VIRTAopintotietopalvelun esittely ja palvelun hallintamalli Helena Majamki Oppijantietovirtojen

VIRTA-opintotietopalvelun esittely ja palvelun hallintamalli Helena Majamäki Oppijantietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän kokous 11. 5. 2017 CSC – Suomalainen tutkimuksen, koulutuksen, kulttuurin ja julkishallinnon ICT-osaamiskeskus

VIRTA-opintotietopalvelu

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto Yhteentoimiva ja yhteismitallinen korkeakoulujen tietovarantokokonaisuus (VIRTA) muodostuu o VIRTA-opintotietopalvelusta (2014) o VIRTA-julkaisutietopalvelusta (2016) • Kokoavat avaintiedot yhteen niin, että niitä voidaan hyödyntää eri palveluissa ja tiedonkeruissa • Korkeakoulut vastaavat rekisterinpitäjinä tietojen oikeellisuudesta • Omistaja OKM ostaa ylläpidon ja kehityksen CSC: ltä

VIRTA-palveluiden tausta • Ajurina korkeakoulujen opiskelijavalintojen uudistaminen 2014 o Ensimmäistä korkeakoulupaikkaansa hakevien tunnistaminen o Siirto-opiskelijavalintojen kehittäminen o Realiteetti: korkeakouluilla käytössä yli 10 erilaista, eri vaiheissa elinkaartaan olevaa opiskelijarekisterituotetta • Samalla ratkaisulla myös viranomaisraportointi ja -tietovirrat • Korkeakoulujen päivittäisen toiminnan tarpeet: joustavat opintopolut, koulutus- ja opetusyhteistyön tuki

Korkeakoulujen tietovaranto lainsäädännössä Laki opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä muuttamisesta (484/2013) o Tietovarannon tehtävä o Tekninen ylläpito ja rekisterinpitäjät o Tietosisältö ja velvollisuus tallentaa tietoja o Tietojen luovuttaminen o Tietojen säilyttäminen Tulossa laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä • Korkeakoulujen valtakunnallista tietovarantoa koskevat säännökset sisällytettäisiin ehdotuksen mukaan uuteen lakiin pääosin nykyisen sisältöisinä 5 25. 2. 2021

Tietovaranto? • Tietovaranto kokoaa tiedot useista lähdejärjestelmistä yhteen paikkaan ja välittää ne tiedontarvitsijoiden käyttöön • Yhteisten tietomääritysten avulla tietovaranto tarjoaa yhteismitallista, vertailukelpoista ja laadukasta tietoa • Tietovaranto tehostaa tiedontuotannon prosesseja ja sujuvoittaa tiedonsiirtoa eri toimijoiden välillä • Viranomaisten lisäksi tietoja voivat hyödyntää (tiedoista ja niiden suojaustasosta riippuen) esim. kansalaiset ja tutkijat ja tietovarannon pohjalta voi rakentaa erilaisia sähköisiä palveluita • Ei omaa käyttöliittymää – näkymä tietoihin tietovarantoa hyödyntävien palveluiden kautta

VIRTA-opintotietopalvelu • Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTAopintotietopalvelu on kopiotietovaranto 14 yliopiston ja 24 ammattikorkeakoulun opintohallinnon rekisterien tiedoista sisältäen mm. o opiskeluoikeudet o lukukausi-ilmoittautumiset o tutkinnot ja opintosuoritukset o arvosanat o kansainväliset liikkuvuusjaksot • VIRTA ei sisällä arkaluonteisia henkilötietoja

Esimerkiksi… Maiju Mallisella (120289 -110 X) on vuosina 2006 -2011 ollut opiskeluoikeus Tampereen yliopistoon ja hän on on tänä aikana ollut läsnäolevana 8 lukukautta. Hän on suorittanut filosofian maisterin tutkinnon, joka sisältää mm. tilastotieteen perusteet –opintosuorituksen arvosanalla 3. Tutkintoon sisältyy myös 22 op hyväksiluettuja suorituksia Tukholman yliopistosta, jossa hän on ollut syksyllä 2009 Erasmusvaihdossa. Hänen pro gradunsa on julkaistu tieteellisenä artikkelina vuonna 2011*. * Tieto yhdistetty VIRTA-julkaisutietopalvelusta

Tietojen tuonti ja käyttö Palvelut reaaliaikaisesti (ei-julkinen) rajapinta VIRTA-opintotietopalvelu (Microsoft SQL Server) ~kerran vrk eräsiirtoina Korkeakoulujen järjestelmät Siirtomuotona kummassakin sama XML-määritys

Tietojen hyödyntäminen • Lakisääteinen käyttö o OPH: n valtakunnalliset haku- ja valintapalvelut (Opintopolku) o OKM: n tiedonkeruut • Luvanvarainen käyttö rekisterinpitäjän päätöksellä o Tiedonluovutukset o Sis. myös muut viranomaiset, joilla säädetty oikeus saada tieto o Rekisteröidyn omien tietojen käyttö o Mm. korkeakoulujen ja kolmansien osapuolten tuottamat palvelut

VIRTA-opintotietopalvelua käyttävät… PURO -opintosuoritusten hakupalvelu

Mitä VIRTA on muuttanut? • Panostaminen tiedon laatuun o kirjaustapojen muutos; yhteisistä määrittelyistä sopiminen o korjaustapojen muutos; lähdejärjestelmien ajantasaisuusvaade o tietosisällön laadun parantaminen on jatkuva prosessi • Tietovarannon tieto on o yhteismitallista ja vertailukelpoista o yhteentoimivuuden määritysten mukaista o saatavilla koko korkeakoulusektorilta yhden luukun periaatteella • Tietovarannon myötä o läpinäkyvyys lisääntynyt; summatoimituksista rivitietoihin o manuaalinen työ vähentynyt; tiedonkeruiden automatisointi, poiminnat, viranomaistietovirrat o oppijalle mahdollistuu uusia palveluita; omien tietojen hyödyntäminen (omadata)

Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon hallintamalli

Hallintamallin tehtävä • Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon hallintamalli sisältää yhteisen yleisosan, jota täydentää VIRTAopintotietopalvelun ja VIRTA-julkaisutietopalvelun hallintamallit • VIRTA-hallintamalli kuvaa menettelytavat, joiden mukaisesti yhteistyö ja vastuut eri toimijoiden välillä organisoidaan ja joiden avulla kokonaisuuteen kohdistuvia muutoksia hallitaan • https: //wiki. eduuni. fi/display/CSCOPTIETOR/VIRTAhallintamalli 14 25. 2. 2021

Kehityksen ja muutoksen hallinta VIRTA-opintotietopalvelussa VIRTAn tietosisältöön kohdistuvan kehittämisehdotuksen käsittelyprosessi riippuu sen esittäjätahosta • Viranomaistarpeesta tai lakiuudistuksesta lähtevät kehitysehdotukset • Operatiivistaustaiset kehittämisehdotukset • Korkeakoulujen omakustanteisesti rahoittamat kehitysehdotukset • Muut kehitysehdotukset Vastuunjako eri toimijoiden välillä on kuvattu RACI-taulukkona 15 25. 2. 2021