CERTIFICACION DE FIRMAS Inspeccin de Protocolos Consultas y

CERTIFICACION DE FIRMAS Inspección de Protocolos Consultas y observaciones más frecuentes Coordinación: Departamento de Inspección de Protocolos Escribana Elsa L. ROSIN de ALLLENDE Organiza: Comisión de Capacitación 02 de junio de 2010 1 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

DEPARTAMENTO DE INSPECCION DE PROTOCOLOS Taller : “Consultas y observaciones más frecuentes sobre CERTIFICACION DE FIRMAS ” * Los tres sistemas de Certificación de Firmas * Observaciones más frecuentes. * Art. 1002 del Código Civil * Anulación de las Actas * Falta de Foja de Certificación * Falta de espacio * Uso por el subrogante 2 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

Los tres sistemas de Certificación de Firmas Escritura pública Sistema de Libro de Requerimientos Sistema de Fojas Movibles 3 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

Escritura pública Cuando el Requerimiento se efectúa en forma protocolar, el “Acta de Certificación” deberá contener los datos de identidad exigidos por el art. 1. 001 del Código Civil para las escrituras públicas. Las Certificaciones se expiden en Primera o ulterior Copia Mecanografiada en Fojas de “Actuación Notarial” Ley 404 – Serie “N” Fotocopiada con la Foja de “Concuerda” Ley 404 – Serie “C” La Nota de Expedición de copia necesariamente debe llevar la numeración preimpresa de las Fojas de Actuación Notarial utilizadas 4

Sistema de Libro Reglamento de Certificación de Firmas e Impresiones Digitales (Texto adecuado y ordenado con las modificaciones vigentes al 27 -09 -2006, aprobado por Acta de Consejo Directivo Nº 3544 del 25 -10 -2006) Los requerimientos se formalizarán necesariamente por actas, que deberán extenderse en el Libro de Requerimientos que, para el caso, proveerá el Colegio de Escribanos. Las Certificaciones se expiden en: Foja de “Certificación de Firmas” Ley 404 – Serie “F” y ANEXO de “Certificación de Firmas” Ley 404 – Serie “F”: Son Fojas Verdes con texto preimpreso solo en anverso 5

Sistema de Fojas Movibles Reglamento para la Certificación de Firmas (Texto adecuado y ordenado con las modificaciones vigentes al 27 -09 -2006, aprobado por Acta 3544 del 25 -10 -2006) Los requerimientos se formalizarán en las hojas especiales que, a tal fin, expenderá el Colegio de Escribanos. Las Certificaciones se expiden en: “Acta de Certificación de Firmas” Ley 404 – Serie “R”: y ANEXO de “Acta de Certificación de Firmas” Ley 404 – Serie “R”: Son Fojas Azules sin texto preimpreso. 6

OBSERVACIONES FUNDAMENTACION LEGAL Sistema de Fojas Movibles Sistema de Libro Error en fecha Falta dato de requirente Falta acreditar la identidad del requirente en los términos del art. 1002 del C. C. Falta foja de certificación inutilizada en acta anulada Falta acreditar representación invocada Art. 7 Art. 11 inc. c Art. 11 inc. d Art. 7 Art. 19 inc. d Art. 19 inc. e Art. 20 Art. 8 Falta salvar correcciones Falta número de dominio o motor en certificación relacionada con automotor Extravío o deterioro Art. 22 Art. 11 inc. h Art. 11 Art. 19 in fine del Libro Art. 8 de las Fojas de certificación Art. 18 in fine Art. 13 Art. 19 inc. f Guarda y conservación Seis años (Vencidos los plazos establecidos será facultad del contados desde el día contados desde el 1º de escribano continuar conservando los Libros o Actas o siguiente de la última acta enero del año siguiente al entregarlos al Colegio de Escribanos para su (Resol. C. D. Acta 2695 del de la fecha de la última destrucción, la que sólo podrá ser realizada por éste) 27 -06 -90) acta contenida en cada tomo Art. 13 Falta de encuadernación o espiralado Art. 12 y 13 7 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

Reglamento del Libro de Requerimientos Art. 11. - Las actas de requerimiento deberán contener: . . . Inc. c) Nombre y apellido, tipo y número de documento de identidad exhibido ‑tratándose de cédula de identidad, autoridad que la expidió‑ y domicilio del requirente. Inc. d) Acreditación de la identidad del requirente en los términos del artículo 1002 del Código Civil. Si se aplicare el medio de identificación previsto en el inciso c) de dicho artículo, las reproducciones certificadas de los documentos de identidad deberán conservarse en la forma que determine el certificante, por igual plazo al establecido para la conservación de los libros de requerimiento. La certificación de la reproducción no requerirá extenderse en foja notarial. Art. 18. - Las certificaciones deberán contener: . . . Inc. d) Acreditación de la identidad del requirente en los términos del artículo 1002 del Código Civil y la atestación de que la o las firmas o impresión digital fueron puestas en presencia del escribano. 8 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

Reglamento de Hojas Movibles Art. 19. - El acta de requerimiento deberá contener: . . . Inc. d) nombre y apellido, tipo y número de documento de identidad exhibido ‑tratándose de cédula de identidad, autoridad que la expidió‑ y domicilio del requirente. Inc. e) Acreditación de la identidad del requirente en los términos del artículo 1002 del Código Civil. Si se aplicare el medio de identificación previsto en el inciso c) de dicho artículo, las reproducciones certificadas de los documentos de identidad deberán conservarse en la forma que determine el certificante, por igual plazo al establecido para la conservación de los libros de requerimiento. La certificación de la reproducción no requerirá extenderse en foja notarial. Art. 21. - Las certificaciones contendrán. . . Inc. d) Acreditación de la identidad del requirente en los términos del artículo 1002 del Código Civil. 9 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

Art. 1002 del Código Civil : La identidad de los comparecientes deberá justificarse por cualquiera de los siguientes medios: a) Por afirmación del conocimiento por parte del escribano b) Por declaración de dos testigos, que deberán ser de conocimiento del escribano y serán responsables de la identificación c) Por exhibición que se hiciere al escribano de documento idóneo. En este caso se deberá individualizar el documento y agregar al protocolo la reproducción certificada de sus partes pertinentes. 10 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

CERTIFICACION DE FIRMAS Anulación de las Actas firmadas por desistimiento del requirente Libro: Art. 20: En caso de anulación del acta por error o desistimiento del requerimiento, se deberá inutilizar una foja de actuación especial, la que, constancia del acta que se anuló, deberá ser incorporada a la misma. . Fojas Movibles: Art. 8: Cuando por desistimiento del requirente o por cualquier otra causa, debiere dejarse sin efecto el acta, el escribano procederá a consignar la razón mediante nota al pie con su firma y sello. Anulará y dejará adherida a dicha acta la hoja de certificación que le corresponda. 11 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

FALTA DE HOJAS DE CERTIFICACIÓN DE FIRMAS En el supuesto que los escribanos que certifican firmas por requerimiento formulado en el libro respectivo carecieren de la hoja u hojas necesarias para ello -si no optaren por documentar el requerimiento y la certificación en escritura-, podrán instrumentar la certificación en hojas adquiridas el primer día hábil siguiente al de la formalización del acta de requerimiento, dando cumplimiento a los siguientes requisitos: a) Mantener bajo su guarda el instrumento privado en el que se estamparon las firmas a certificar. b) Hacer constar en el acta de requerimiento la fecha en que se efectúa la certificación. c) Hacer constar en la certificación de las firmas, que debe estar datada en la fecha en que la misma se confecciona, la fecha en que se efectuó el acta de requerimiento. (Aprobado por Acta Nº 3493 del 21/09/05) 12 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

5 junio 2009 NOTA: Se deja constancia que la certificación se expidió con fecha 6 de junio de 2009 13 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

6 junio 2009 10 1 del 5 -6 -09 NOTA: Se deja constancia que las firmas han sido puestas en mi presencia simultáneamente en el Acta del Libro y en el documento, con fecha 5 de junio de 2009 14 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

CERTIFICACION DE FIRMAS Falta de espacio Libro: Art. 10: . . . si por la cantidad de requirentes se excediese el espacio disponible en cada acta, los restantes requerimientos podrán efectuarse en dos o más actas sucesivas. . . Fojas Movibles: Art. 14 “in fine”: . . . El requerimiento podrá formalizarse en una o más actas según el número de requirentes. La misma solución debe adoptarse cuando falta espacio para consignar la personería 15 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

Uso del Libro o Fojas Movibles por el escribano subrogante Libro: Art. 6° - Cada escribano deberá tener su propio libro, no pudiendo compartirlo, aun cuando se trate de titular o adscriptos de un mismo registro. En los casos en que un escribano se encuentre en uso de licencia, el escribano interino-alterno designado para reemplazarlo puede utilizar el Libro de Certificaciones de Firmas de quien se halla en uso de licencia, dejando expresa constancia de que lo hace en carácter de interino, tanto en el acta como en la foja de certificación, como así también que la imputación de compra de fojas que éste realice con la citada aclaración se efectuará para el titular en uso de licencia. . . Fojas Movibles: Art. 9º- En los casos en que un escribano se encuentre en uso de licencia, el escribano interino-alterno designado para reemplazarlo puede utilizar las hojas especiales de quien se halla en uso de licencia, dejando expresa constancia de que lo hace en carácter de interino, tanto en el acta como en la foja de certificación, como así también que la imputación de compra de fojas que éste realice con la citada aclaración se efectuará para el titular en uso de licencia 16 Colegio de Escribanos de la Ciudad de Bs. As.

SICODONO Causas posibles de rechazo • Los datos citados en las hojas, no corresponden con los registrados en este Colegio. • Fojas anteriores al año 93´ (los registros no tienen consulta para estas fechas) • Error en la fecha (Ej. Se compro el 4/8/05 y el documento tiene fecha 3/8/05) • Error en la consulta del Registro • La fecha que esta en el documento, coincide con la licencia del escribano. • Compra de las Fojas por el Adscripto y es utilizada por el titular del Reg. • Compra de la fojas por el titular del Reg. y es utilizada por el interino a cargo • Consulta s/Fojas OK. El error surge cuando se carga la legalización (no hay sistema para las fechas anteriores al 99´) • El sistema de las obleas en tesorería se implemento a mediados del 2002. • Entrega de las fojas originales, lo cual pudimos observar que son Apócrifas. • Compra de Fojas por otro escribano con misma dirección y apellido; distinto numero de registro (en foja de certificación de firmas) 17