Tidspress som helse og produktivitetsrisiko 01 mars 2021

Tidspress som helse- og produktivitetsrisiko 01 mars 2021 / SIDE 1

Stamina Helse • Norges største bedriftshelsetjeneste med 560 ansatte og 54 kontorer • Spisskompetansemiljøer på psykososialt & organisatorisk arbeidsmiljø samt digitalt HMS- og arbeidsmiljøarbeid • Avdeling Tromsø-Harstad Hvert år gir vi ut Norsk Jobbhelserapport som ser på hva som motiverer, frustrerer og engasjerer på norske arbeidsplasser • 2500 respondenter, landsrepresentativt; 18– 60 år, i 50% stilling eller mer • Gjennomført av Norstat, med analysearbeid av eget ekspertpanel • Interessante funn i krysningspunktet mellom helse, livsstil, arbeidsmiljø og mestring av arbeidshverdagen TIDSPRESS / SIDE 2

Tidspress er i følge Norsk Jobbhelserapport den mest utfordrende faktoren i arbeidshverdagen vår. TIDSPRESS / SIDE 3

Hvilken betydning har det? For de ansatte? For kundene? ? For produktiviteten? For lederne? TIDSPRESS / SIDE 4

OM TIDSPRESS I faglitteraturen skiller man mellom det «reelle» tidspresset og den subjektive opplevelsen av tidspress: Det «reelle» tidspresset blir ofte sett på som den målbare bruken av tid; at den tiden man har til rådighet ikke muliggjør å fullføre arbeidet man er satt til* Ved tidspress som en subjektiv opplevelse vil det være individuelle forskjeller** Forskning viser at utfordringer knyttet til arbeidspress ofte løses bedre ved å gi ansatte ressurser til å håndtere det fremfor å fokuser på å redusere presset*** Stress Tidspress er en av faktorene som kan bidra til belastende stress, som igjen kan forårsake muskel- og skjelettplager, hodepine, søvnproblemer og sykefravær TIDSPRESS / SIDE 5

Press eller stress? M E S T R I N G PRESS – (positivt stress) Opplevelsen av f. eks. stor arbeidsmengde eller krav til prestasjon, men du har kontroll over situasjonen og kan ta nødvendige hensyn STRESS – (negativt stress) Opplevelsen av manglende overensstemmelse mellom forventninger/krav og mestring. FORVENTET TIDSBRUK x KOMPLEKSITET = KRAV EN HVERDAG I BALANSE / PAGE 6

Symptomer på langvarige stressreaksjoner Fysisk Adferd/sosialt Psykisk • Hodepine • Nakke-, skulder- og ryggplager • Fordøyelsesproblemer • Svimmelhet • Høy puls/blodtrykk • Overfladisk/kortpustet • Hyppig/langvarig forkjølelse • Utslett/allergi • Tretthet/utmattet • Anspenthet i kroppen • Urolig/rastløs • Manglende appetitt • Hyppige/langvarige infeksjoner • Søvnproblemer • Samlivsproblemer • Tilbaketrekning/isolasjon • Demotivert/tiltaksløs • Aggressiv/irritabel • Mangel på engasjement • Samarbeidsvansker • Økt bruk av stimulerende midler som kaffe, røyk og alkohol • Økt bruk av sove- og beroligende medikamenter • Mindre fysisk aktivitet/mosjon • Ubesluttsomhet • Økt bruk av sykmelding • Konsentrasjonsvansker • Hukommelsessvikt/glemsk • Tankekaos • Grubling • Negativ tenkning • Bekymring/angst • Nedstemthet/deprimert • Selvmedlidenhet • Frykt for å gjøre feil • Hjelpeløshet • Utilstrekkelighetsfølelse • Nærtagende • Apati EN HVERDAG I BALANSE / PAGE 7

Risikovurdering danner grunnmuren En risikovurdering vil gi deg svaret på: • I hvilken grad er tidspress en risiko i deres virksomhet? • Hva kan skje hos dere som følge av opplevd tidspress? • Hvilke driftsutfordringer er knyttet til tidspress? • Er det en rød tråd i årsakene til opplevd tidspress? • Hvilke tiltak er fornuftig å iverksette i en gruppe (avdeling, hele virksomheten)? • Hvilke tiltak er fornuftig å iverksette individuelt? Å la være å risikovurdere forhold i arbeidsmiljøet er det samme som å la være å ta kontroll over årsaker til fravær, konflikter, turnover, kundetap og andre driftsutfordringer. TIDSPRESS / SIDE 8

Caser Mangelfull oppfølging av ansatte Organisering av arbeidet Bedriftskultur, tidstyver @ TIDSPRESS / SIDE 9

Case #1 Uønsket hendelse: Tidspress Utløsende årsak: Mangelfull oppfølging av ansatte, mangelfull personalledelse Mangelfull oppfølging av ansatte Situasjon: En gruppe ansatte i en produksjonsbedrift har over en periode hatt litt for mange arbeidsoppgaver - og opplevd et høyt tidspress grunnet turnover og litt lav bemanning. Etter en tid opplever noen av de at egen produktivitet synker og de kjenner på utmattelse i jobbhverdagen. Beskrivelse av konsekvens: En relativt normal mestringsstrategi kan være å kompensere for opplevelsen av redusert produksjon eller kvalitet, ved å ta på seg flere arbeidsoppgaver. Dette kan føre til en nedadgående «ond» spiral som kan resultere i en enda lavere produksjon. Feil opptrer hyppigere som igjen genererer mer oppryddingsarbeid. Arbeidet hoper seg opp og leder til mer tidspress. Dette kan så lede til apati eller utbrenthet og utmattelse som ofte betyr sykefravær eller turnover. Eksisterende risikoreduserende tiltak: Årlige medarbeidersamtaler Nye risikoreduserende tiltak: ? TIDSPRESS / SIDE 10

«Den opplagte veien ut av tidspresset vil for mange være færre oppgaver eller mer tid, men vi advarer mot å trekke forhastede konklusjoner. Forskning viser at utfordringer knyttet til arbeidspress ofte løses bedre ved å gi ansatte ressurser til å håndtere det fremfor å fokuser på å redusere presset. – Dersom ledelsen lykkes med å gi ansatte ressurser og verktøy, kan arbeidspress ofte bli håndterbart, og til og med motiverende. Men det går ikke av seg selv. » Birgit Sørnes, Organisasjonspsykolog – Stamina Census TIDSPRESS / SIDE 11

JOBBKRAV Hvorfor er det bra for oss å ha utfordringer? Stress Utmattelse Sykdom Fravær Engasjement Arbeidsglede Helse Produktivitet Apati Exit-orientering JOBBRESSURSER Jobbkrav - ressursmodell (JD-R) EN HVERDAG I BALANSE / PAGE 12

Jobbkrav - ressursmodell (JD-R) Bakker & Demerouti (2008, 2014) KRAV Fysiske krav Kognitive krav Emosjonelle krav Arbeidsmengde RESSURSER Feedback Veiledning Sosial støtte Autonomi / PAGE 13

Case #2 Organisering av arbeidet Uønsket hendelse: Tidspress Utløsende årsak: Organisering av arbeidet; planlegging og kommunikasjon Situasjon: Mangelfull informasjon til ansatte i forhold til den planlagte produksjonsstoppen på verkstedet. Hva skal skje når og hva er «min» rolle i hendelsen som er planlagt? Beskrivelse av konsekvens: Ansatte opplever lavere grad av forutsigbarhet. De får mindre mulighet til å planlegge og porsjonere tiden sin hensiktsmessig. De får redusert mulighet til å avverge at arbeidet hoper seg opp på enkelte tidspunkt og det blir tidspress. Dårligere ferdigstillelse/kvalitet av produkter, presentasjoner etc. Må sette muligens sette allerede påbegynte oppgaver med gitt tidsfrist til side. Eksisterende risikoreduserende tiltak: Ingen. Nye risikoreduserende tiltak: ? TIDSPRESS / SIDE 14

En risikovurdering kan gi deg bedre innsikt i hvor stor risiko som foreligger, hvilke årsaker og konsekvenser disse har og hvilke ansatte som har høyest risiko knyttet til seg. På denne måten kan du prioritere det viktigste først og unngå de verste konsekvensene. TIDSPRESS / SIDE 15

Case #3 Bedriftskultur og tidstyver Uønsket hendelse: Tidspress Utløsende årsak: Samarbeid/bedriftskultur; tidstyver Situasjon: En ansatt blir av kollegaer sett på som en ressursperson innenfor flere av bedriftens pågående prosjekter. Før lunsj har hun blitt avbrutt med spørsmålet «har du to minutter» en rekke ganger… Beskrivelse av konsekvens: Kan bidra til at kollegaen bruker lengere tid på arbeidsoppgaven han/hun holder på med. «To minutter» blir ofte til ti. Vedkommende som blir avbrutt i arbeidsoppgaven han/hun holder på med – vil også bruke noe tid på å «sette seg inn igjen» i det arbeidet som hun holdt på med før avbrytelsen. Resultatet av dette kan være 15– 20 minutter «tapt» arbeidstid hver gang en slik avbrytelse finner sted. Eksisterende risikoreduserende tiltak: Ingen Nye risikoreduserende tiltak: ? TIDSPRESS / SIDE 16

Case #4 Uønsket hendelse: Tidspress Utløsende årsak: Organisering av arbeidet/bedriftskultur; tidstyver Bedriftskultur og tidstyver @ Situasjon: Petter og Mari har nettopp deltatt på ett av de to ukentlige «statusmøtene» i avdelingen. De blir stående i gangen og snakke om ett av møtetemaene. Mari: Tok vi ikke en beslutning på det i forrige møte? Beskrivelse av konsekvens: Tapt arbeidstid. Avklaringer/beslutninger utsettes unødvendig: nye møter. Eksisterende risikoreduserende tiltak: Ingen Nye risikoreduserende tiltak: ? TIDSPRESS / SIDE 17

Risikovurdering i Stamina Digital HMS / SIDE 18

Har dere kontroll over potensielle risiko i deres arbeidsmiljø? TIDSPRESS / SIDE 19

Hva bør dere ta med dere hjem fra i dag? • Økt jobbengasjement reduserer den subjektive opplevelsen av tidspress – Vær bevisste forholdet mellom jobbkrav og jobbressurser • Arbeidsdagen inneholder mye informasjon for mange av oss – sikre at kjerneinformasjon for drift får fokus! • Bedriftskultur bør bygges i fellesskap – og har ofte stor effekt på engasjement og robusthet hos de ansatte – hvordan vil dere ha det hos dere? • Opplevelsen av tidspress og grensen for negativt stress er individuelt – hvordan fanger dere opp og møter de som har størst risiko for uhelse og nedsatt produktivitet? • Vær bevisste i arbeidshverdagen: Trenger alle motta denne e-posten? Må hun å stå på kopi? Hva skal vi beslutte i dette møtet? Skal vi sende ut jobbmail etter arbeidstid? TIDSPRESS / SIDE 20

Mange muligheter – finn de riktige for dere! Digital risikovurdering Workshop Bedriftshelsetjeneste Egeninnsats Involver ansatte! TIDSPRESS / SIDE 21

Takk for oppmerksomheten – og god arbeidsdag! TITTEL PÅ PRESENTASJONEN / SIDE 22