1 Introduktion Covid19 Ett skert Chalmers fr vra

1 Introduktion

Covid-19 Ett säkert Chalmers för våra studenter: Riktlinjer vårterminen 2021 • Vår hybridmodell för utbildning håller för ett varierande smittläge över tid • Ökad kontakt mellan lärare-student och student • När möjligt: Öka inslag av närvaro på campus i undervisningen • Internationella studenter som påbörjat sina studier på distans behöver infinna sig på campus • Utbytesstudier under vissa förutsättningar • Beslut kan ändras vid förändrade förutsättningar 2 2021 -03 -08

Covid-19 Ett säkert Chalmers för våra medarbetare: Riktlinjerna ligger kvar • Personal som behöver vara på plats på campus för att forska, undervisa, stödja undervisningsverksamheten, eller har andra arbetsuppgifter som inte kan utföras på distans, behöver kunna arbeta tryggt på campus. • Därför ska övriga medarbetare i möjligaste mån även fortsatt arbeta hemifrån. 3 2021 -03 -08

Åtgärder för att klara Chalmers utbildningsuppdrag under covid-19 och Ei. B • Mobilisera alla de lärarresurser som finns på Chalmers • Akut brist av lärarkapacitet i vissa miljöer behöver identifieras för att åtgärdas • Takten behöver öka i det redan påbörjade arbetet med att effektivisera och omfördela utbildningsuppdraget • Externfinansierad fakultet och forskningsingenjörer med relevant erfarenhet ges möjlighet att undervisa studenter på grund- och avancerad nivå • Doktorander kan som regel delta i undervisningen upp till 20% Åtgärder på längre sikt: • Samläsningen utökas och antalet snarlika varianter av samma kurs minskas • Organisationen av utbildningsprogrammen effektiviseras 4 2021 -03 -08

Ekonomi i balans 2022

En utmanande resa med fokus på ett fortsatt framgångsrikt Chalmers • Ekonomi i balans 2022: Resultatförbättrande åtgärder på minst 250 miljoner kronor jämfört med 2019 års nivå • Olika delar av Chalmers verksamhet befinner sig i olika faser av förändringsarbetet – vi möter olika utmaningar • Vi behöver leverera mer med begränsade resurser 6 2021 -03 -08

Ekonomi i balans 2022 Fyra arbetspaket 7 Arbetspaket 1 Chalmers totala verksamhetsstöd inklusive biblioteket Arbetspaket 2 Utbildning, forskning och nyttiggörande vid Chalmers institutioner Arbetspaket 3 Lokalkostnader Arbetspaket 4 Övriga Chalmersövergripande resultatförbättrande åtgärder 2021 -03 -08

8 Arbetspaket 1

Leverans 2 från arbetspaket 1 inlämnat 1 november (bild 1 av 2) Underlag för ett effektivt verksamhetsstöd inklusive biblioteksverksamhet 120 MSEK • Leveransen är arbetsmaterial till arbetsbristförhandlingar och fortsatt Ei. B-arbete – besluten som fattas kommer diarieföras Uppdrag AP 1 • Inlämnat arbetsmaterial i leverans 1 och 2 innebär samlat en kostnadsnivåsänkning på 120 MSEK jämfört med utfall 2019, i enlighet med uppdraget Kostnadsnivåsänkning realiserad 2020 30 MSEK AP 1 leverans 1 20 MSEK AP 1 leverans 2 2020 9 2021 2022 2021 -03 -08

Leverans 2 från arbetspaket 1 inlämnat 1 november (bild 2 av 2) • Följande organisatoriska förändringar är samverkade och beslutade: • Avdelningarna PPK, OSS och Ledningsstöd samorganiseras till en ny avdelning • Funktionen AV-service flyttar från Serviceavdelningen till IT-avdelningen • Tentamensadministration flyttar från Serviceavdelningen till Student- och utbildningsavdelningen • Biblioteket kvarstår som en del av CLS • Verksamhetsstöd kommer även fortsättningsvis vara organiserat såväl lokalt som centralt. • Rollen administrativ chef finns fortsatt kvar organiserad under prefekt. • En operativ grupp formeras med mandat att realisera besparingar inom ekonomiadministration lokalt och centralt, genom bland annat förenkling av arbetssätt och ekonomisk rapportering 10 2021 -03 -08

Etablering av en operativ grupp med mandat att realisera besparingar inom ekonomiadministration Uppdrag från rektor: • Förenkla och skapa enhetlig ekonomiadministrativ hantering för effektivitet och ökad kvalitet • Översyn av hur interna strukturer kan förenklas för att skapa förutsättningar för effektiviseringar av ekonomiadministrationen • Identifiera områden och operationalisera åtgärder för en kostnadssänkning med minst 12 MSEK till utgången av 2022 11 • Gruppering utsedd: • • • Tommy Bothin, chef Chalmers verksamhetsstöd Per Setterberg, ekonomichef Charlotte Wiberg, prefekt Rikard Söderberg, prefekt Charlotte Althin, administrativ chef Karin Ryrberg, administrativ chef Tony Ottosson Gadd, PPK, uppdragsledare Externa rådgivare/benchmarking med andra lärosäten Referensgrupp från ekonomiadministrationen 2021 -03 -08

Arbetspaket 1 går in i nästa fas • Projektgruppens uppdrag är nu slutfört och linjeorganisationen har implementationsansvar • Arbetsbristförhandlingar som berör Chalmers verksamhetsstöd centralt och lokalt samt biblioteket inleddes den 11 november • Förhandlingssekretess råder • Individuella besked om uppsägningar kan ges först när förhandlingarna är avslutade, tidigast med början i januari 2021 12 2021 -03 -08

13 Arbetspaket 2

Arbetspaket 2: Utbildning, forskning och nyttiggörande vid Chalmers institutioner • Total besparing av åtgärderna: 160 miljoner kronor – personal: 114 miljoner kronor – hyror, övriga kostnader och ökade intäkter: 48 miljoner kronor • Senast från 2022 ska den ekonomiska styrningen av institutionerna baseras på: – verkliga kostnader för personal synlig på institution – ”korrekt LKP” • LKP höjdes 2020 från tidigare 52% till 55%; 2021 höjs nivån till 60% – institutionen ska ha ett ekonomiskt resultat >0 • Dimensionering av slottram för basfinansierad fakultet – minskad basfinansierad fakultet nödvändig för tillräcklig basfinansiering på sikt – 625 basfinansierade tjänster från 2021 14 2021 -03 -08

Arbetsbristförhandlingar för arbetspaket 2 avslutade • En del av arbetsbristen har kunnat lösas genom att medarbetare på flertalet institutioner: - har kunnat omplaceras - har tecknat överenskommelser om frivilligt avslut av tillsvidareanställning • 12 tillsvidareanställda forskare och lärare sägs upp på ACE, BIO, IMS och M 2 • Uppsagda medarbetare omfattas av Omställningsavtalet 15 2021 -03 -08

Arbetspaket 2: Erfarenheter från arbetsbristförhandlingarna • Omfattande förarbete och en stor arbetsinsats från berörda chefer, HR-partners och förhandlingsgruppen • Stor beredskap under hela processen för att med kort varsel hantera nya frågor som lyfts • Målsättningen har varit att säkerställa en bra process • Feedback: Utbildningen ”svåra samtal” har hjälpt chefer att förbereda sig • Respekt för mycket hög belastning i vissa delar av organisationen just nu • Olika individer – olika reaktioner • Säkerställa fortsatt hög kvalitet i genomförandet 16 2021 -03 -08

Arbetspaket 2 2020: Vidtagna åtgärder ger resultat • Anställningsstopp och icke förlängda visstidsanställningar har lett till en minskning med cirka 50 lärare och forskande personal sedan januari • Cirka 25 lärare och forskande personal har slutit en överenskommelse om frivilligt avslut av tillsvidareanställning 17 2021 -03 -08

Arbetspaket 2, 2021: Från åtgärdsprogram till hållbar ekonomi • Genomförda och planerade/ beslutade åtgärder lever upp till målsättningarna i arbetspaketet, dvs resultatförbättringar på motsvarande 160 MSEK • Behovet framöver av fortsatt kraftiga höjningar av LKP-nivån har minskat • Intäkter från Utbildningsdepartementet ökar under de närmaste åren – men även därtill kopplade uppdrag ökar • Fortsatt minskat utrymme, jämfört med tiden före Ei. B, att brett över Chalmers finansiera satsningar med internkapital Vi behöver leverera mer med begränsade resurser 18 2021 -03 -08

19 Arbetspaket 3

Arbetspaket 3: Fortsatt utredning inför beslut i Chalmers styrelse om långsiktig målbild för campus Möjligt att minska med cirka 30 miljoner kronor på längre sikt Målsättning: • Skapa bästa möjliga förutsättningar för en excellent akademisk miljö på respektive campus med inspirerande lärmiljöer, förutsättningar för forskning och excellenta infrastrukturer i effektiva och ändamålsenliga lokaler • Skapa bästa möjliga förutsättningar för likvärdig studentservice • Minska Chalmers lokalkostnader Möjligt scenario: • Utbildning på grundnivå koncentreras på campus Johanneberg – förbättrad studerandemiljö • Campus Lindholmen fokuserar på forskning med spets, valda infrastrukturer och utbildning på avancerad nivå i valda ämnen – närhet till näringsliv 20 2021 -03 -08

Arbetspaket 3: Fortsatt utredning inför beslut i Chalmers styrelse om långsiktig målbild för campus Ytterligare utredning behövs: • Uppdrag till vicerektor för utbildning och livslångt lärande: • underlag för en målbild för utveckling av respektive campus med avseende på utbildning • • 21 Uppdrag till Chalmers lokalstrateg: • lokalstrategiskt underlag som stöder underlaget till målbild • utkast till styrelsebeslut Uppdragen redovisas under januari för beslut om målbild i februari 2021 -03 -08

22 Arbetspaket 4

Arbetspaket 4: Övriga Chalmersövergripande resultatförbättrande åtgärder Omfattar bland annat: • Effektivare arbetssätt och förenklingar i rutiner • Transaktioner till bolag i koncernen (där medel kommer från Chalmers) • Effektiviseringar i utbildningen I många fall uppkommer effekterna av arbetspaket 4 inom arbetspaket 1 eller 2. 23 2021 -03 -08

Arbetspaket 4: Chalmers-övergripande resultatförbättrande åtgärder Samarbete mellan Chalmers ledningsdimensioner • Fortsatt utveckling av Chalmers ledningsdimensioner: Linjen, styrkeområden/ excellensinitiativ, grundutbildningens beställarorganisation • • 24 Chalmers rektorsgrupp kommer att ta initiativ till dialoger Matrisuniversitet har gagnat Chalmers och kvarstår som arbetsform Minska stödbehovet som orsakas av matrisorganisationen Fortsatt motverka sub-optimering och säkerställa samordnad kvalitetsutveckling 2021 -03 -08

Arbetspaket 4: Chalmers-övergripande resultatförbättrande åtgärder Forskning och forskarutbildning • Minskat stöd till forskarutbildningen (arbetspaket 1) och 2021 års budget för Generic and Transferable Skills (GTS) minskas med 10% jämfört med 2020 • Inriktningsbeslut har fattats om att all finansiering av industridoktorander ska ske i enlighet med Chalmers industridoktorandavtalsmall Nyttiggörande • Minska stödbehovet • Minskat ekonomiskt stöd till innovationsekosystemet GMV • Minskade resurser till GMV med 10% från 2021 25 2021 -03 -08

Arbetspaket 4: Effektivisering av Chalmers grundutbildning pågår Åtgärder för att leverera mer med begränsade resurser • Målbildsarbete – rätt program, rätt struktur och rätt innehåll • Program- och kursutbud inventeras och förändras • kurser läggs ner, slås samman eller ges mer sällan • samordning, samläsning och standardisering både på kursnivå och programnivå • Ändrade arbetsformer pga covid-19 -pandemin - en del är här för att stanna • Digitalisering på bred front • Hybridformat i kölvattnet av Covid-19 -pandemin – nya sätt att undervisa och examinera • Alternativa examinationsformer och digital examination • Utökat utbildningsuppdrag • Både med anledning av Ei. B och Covid-19 -pandemin • Utökat takbelopp med >10% 26 2021 -03 -08

Arbetspaket 4: Ökat utbildningsomfång Hur når vi takbeloppet? Effekter av uppdrag Ei. B HST 11, 200 10, 800 10, 400 10, 000 9, 600 9, 200 8, 800 8, 400 8, 000 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 + 152 programplatser Prognos takbelopp omräknat till helårsstudenter (HST) Prognos helårsstudenter (HST) 27 Ei. B + Covid-19 -pandemin HST 11, 200 10, 800 10, 400 10, 000 9, 600 9, 200 8, 800 8, 400 8, 000 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 + 152 programplatser Ei. B + 30 programplatser covid-19 + 300 platser digitalt tekniskt basår (20/21, 21/22) + 200 programplatser årligen efter tekniskt basår + fristående kurser 2021 -03 -08

Summering Ekonomi i balans 2022: Från åtgärdsprogram till hållbar ekonomi För Chalmers som helhet finns det goda förutsättningar för en mer långsiktig ekonomisk planering redan under 2021 under förutsättning att • Planerade åtgärder som kvarstår i arbetspaketen genomförs enligt plan • Anställningsstoppet kvarstår tills vidare • Framtida verksamhetsplanering i hög grad bygger på tydliga prioriteringar • Finansiering av både löpande drift och strategiska satsningar i högre grad genomförs med årliga medel 28 menti. com/ kod 37 36 33 2021 -03 -08

Summering • Kvaliteten i kärnverksamheten måste värnas • Vi är på god väg mot en ekonomi i balans 2022 • Vi behöver genomföra de åtgärder vi föresatt oss • Åtgärderna bär mot målet och under 2021 kommer vi gradvis komma in i nästa fas • Vi behöver leverera mer med begränsade resurser • Utmaning: Vi är olika långt komna i olika delar av verksamheten - viktigt att respektera det och hjälpa varandra 29 2021 -03 -08