Een evenement organiseren in Gent Handleiding voor studenten

Een evenement organiseren in Gent Handleiding voor studenten 25 september 2020

Inhoudstafel > Inname openbaar domein – Digitaal aanvragen – Be prepared – Extra documenten – Aanvragen bij externen – Security - sfeerbeheer – Flyeren - plakken > Event op privaat domein of een mobiele activiteit – Melden bij politie – Aanvraag afwijking geluidsnorm > Ondersteuning – Financieel – Logistiek Student in Gent 25 september 2020 2

Inname openbaar domein

Digitaal aanvragen • Hou rekening met de aanvraagtermijnen! > Groot impact op openbaar domein en coördinatie met veiligheidsdiensten vereist? = aanvraag minimum 3 maand op voorhand > Kleinere events? = minimum 6 weken op voorhand > Aanvraag en inplantingsplan digitaal indienen Wat heb je nodig: Identiteitskaart, pincode en e-id lezer Zolang je de aanvraag niet verzendt, kan je wijzigingen aanbrengen, jouw aanvraag wordt bewaard. > Vragen over de inname: 09 323 63 93 of iod@stad. gent Student in Gent 25 september 2020 4

Be prepared • Hou deze documenten klaar om toe te voegen > Eventueel draaiboek of programma > Aanvraag afwijking geluidsnorm (˃ 300 bezoekers) > Inplantingsplan > Aanvraag aansluiting op elektriciteit Stad Gent Bereid je voor op vragen over de locatie, mobiliteit, geluid, infrastructuur, catering en verkoop! Voor het occasioneel schenken van gedistilleerde (sterke) dranken, is de toelating van het college van burgemeester en schepenen nodig. Duid dit aan in het aanvraagformulier IOD. Student in Gent 25 september 2020 5

Extra documenten afhankelijk van type event > Programma (bij meerdaagse evenementen) > Afvalplan (˃ 100 bezoekers verwacht) > Veiligheidsdossier op vraag van de veiligheidsdiensten > Geldige keuringsattesten voor gas en/of elektriciteit bij het plaatsen van een foodtruck > Aanvraag voor materiaal van het Uitleenpunt feestmateriaal > Bewonersbrief Deze documenten kan je achteraf nog versturen naar iod@stad. gent Student in Gent 25 september 2020 6

Aanvraag bij externen Licentie SABAM aanvragen Online aangifte billijke vergoeding minimum 5 dagen op voorhand Aansluiting op waternet: FARYS Verzekering nagaan! Iedereen die bij organisatie event betrokken is, kan aansprakelijk gesteld worden voor het veroorzaken van schade bij derden. – Reguliere werking = groepspolis burgerlijke aansprakelijkheid (BA) × Materiële schade × Lichamelijk schade – Buiten reguliere werking = bijkomende verzekering BA × Af en toe: dagverzekering afsluiten/evenementenpolis × Regelmatig: op jaarbasis BA exploitatie of uitbating afsluiten > > Student in Gent 25 september 2020 7

Aanvraag bij externen Verzekering via het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk – Intekenen op een verzekering die naast BA ook rechtsbijstand en ongevallen verzekerd – Gratis voor 100 vrijwilligersdagen per jaar – Vervangt jaarverzekering niet, kan ingeschakeld worden bij activiteiten waar je beroep doet op extra vrijwilligers – Verzekering tegen ongevallen – Heb je als organisator betaald personeel in dienst, dan ben je verplicht een verzekering tegen arbeidsongevallen af te sluiten. Student in Gent 25 september 2020 8

Security - sfeerbeheer 4 mogelijkheden > Niet verplicht: verantwoordelijke organisatie > Vrijwilligers: verschillende voorwaarden – Samengesteld uit eigen leden of aanwijsbare band met organisatoren – 10 dagen voor event melden (namen, RRN en adres) aan burgemeester via cpv@politie. gent. be – Persoonscontrole, verkeersbegeleiding (parking) – Gratis (geen vergoeding ontvangen, ook niet in natura) – Max 4 maal per jaar sfeerbeheer inschakelen – Controle van kledij en goederen, slechts na toestemming van burgemeester Student in Gent 25 september 2020 9

Security - sfeerbeheer > Erkende bewakingsfirma: melden aan cpv@politie. gent. be – 10 dagen voor event melden (+ namen van personen die kledij en handbagage checken, RRN en adres) aan burgemeester via cpv@politie. gent. be > Combinatie vrijwilligers – bewakingsfirma Student in Gent 25 september 2020 10

Flyeren - plakken • • FLYEREN > Opruimplicht binnen een straal van 100 meter > In de hand geven > Aangifte flyeren 5 dagen voor verspreiding (min 38 euro) > Zadelhoezen plaatsen op fietsen is verboden! PLAKKEN > Enkel op de voorziene aanplakborden > Niet overplakken (tenzij event voorbij is) > 1 affiche per event enkel op de voorziene aanplakborden > Hou je je niet aan deze regels: administratieve boetes (60120 euro) + eventuele kosten voor verwijderen affiches Student in Gent 25 september 2020 11

Event op privaat domein of een mobiele activiteit

Melden bij politie Ook een event op privaat terrein moet steeds gemeld worden aan de politie! > via het meldformulier van de politie. Ook wanneer je een mobiele activiteit organiseert zoals bijvoorbeeld een stoet, betoging, wieler- of wandeltocht heb je de toestemming nodig van de politie. Je kan de toestemming aanvragen via hetzelfde meldformulier. • Aanvraag afwijking geluidsnorm Aanvraag formulier invullen en mailen naar milieuenklimaat@stad. gent Student in Gent 25 september 2020 13

Ondersteuning Financieel

Subsidies • • Alles Kan! Of toch bijna… Wijk aan Zet Student in Gent • • Buurt Beweegt Gezond Klimaatproject • • Sportief event Artiest zoekt feestneus 25 september 2020 15

Ondersteuning Logistiek

Uitleendiensten > Uitleenpunt Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren – Podiumelementen, brandblussers, lichtset, … – Afhalen op Wiedauwkaai 49 A – Aanvraagformulier: uitleenpunt@stad. gent > Provincie Oost-Vlaanderen – Centraal magazijn, Kapiteinstraat 55 – http: //webshop. uitleen. gent. oost-vlaanderen. be/ > Sport Vlaanderen: sportmateriaal Student in Gent 25 september 2020 17

Zalenzoeker • • Op zoek naar een zaal? Bekijk hier het aanbod stadszalen van de Dienst Cultuur, Ontmoeten & Verbinden, Historische Huizen en de zalen in het gebouw van de Jeugddienst. Student in Gent 25 september 2020 18

Veel succes met de organisatie Anneke Vanden Bulcke anneke. vandenbulcke@stad. gent • Een evenement organiseren in Gent, een handleiding voor studenten