjnych Zasad funkcjonowania i obsługi składu chronologicznego Postępowania w trakcie awarii (systemu, serwerów, prądu itp. ) Zasada dzielenia dokumentów na dot. spraw papierowych i elektronicznych Zasady obiegu korespondencji wewnętrznej 12

Dziękuję za uwagę i zapraszam do współpracy! Magdalena Sawicka 13