Evenementen organiseren Hoofdstuk 3 De opdracht Zelf doen

Evenementen organiseren Hoofdstuk 3 De opdracht

Zelf doen of uitbesteden? § Als initiatiefnemer een bedrijf is, of b. v. een stichting § Antwoord hangt af van: – omvang en ingewikkeldheid – benodigde tijd en medewerkers – talent in huis, kennis van de markt? – risico’s § Effectiviteit: kwaliteit vergelijken © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 2

Zelf doen of uitbesteden? § Mogelijke voordelen uitbesteden – bureau kan creativiteit inbrengen – kan goedkoper inkopen – leereffect voor de eigen organisatie – geen verstoring van het normale werk § Mogelijke nadelen – kosten – minder leereffect dan bij zelf doen – je kent het bureau nog niet © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 3

Uitbesteden § Soorten evenementenbureaus – evenementenbureau – creatiebureau (nadruk op concept) – productiebureau (nadruk op technische kant) – incentivebureau (reiswereld) – congresbureau (ook seminar, cursus) – sprekersbureau – artiestenbureau – ticketbureau – leveranciers (catering, theaterbureau, vervoersbedrijf) © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 4

Bureau kiezen § Zoeken bij brancheorganisaties – IDEA, CLC-VECTA, VVEM § Misschien keurmerk § Website: portfolio analyseren § Vakbladen bijhouden § Selecteren – financieel solide – goede track record – capaciteit © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 5

Bureaupitch § Bureaucompetitie – vraag 2 of 3 bureaus om concept en offerte – onbetaald of (gedeeltelijk) vergoed § Stap 1: briefing – info opdrachtgever: marketing, doelstelling evenement, boodschap, doelgroep, wensen, budget § Stap 2: – presentatie door bureau, met offerte (prijs en kwaliteit) § Stap 3: winner takes all © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 6

Offerte § aanbod van goederen of diensten § met leveringsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden § Vaste offerte: schept verplichtingen – geldigheidsduur § Btw: – voor zakelijke klanten excl. btw met vermelding – voor particulieren + niet btw-plichtige organisaties incl. btw © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 7

Kostencalculatie § Gesloten – inkoopprijs per post, vermeerderd met opslag voor bureaukosten en winstpercentage § Open – werkelijke inkoopprijzen – uurtarief bureau – overhead – winstpercentage (of: werkelijke inkoopprijzen plus vast bedrag) © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 8

Acquisitie § Accountmanager evenementenbureau – opdrachtgevers werven en vasthouden § Hoe? – goede portfolio – laat je zien in vakbladen en op vakbeurzen – netwerken, op de hoogte blijven § Goed verkoopargument, meedenken met de klant – hoe kun je de communicatiemix van de klant versterken? © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 9

Acquisitie § Hoe kunnen evenementen de communicatiemix versterken? – publiciteit – effect op naamsbekendheid, imago – direct contact met relaties – loyaliteit – database vullen voor direct marketing © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 10

Sponsorwerving § Accountmanager stichting of vereniging: – sponsors en subsidie werven § Sponsoring: – een onderneming betaalt mee, in ruil voor promotie § Bartering: sponsoring in natura § Zoek bijpassende sponsors: longlist § Uitzeven: shortlist – kernwaarden, wat kunnen we bieden, contactpersoon © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 11

Sponsorpitch § Brief met voorstel § Nabellen (pitch goed in je hoofd) § Presentatie (beeldend), ook als handout – inhoud en doel evenement – doelgroep: zelfde als deze onderneming – communicatieplan – welke vormen van promotie en publiciteit kun je bieden? § Doel: sponsorcontract © 2015 Kees Benschop en Academic Service, Den Haag Evenementen organiseren – Hoofdstuk 3 12