Quality Assurance Workshop Palautejrjestelmn esille tuomien koulutuksen kehittmistarpeiden

Quality Assurance Workshop Palautejärjestelmän esille tuomien koulutuksen kehittämistarpeiden käsittely Lappeenranta University of Technology Annikka Nurkka

Toimintamallin esittely Tavoitteena kehittää toimintatapa, jossa koulutusohjelmakohtaisesti yhteistyössä priorisoidaan tutkinto-ohjelmia ja opetusta koskevat kehittämistarpeet, jotka nousevat esiin palauteraporteista sekä sovitaan toteutettavista kehittämistoimista. Palautteen yhteisölliseen käsittelyyn osallistuvat: - koulutusohjelman vastuuhenkilö (puheenjohtaja), - kandidaatin ja maisterin/DI: n tutkinto-ohjelmien vastuuhenkilöt - opintopalveluiden koulutuskoordinaattori ja opintojen ohjaaja - opiskelijakillan edustajat - laatupäällikkö (prosessin fasilitoija ja sihteeri)

Palautteen käsittelyn vaiheet 1. Tulos- ja palauteaineiston toimittaminen (esim. Elokuu) 2. Tulos- ja palauteaineistoon perehtyminen 3. Laatupoikkeamien käsittelytyöpaja ja toimenpidelistan kirjaaminen (Syyskuu) 4. Toimenpidelistan kommentointi (Lokakuu) 5. Toimeenpano sovitun aikataulun mukaan vastuuhenkilöiden toimesta 6. Toteutumisen tarkastus seuraavan vuoden workshopissa

Tulos- ja palauteaineiston toimittaminen ryhmätyösaitilla Ennen workshoppia kaikki osallistujat saavat perehdyttäväkseen koulutusohjelman ’tulosexcelin’ (Performance Indicators –Excel) sekä tieyn palauteraportin/-aineiston seuraavasti − Kandiohjelman vastaava: Kandipalaute, kandiohjelman opintojaksopalautteet − DI-ohjelmien vastaavat: oman ohjelman opintojaksopalautteet − KOV: DI-palaute, alhaisen keskiarvon opintojaksopalautteet, uraseuranta ja opinnäytetyönantajapalaute − Tohtoriohjelman vastaava: tohtoriopiskelijoiden palautteet − Opiskelijaedustajat: ylioppilaskunnan kyselyn tulokset, opintojaksokyselyt − Koulutuskoordinaattori: DI-kysely, vertailu aiempiin vuosiin − Opintojen ohjaaja: ohjausta koskevat kysymykset: Kandipalaute, DI-kysely

Aineistoja ja työpajan dokumentointia varten oma ryhmätyösivusto Ohje workshoppiin osallistuville: Kaikki osallistujat perehtyvät saamiinsa raportteihin ja nostavat esiin max. 5 tärkeintä kehittämiskohdetta, joihin tulisi tarttua ja pohtivat niihin myös ratkaisuehdotuksen.

Tuloksena syntyy havaintojen ja toimenpiteiden lista ns. RACI-taulukko –muodossa

RACI-taulukko tarkastetaan ja sitä täydennetään seuraavan vuoden työpajassa

Työpajatyöskentelyn vahvuudet ja kehittämiskohteet VAHVUUDET • • Prosessilla varmistetaan että palaute ei jää käsittelemättä ja että palaute johtaa toimenpiteisiin Moninainen koulutusta koskeva palaute käsittelyssä kokonaisuutena Ohjelmien vastuuhenkilöt, opiskelijat ja opintopalveluiden henkilöstö käsittelevät palautetta yhdessä Etukäteisperehtyminen määriteltyyn palautekokonaisuuteen Sovitaan konkreettiset toimenpiteet, joihin ryhdytään ja nimetään vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat toimenpiteistä Dokumentoitu prosessi Vuosittain toistuva ja systemaattinen sykli, jossa suunnitelmien toteutuminen myös arvioidaan Saadaan käyttäjäpalautetta myös palauteprosesseihin Mahdollistaa koulutuksen laadun jatkuvan parantamisen ja siitä viestimisen eri sidosryhmille KEHITTÄMISKOHTEET • • Palauteraporttien tulisi olla editoidummassa muodossa Opintojaksopalautteiden vastapalautteet pitäisi myös voida koota helposti Palaute kootaan moninaisiin järjestelmiin, joten raportitkin ovat epäsymmetrisiä ja tietoa on vaikea yhdistää Moni palaute kootaan valtakunnallisesti, joten kyselyiden sisältöön emme voi suoraan vaikuttaa

From student feedback to development actions Results of feedback review workshop at Lappeenranta University of Technology Annikka Nurkka

Aims of the Student Feedback Review workshop - Enhance the utilizion of student feedback in development of BSc and MSc programme education in certain degree programme - Assuring that relevant people really read the feedback received and make realistic plans for development based on the feedback Participants of the workshop - head of the degree programme chairing the workshop - heads of the BSc and MSc programmes - student representatives - student service personnel - quality system manager as a secretary and facilitator

STEPS of the process 1. Collecting feedback reports from different sources in one workspace available for persons responsible on programmes and students (e. g. August) 2. Individual work i. e. reading and analysing the feedback reports, collecting the proposals for the development actions needed 3. Workshop to discuss about the feedback and define the developmental actions to be executed and persons responsible (September) 4. Commenting the documentation of the workshop results (October) 5. Execution of plans by persons nominated 6. Checking point (Next autumn)

Result of the workshop: action plan documentation (RACI-table)

Analysis of the process: Strenghts and targets for improvement Strenghts • • Assures that the feedback is really handled Student feedback from different sources dealt with as an entity Co-operative approach Reading the feedback reports beforehand preparing oneself for the discussions in workshop Agreement on the actions to be executed and persons responsible on them Documentation Systematic, annual process Possible to get feedback also on the LUT feedback processes Enables the continuous development of quality of education and communicating on it to different stakeholders How to improve the process • • Feedback reports should be in more edited format Teachers’ feedback on course feedback should also be available for analysis Feedback reports are asymmetric and data is difficult to combine Most of the feedback is collected nationally and LUT can not decide e. g. content of questionnaires