Afdeling in de steigers Jan Kappers 6 9

Afdeling in de steigers… Jan Kappers 6 -9 -2017

§ Ontstaan afdeling § Onderzoek TG § Nieuwe organisatie § Planning

§ Kostprijsdekkend – geen verkapte of indirecte subsidies § Zoveel mogelijk in regie – aansluitend op de nieuwe Haarlemse organisatie § Zowel gebouwen als gronden § Risico’s in beeld en beheersmaatregelen op orde § Slanke en professionele organisatie g o N ? l e e u t ac

§ Onderhoud / Technisch Beheer § Commercieel / administratief Beheer § Portefeuillemanagement § Accountmanagement § Projectmanagement

§ Op vijf ‘ontwikkellijnen’ is verbetering te bereiken: § Bedrijfsvoering § Vastgoedinformatie § Organisatie inrichting § Regie-uitwerking § Inrichtingsprincipes § Zet dit uit in de tijd en hou rekening met extra benodigde tijdelijke capaciteit. § Op twee plekken in de organisatie is structureel extra capaciteit noodzakelijk: § Financiële functie / Vastgoedeconomie § Verkoopopgave

Organisatie van vastgoed binnen de gemeente nog niet op beoogd niveau Wat hindert? Beschikbaarheid van bedrijfsvoeringinformatie Capaciteitsinzet Naleving inrichtingsprincipes en rolinvulling - Vastgoedinformatie moeilijk toegankelijk - Rolscheiding wordt niet juist nageleefd - Vastgoedinformatie voor tactisch/strategische vraagstukken ontbreekt - Onvoldoende in regie - Beperkt zicht op ontwikkelingen en huisvestingsopgave - Verkoopproces vergt veel tijd en energie. - Invulling opdrachtgeverschap - Verkoop gaat langzamer Portefeuille is omvangrijker dan beoogd - Financiële stromen (o. a. KPDH) zijn niet optimaal ingericht - Beperkte automatisering/ standaardisering in (operationele) werkprocessen Oorzaken Afdeling Vastgoed 1. Bedrijfsvoering - Informatie/rapportage - Functies Afdeling Vastgoed 2. Vastgoedinformatie - Vullen - ICT - KPDH Afdeling Vastgoed 3. Organisatie inrichting - Beleidsgerichte account (accountmanagement) - Verkoopteam - Opdracht VG-projecten Afdeling Vastgoed 4. Regie uitwerking - Contractering; contractmanagement - Doorontwikkelen - Verbreding Gemeentebreed 5. Inrichtingsprincipes - Financieel (subsidiesturing; verkapte subsidie) - Rolinvulling - Accommodatiestrategie

Benodigde tijdelijke inzet voor transitie-opgave** 1. 2. Bedrijfsvoering Vastgoedinformatie Benodigde additionele structurele inzet** Taak beleggen in huidige formatie afdeling Vastgoed X X Applicatiebeheerder X Verkoopopgave X Project opdrachtgeverschap X X 4. Contractmanager (i. v. m. regie) X X 5. Financieel vastgoed X 3. *Inzet in tijd, mensen of formatie **Binnen afdeling Vastgoed of een andere plaats binnen de gemeente X X

§ Waarom zijn we nodig?

S T O § Beleid bepaalt § Vastgoed faciliteert § Samen is het doel maatschappelijke waardecreatie Vastgoed stelt vastgoed beschikbaar

Portefeuille management - Investeringen, aan- en verkoop - strategische plannen - vastgoedperformance / benchmarking Projectmanagement - advisering - bouwmanagement - begeleiding Accountmanagement - Aan- en verhuur - klantrelaties - vastgoedinfo Administratief, Juridisch en Financieel Beheer - aan- en verhuur - Klantrelaties Vastgoedinfo Beschikbaar stellen vastgoed Technisch Beheer - Onderhoud - Duurzaamheid - wet- en regelgeving

Vastgoed Haarlem staat voor: Zorgdragen voor een toekomstbestendige vastgoedportefeuille voor partijen die bijdragen aan gemeentelijke doelstellingen

Strategisch Tactisch Operationeel Portefeuillemanagement Bestuur Vastgoed & Beleid Assetmanagement Vastgoed Propertymanagement Vastgoed / Facilitaire organisatie / Huurders

§ Technisch Beheer § Bouwprojectmanagement & Projectbegeleiding § Administratief, Juridisch en Financieel beheer § Account- & Portefeuillemanagement § Verkoop § Ondersteuning functie

Verkoopteam Portefeuillemanager Afd. Manager Vastgoed Haarlem Accountmanagers Vastgoedbeheerders: Juridisch Beheer en Financieel/Administratief Beheer Technisch Beheerders Coördinator Technisch Beheer Projectbegeleiders Administratieve Ondersteuning Vastgoedeconoom Secretaresse

§ Organisatie wordt nu opgebouwd – Najaar 2017 § Vastgoednota aan raad aanbieden – rond kerst 2017/begin 2018 § Financiele structuur nader uitwerken en met raad afstemmen – april/mei 2018