UINKOVITO VODENJE SESTANKOV Miha Derganc senior trener Operacija

UČINKOVITO VODENJE SESTANKOV Miha Derganc, senior trener Operacija Dialoge. M: ‘Krepitev institucionalne in administrativne usposobljenosti ZDOPS-a na področju socialnega dialoga v obrti in podjetništvu'. Operacijo delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada. Operacija se izvaja v okviru Operativnega programa razvoja človeških virov za obdobje 2007 -2013, razvojne prioritete: Institucionalna in administrativna usposobljenost; prednostne usmeritve: Spodbujanje razvoja nevladnih organizacij, civilnega in socialnega dialoga.

“ Organizacijska kultura Vašega podjetja nastaja in živi na sestankih. “

Vsak kaos ima svoj red …. … da se ne bi vse zgodilo naenkrat, bomo delali…. Naš urnik CILJ

Kratka predstavitev Þ Tukaj me imenujte…. Þ V podjetju vodim naslednje sestanke…. Þ Kot vodja sestanka sem ….

VSEBINA ¯ Namen in vloga sestanka ( kdaj DA in kdaj NE) ¯Različne vrste sestankov (informativni, kreativni, briefing…) ¯ Priprava vsebine sestankov in udeležencev ¯ Pogoji sestankov in njihov potek (pred, med in po sestanku) ¯ Naloge vodje sestanka ¯ Udeleženci in vzdušje na sestankih ¯ Ravnanje s skupinami in procesi skupinske dinamike na sestanku ¯ Odločanje na sestanku

Pri vodenju sestankov bi želel-a spremeniti. . . • • • Priprava sestanka Vrste sestankov Dnevni red in zapisnik Vzdušje na sestanku Vodenje sestanka Timing Odločanje - oblikovanje sklepov Diskusije Večje zanimanje udeležencev

CILJI O Narediti akcijski načrt za povečanje učinkovitosti sestankov O uporabiti različne tehnike učinkovitega vodenja sestankov O povabiti ustrezne udeležence na sestanek O povečati učinkovitost sestankov v podjetju / s strankami O povečati učinkovitost pretoka informacij v podjetju O pridobiti osnove ravnanja s posamezniki in skupinami, še posebej njihovega aktiviranja in motiviranja na sestankih (vzdušje) O spoznati tehniko kratkega poročanja (briefinga)

KAJ sodi na sestanek? * Informacije, ki jih udeleženci rabijo za delo * Informacije, ki združujejo v celoto (pripadnost in odgovornost) * Zadeve, ki jih skupina lahko reši …. na sestanek ne sodijo…. > Stvari, ki jih lahko reši posameznik > zadeve, za katere skupina ni pristojna > zadeve, ki informacijsko niso dodelane > govorice ( blues, megla…)

Vrste sestankov Þ Informativni ali statusni sestanki cilji vodje : – (po)dati informacije, pregled, uvod Þ Reševanje problemov cilji vodje : –Razkriti razloge, vzroke, možne rešitve Þ Odločanje cilji vodje : – odločiti med različnimi možnostmi Þ Motiviranje cilji vodje : – vzpodbuda

Prvi Janezov sestanek

3 D SESTANEK • Norm status : dogajanje, potek, udeleženci, metode • Vsebina ……………. . • Proces potek, faze, metode, udeleženci, vsebina = rezultat

SKUPINSKA DINAMIKA “Norm status” - statusno razmerje Kdo ima vpliv ? Neenakomeren n. s. - eden v glavnem odloča, - diskutira - sprašuje - kontrolira - ostali so podporniki oz. Odporniki - avtokratično vodenje sestanka Enakomeren n. s. - Vsi angažirani, vplivni in sodelujejo - Vzajemna pomoč, vzpodbude - timsko delo, skupinska inteligenca - Odločanje skupinsko - Vodja je prvi med enakimi - Demokratično vodenje

Kako nastane norm status ? Govorica telesa : * višina oči * drža * mimika * gestikulacija * sedežni red V 1. minuti sestanka je norm status oblikovan ! ( Traja dolgo ) Odnos z vodjem > bližina > vloga (formalna, neformalna) > podpira(kima) ali. . . Verbalno začne glasnost pogostost skakanje v besedo diskutanti

Kako doseči enakopravnejši norm status ? - Sedežni red okrogla miza, menjavanje sedežev menjavanje vodij sestanka - Čas začetka - V pripravi : zadolžitve se spreminjajo - Dnevni red : “vsak pove” - Diskusija : slišati mnenje vsakega (1, 5)

Če pomislim na moje sestanke, je njihova …. . zelo dobra . . atmosfera. . . slaba . . . učinkovitost. . . zelo dobra

Učinkovitost sestanka = • kratek čas, krajši čas • dosežen cilj sestanka • rezultat sestanka je akcija • s sestankom se energetsko polnimo motivacija, volja, počutje • udeleženci so pravi • da je izkoriščena skupinska inteligenca v vseh fazah sestanka • da je oblika, način …prilagojena smotru • organizacija (od priprave…do realizacije) učinkovita

Opis učinkovitega vodje sestanka Od vodje sestanka pričakujemo… - da ustvari enakopraven norm status - da vsak lahko pove (svoje) mnenje - da usmerja razprav k cilju - da zagotovi nemoten sestanek - da ohranja skupino pri temi - da pripelje sestanek do sklepov, odločitev - da aktivno posluša in opazuje dogajanje - da vodi z vprašanji …. . . Kaj me pri vodji sestanka oz. njegovem načinu vodenja moti ?

PRIPRAVA NA SESTANEK Vsebine vaših sestankov Izpišite vsebine vaših sestankov (kolegijev): teme, točke dnevnega reda !

UDELEŽENCI SESTANKA (kot jih vidi vodja sestanka) Živali Vloge Pes Konj Opica Žaba Ovca Jež Nilski konj Žirafa Lisica Prepirljivec Pozitivnež Vseved Gostobesednež Sramežljiv Kritik Debelokožec Vzvišen Zasliševalec Kakšne udeležence imate na svojih sestankih ? Koliko katerih ?

KOMUNIKACIJSKA LUKNJA ð misliti ni enako povedati ðpovedati ni enako slišati ðslišati ni enako razumeti ðrazumeti ni enako sprejeti ðsprejeti ni enako narediti ðNarediti ni enako Uspeti

Odločanje Ocenjevanje (presoja) / ovrednotenje alternativ Kako najbolje, najhitreje in najceneje ? Vprašanje kriterijev in metode

REŠEVANJE PROBLEMOV 1. Identifikacija : definicija 2. Analiza : zakaj se je nekaj zgodilo ? 3. Iskanje rešitve : ideje, rešitve, alternative - kako ? 4. Alternative ovrednotimo : rang lestvica 5. Odločitev : izbor ene rešitve - kako ? 6. Akcijski načrt 7. Ukrepi ( v obe smeri ali + / - )

“Flash” - bliskavica Feed - back / Povratna informacija 1. Vsebina : Kako vidite, ocenjujete dosedanje delo…. . Potek sestanka 2. Počutje, občutki : kako se vam dopade moj način vodenja ? …. vzdušje na kolegiju ? 3. Predlog : Spremembe pri 1. + / 2. Točki - lahko na sredi sestanka - na koncu, obvezna zadnja točka dnevnega reda

Akcijski načrt za povečanje učinkovitosti sestankov Katere (3 -5) zadeve, spoznanja bom kot vodja sestanka spremenil, uvedel … Kaj ? Kdo ? S kom ? Do kdaj ? Pričakovan rezultat na svojih sestankih, da bodo sodelavci rekli : “Vidi se mu, da je bil na seminarju !” Operacija Dialoge. M: ‘Krepitev institucionalne in administrativne usposobljenosti ZDOPS-a na področju socialnega dialoga v obrti in podjetništvu'. Operacijo delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada. Operacija se izvaja v okviru Operativnega programa razvoja človeških virov za obdobje 2007 -2013, razvojne prioritete: Institucionalna in administrativna usposobljenost; prednostne usmeritve: Spodbujanje razvoja nevladnih organizacij, civilnega in socialnega dialoga.