RUTINER CRM FAKTURERING TIDREDOVISNING ETC 2 LGGA UPP

RUTINER CRM, FAKTURERING, TIDREDOVISNING ETC.

2 LÄGGA UPP NYA KUNDER OCH PROJEKT • Senior rådgivare lägger upp kund – – – • Adress, faktueringsadress, kontaktpersoner hos oss och dem etc. Betalningsvillkor (20 el 30 dgr) Bransch Teammedlemmar - roller På kunden lägger SR upp ett ”projekt” som heter Relation/merförsäljning Projektledare lägger upp alla kundprojekt – Projekttyp (löpande varumärkesuppföljning, segmentering, etc. ) – Kontaktuppgifter på projektnivå – Teammedlemmar - roller

3 BUDGETERING • Budget på bolag (BC), kund och projekt – Ska helst gå att göra i 24 SO. Annars separat budgetmall i excel. • • Preliminär budget färdig per 31 oktober Definitiv budget färdig per 30 november Senior rådgivare ansvarar för budget på sina kunder Budget = realistisk målsättning

4 RESURSPLANERING • • Budget ger ramar för hur många timmar som får läggas i projektet Projektledare resursplanerar projekten i 24 SO – Resursplanering görs samtidigt som budgeten sätts och/eller när vi får ok på nya projekt – Bokar upp resurser per vecka och teammedlem

5 TIDREDOVISNING • • • Varje individ tidredovisar – varje vecka!!! Senast söndag kl 23. 59. Möjlighet till påminnelse i systemet? Påminner de individer som inte har tidredovisat en viss tid (ex. fredag kl 16) På kundnivå finns: – Olika projekt – Relation/merförsäljning (läggs upp som ett separat projekt på alla kunder) • Koder på projektnivå: – Projekttid – Restid

6 PROJEKTUPPFÖLJNING • • • Projektlönsamhet Kundnöjdhet Analys/förbättringsåtgärder Case Kunskapsspridning Nästa steg – potentiell fortsättning

7 CRM - KUNDBILD

EXEMPEL PÅ SIDHUVUD 8 FAKTURERING - KUNDFAKTUROR • Senior rådgivare ansvarar för fakturering – – – – • Fakturering sker 2 ggr/månad – – • • Gunnar Lisa Lars Anna W Eva Maria Ode Niklas D 5: e (tillsvidareuppdrag, löpande fakturering fast pris per månad, arvode + projektomkostnader) 25: e (ad hoc uppdrag, både löpande och tillfälliga kunder, arvode + projektomkostnader) Betalningsvillkor 20 dgr, om ej annat avtalats med kunden Fakturan skickas företrädesvis som e-faktura. SR hör med kunden om detta är möjligt. Annars skickas fakturan per post. VEM SOM SKRIVER UT OCH POSTAR FAKTURAN DISKUTERAS MED KLARA PAPPER Påminnelse går ut vid sen betalning, XX dagar efter betaldatum. Påminnelse 2 går ut efter ytterligare XX dagar. Projektledaren informeras och ansvarar för att ta kontakt med kund. OM fakturan inte betalas XX dagar efter andra påminnelsen (och kontakt med kund) går ärendet till inkasso. Önskemål 24 SO: Påminnelse i systemet till projektledaren att godkänna löpande fakturor ca den 20 e varje månad.

9 FAKTURERING - LEVERANTÖRSFAKTUROR • • • Christine tar emot och öppnar post Christine scannar vid ankomst och mailar till inscanningsadress: Alla leverantörsfakturor måste innehålla projektnummer och referensperson. – Den som gjort inköpet ansvarar för att leverantören har fått info om: – Projektnummer – Referensperson • Attestering görs digitalt av: – Referensperson – VD • Betalning sköts av Klara Papper efter attest

10 LÖN - FRÅNVARORAPPORTERING

11 LÖN - UTLÄGGSREDOVISNING