Raporty MS Access Raporty prezentuj niestandardowe widoki danych

Raporty MS Access ª Raporty prezentują niestandardowe widoki danych. § § Wyniki raportu można wyświetlić na ekranie albo wydrukować. Raporty dają możliwość podsumowywania informacji zapisanych w bazie danych. Dane można grupować i sortować według dowolnych kryteriów, a następnie tworzyć podsumowania, obliczać średnie lub inne dane statystyczne oraz prezentować je w sposób graficzny. Raporty mogą zawierać zdjęcia i inne typy grafiki oraz pola noty. ª W praktyce: wszystko, co można zrobić na formularzu (z wyjątkiem wprowadzania danych można) również powielić w raporcie. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 3

Rodzaje raportów § § § Raporty tabelaryczny – raport drukuje dane w wierszach i kolumnach, grupując je i obliczając sumy (odmianami tego typu raportu są raporty sumaryczny i grupująco-sumujący). Raport kolumnowy – raport drukuje dane w postaci formularza (może też zawierać sumy i wykresy). Raport korespondencji seryjnej - służy do tworzenia szablonowych listów. Etykiety pocztowe - raport służy do tworzenia wielokolumnowych arkuszy etykiet pocztowych albo do prezentowania danych w wielu kolumnach. Wykresy – wizualna reprezentacja danych, na przykład w postaci wykresu słupkowego lub kołowego MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 4

Raport tabelaryczny ª Raporty tabelaryczne (zwane też raportami grupującosumującymi) przypominają tabelę, w której dane wyświetlają się w wierszach i kolumnach. , § Zwykle grupują dane według wartości jednego lub wielu pól. § Często obliczają oraz wyświetlają sumy częściowe albo informacje statystyczne dotyczące pól liczbowych w każdej grupie. § Specjalny typ raportu tabelarycznego — raport sumaryczny — ma wszystkie cechy raportu tabelarycznego, ale nie drukuje poszczególnych rekordów. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 5

Raport tabelaryczny MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 6

Raport kolumnowy ª Raporty kolumnowe zwykle wyświetlają jeden lub kilka rekordów na stronie w układzie pionowym. § Raporty kolumnowe wyświetlają dane niemal tak samo jak formularze, ale służą wyłącznie do oglądania, a nie do modyfikowania danych. § Inny typ raportu kolumnowego wyświetla jeden rekord na głównej stronie, ale może pokazywać wiele rekordów na osadzonych podformularzach. § Raporty tego typu mają sekcje, które wyświetlają tylko jeden rekord, oraz sekcje, które wyświetlają kilka rekordów ze strony „wiele” relacji „jeden do wielu”; mogą też zawierać sumy. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 7

Raport kolumnowy MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 8

Etykiety pocztowe ª Etykiety pocztowe również są typem raportu. § Można je utworzyć za pomocą Kreatora etykiet pocztowych dostępnego w Accessie. § Po utworzeniu etykiet, można otworzyć raport w trybie projektu i dostosować go do własnych potrzeb. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 9

Wykresy ª Wykres pozwala na wizualizację danych, na przykład w postaci wykresu słupkowego lub kołowego MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 10

Procedura tworzenia raportu ª Planowanie raportu zaczyna się na długo przed przystąpieniem do tworzenia jego projektu. ª Celem raportu jest przetworzenie surowych danych w sensowny zbiór informacji. ª Procedura tworzenia raportu składa się z kilku etapów: § definiowanie układu raportu, § gromadzenie danych, § tworzenie projektu w oknie projektu raportu Accessa, § drukowanie lub wyświetlanie raportu. Dane w raportach pochodzą z dwóch zasadniczych źródeł: pojedynczej tabeli bazy danych lub zestawu rekordów utworzonego w wyniku wykonania kwerendy. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 11

Tworzenie nowego raportu ª Zakładka Tworzenie na wstążce zawiera grupę Raporty, ª w której jest dostępnych kilka opcji, na przykład Etykiety oraz Kreator raportów upraszcza procedurę rozmieszczania formantów – najpierw zadaje serię pytań na temat raportu, a następnie tworzy go automatycznie. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 12

Raport ª Umożliwia szybkie tworzenie podstawowego raportu dotyczącego danych z bieżącej tabeli lub kwerendy, do którego można dodawać funkcje takie jak sumy lub grupy. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 13

Pusty raport ª Umożliwia utworzenie nowego pustego raportu, dzięki czemu można wstawiać pola i formanty oraz projektować raport. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 14

Kreator raportów MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 15

Kreator etykiet MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 16

Sekcje raportu q Nagłówek raportu. q Nagłówek strony. q Nagłówek grupy. q Szczegóły. q Stopka grupy. q Stopka strony. q Stopka raportu. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 17

Sekcje raportu v Sekcja nagłówka raportu § Formanty umieszczone w sekcji nagłówka raportu są drukowane tylko raz, na początku raportu. § Sekcji nagłówka raportu często używa się jako strony tytułowej albo umieszcza się w niej informacje, które wystarczy przekazać raz użytkownikowi raportu. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 18

Sekcje raportu v Sekcja nagłówka strony § Formanty tekstowe i pola w sekcji nagłówka strony są zwykle drukowane na górze każdej strony. § Sekcje nagłówka i stopki strony mają cztery ustawienia: • Wszystkie strony – nagłówek lub stopka strony są drukowane na każdej stronie. • Nie z nagłówkiem raportu – nagłówek lub stopka strony nie są drukowane na stronie z nagłówkiem raportu. • Nie ze stopką raportu – nagłówek lub stopka strony nie są drukowane na stronie, która zawiera stopkę raportu. • Nie z nagłówkiem/stopką raportu - nagłówek lub stopka strony nie są drukowane na stronie, która zawiera nagłówek lub stopkę raportu. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 19

Sekcje raportu v Sekcja nagłówka grupy § Sekcje nagłówka grupy zwykle wyświetlają nazwę grupy. § Można zdefiniować wiele poziomów nagłówków i stopek grup (można np. zgrupować dane według roku albo miesiąca i roku, a w obrębie tych sekcji według innej wartości, na przykład według kategorii). v Sekcja szczegółów § Sekcje szczegółów przetwarza każdy rekord danych § i właśnie w niej drukowane są poszczególne wartości. Sekcja szczegółów często zawiera pole obliczeniowe, na przykład zysk obliczany przez wyrażenie matematyczne. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 20

Sekcje raportu v Sekcja stopki grupy § Sekcji stopki grupy używa się najczęściej do obliczania sum wszystkich rekordów należących do danej grupy. ). v Sekcja stopki strony § Sekcja zwykle zawiera numery stron albo sumy pól. § Można tu również np. wydrukować datę i godzinę wydruku. v Sekcja stopki raportu § Sekcja stopki raportu jest drukowana na końcu raportu po § wydrukowaniu wszystkich sekcji szczegółów i stopek grupy. W stopkach raportu zwykle umieszcza się sumy łączne lub dane statystyczne całego raportu. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 21

Narzędzia projektowania raportu Umożliwia dodanie sumy dla grupy Umożliwia ukrycie rekordów na niższym poziomie grupowania Umożliwia grupowanie lub sortowanie rekordów w celu zwiększenia czytelności raportu MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych Narzędzia edycji formantów (takie jak przy edycji formularza 22

Makropolecenia w MS Access ª Makra (makropolecenia) to grupy poleceń, które mogą zostać automatycznie wykonane jako jedna instrukcja. ª Makra pozwalają automatyzować pracę użytkowników bazy danych. ª Makropolecenia można dołączyć do przycisków, które specjalnie pod tą okazję można wstawić do danego obiektu oraz do samych formularzy, czy raportów. ª Dodatkowo można także utworzyć makropolecenia, które są po to, by wykonać jakąś operację w bazie (przykładowo otworzyć raport, czy formularz). MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 24

Makropolecenia ª Makropolecenia umożliwiają: § zmianę aktywnego okna lub aktywnego obiektu; § sprawdzanie poprawności wprowadzanych danych; § zmianę wartości w dowolnym formancie lub elemencie raportu; § zmiany właściwości formularzy i raportów oraz ich sekcji; § § § otwieranie i zamykanie formularzy, wydruk raportów; wykonywanie zapytań; uruchamianie i zatrzymanie aplikacji. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 25

Makropolecenia ª Uruchamianie makropoleceń: § § wystąpienie zdarzenia określonej klasy np. ruch myszą, naciśnięcie klawisza, otwarcie formularza, przejście do formantu, itd. ; zdarzenia zazwyczaj zachodzą w formularzach lub raportach. ª Budowa makropolecenia: § § nazwa makra – jednoznacznie identyfikująca zbiór akcji; warunki wykonania akcji – warunki jakie muszą spełniać wprowadzone dane, wartości atrybutów formantów lub elementy raportu, by został wykonany zbiór akcji; nazwa akcji – rodzaj predefiniowanego działania; argumenty akcji – elementy wskazujące na sposób wykonania czynności oraz obiekt działania. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 26

Makro – metodyka budowy MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 27

Makro – akcje (przykłady) o IdźDo. Formantu − przeniesienie kursora do wskazanego pola aktywnego arkusza danych lub formantu aktywnego formularza. o IdźDo. Rekordu − przejście do wskazanego rekordu lub utworzenie nowego w aktywnym arkuszu danych. o o o Maksymalizuj − powiększenie okna do pełnego rozmiaru. o Otwórz. Formularz − otwarcie wskazanego formularza w podanym rodzaju widoku. o Otwórz. Kwerendę − uruchomienie wskazanego zapytania w podanym rodzaju widoku. o Otwórz. Tabelę − otwiera tabelę w podanym rodzaju widoku Minimalizuj − zmniejszenie okna do paska tytułu. Okno. Komunikatu − wyświetlenie okna komunikatu zawierające informacje lub ostrzeżenie. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 28

Makro – akcje (przykłady) o Przywróć − przywraca zmaksymalizowane lub zminimalizowane okno do poprzedniego rozmiaru. o o o Sygnał − generowanie sygnału dźwiękowego. o o o UsuńObiekt − usuwa wybrany obiekt (tabelę, formularz, itd. ). Uruchom. Aplikację − uruchamia aplikację MS Windows. Ustaw. Wartość − przypisanie wartości do wskazanego pola, formantu, jego właściwości lub właściwości formularza (raportu). Wybierz. Obiekt − wybiera określony obiekt bazy danych. Zakończ − zakończenie pracy programu MS Access. Zamknij − zamyka wskazany obiekt bazy danych. ZnajdźRekord − wyszukanie w aktywnym arkuszu danych lub formularzu pierwszego lub następnego rekordu zawierającego dane spełniające podany warunek. MS Access – narzędzie konstrukcji baz danych 29