Matriser les cots informatiques 2010 2011 M 2

Maîtriser les coûts informatiques 2010 / 2011 M 2 CG -CCA Partie 2 Démarche de suivi et de contrôle des Coûts B Quinio Université Paris X Nanterre

Démarche de suivi et de contrôle des coûts 2 ü La question de l’amortissement ü La démarche classique de coût complet ü La démarche de ITGI Ø Principe de l’ABM Ø Déclinaison des 6 processus de base ü Le TCO Quinio

La question de l’amortissement pour le SI 3 ü Les durées d’amortissement sont hétérogènes selon les entreprises ü Les dépenses de fonctionnement doivent tenir compte des amortissements : Ø C’est le lien entre fonctionnement et investissement ü Des questions demeures et sont traitées différement selon les entreprises : Ø Amortissement des logiciel ? (oui) Ø Amortissement des études ? (non) Ø Amortissement des progicels ? (oui) Quinio

Exemple de durée d’amortissement (1) 4 ü Matériel (serveurs ou poste de travail) : Ø 3 ans ü Périphériques décentralisés Ø 5 ans ü Réseau et câblage : Ø 10 ans ü Application métier évolutive Ø 3 ans ü Application de gestion standard : Ø 5 ans ü Application comptable (module ERP) : Ø 10 ans Quinio

Première démarche de suivi des coûts informatique : le classique coût complet 5 ü 1 Identification des postes de charges Ø salaires Ø Achat de prestation Ø Matériel ü 2 découpage en sections principales Ø Ø Etudes Support technique Réseaux Application Paie ü 3 découpage en section secondaire Ø Service Administratif de la DSI Ø Infrastructure réseau ü 4 Imputation des charges directes aux sections Ø salaires et matériels par exemple Quinio

Première démarche de suivi des coûts informatique : le classique coût complet 6 ü 5 Ventilation des coûts des sections secondaires aux sections principales Ø EXEMPLE : répartition des charges administratives en fonction du nb de personnes ü 6 Identification des UO pour les sections principales et de leur nombre Ø EXEMPLE : pour le service Etude 200 J/H ü 7 calcul du coût de revient de chaque UO des sections principales Ø Exemple : Pour le service Etude le J/H à 310 € Quinio

Un principe simple de coût complet 7 Coûts directs : salaires, achat, m², … Centres auxiliaires : Clefs Infrastructures administration Centres principaux de services : Support Réseaux Application paye comptabilité Volume traité Coût par UO lié à un service utilisateur : Appel Hot line Bulletin de paie Ecriture comptable J/H étude … Quinio

Typologie et nature des coûts 8 üLe modèle présenté est celui du CIGREF développé avec l’AFAI Ø IGSI 2009 : Modèle d’analyse et de benchmarking des coûts informatiques DG Communication Transparence Maîtrise DSI Quinio DO

Une inspiration : ABC 9 Brigitte OGIER ABC : Facteur d’efficience des services internes ; doc de recherche Quinio

Objectif final du suivi des coûts ü Les coûts seront, dans un premier temps, regroupés par Service / Application ou Projet ü Ensuite identification des activité Principe de l’ABC ü Ensuite, identifier l’inducteur de coût de chaque service / application / projet pour pouvoir comparer des indicateurs ayant une valeur «business» Ø Exemple : nombre de bulletins de salaire , nombre de PC, nombre de clients, nombre d’écritures comptable ü Le TCO unitaire de chaque inducteur de coût « business » s’obtient en divisant le TCO global du service/application/projet par le nombre d’inducteurs de coût Ø Exemple : TCO global de l’application de gestion de la paie / Nombre de bulletins de salaire = TC 10 Quinio

Le principe du modèle CIGREF 1 définir les services 2 modèle activités 3 Budget en 6 rubriques 11 Quinio Services mis à disposition des métiers PC, imprimantes, téléphones Applications (paye, messagerie, etc) Projets techniques, Projet métiers 6 analyser et comparer 5 ventiler Activités (modélisant la DSI) activités Exploitation, projets, études sur Support, hébergement, urbanisation, services etc Ressources (budget de charges DSI) Personnel, matériel, logiciel 4 affecter ressource Télécom, prestation, structure s aux activités

Description du modèle CIGREF ü Modèle de type ABC ü Ressources décomposées en 6 rubriques ü 39 activités ü 4 processus : Ø Bureautique et mise à disposition des applications (RUN) Ø Projets métiers et Projets techniques (BUILD) 12 Quinio

On obtient des ratios et indicateurs à chaque niveau 13 Quinio Pour les services Source : Cigref – Analyse des coûts 2009

On obtient des ratios et indicateurs à chaque niveau 14 Quinio Pour les activités Source : Cigref – Analyse des coûts 2009

On obtient des ratios et indicateurs à chaque niveau 15 Quinio Pour les ressources Source : Cigref – Analyse des coûts 2009

Mise à disposition des postes de travail 16 Quinio Catégories de PC Inducteurs de coût standard / « gonflé » Nombre de postes fixe / nomade Phases d’analyse Activités Inducteurs d’activité Installation Acquisition Approvisionnement Préparation Stockage Câblage € / poste J-H / poste m² / poste Nb de prises / poste Communication Connexion Réseaux Messagerie € / Prise LAN Nb de mégabits-seconde/poste Nb de BAL / poste Support local Support technique Formation aux postes Maintenance Hot Line PC Nombre de techniciens / poste Nombre de jours de formation / poste J-H / poste Nombre d’appels / poste TOTAL 2500 € par an (source KLC 2006)

Mise à disposition des applications Catégories de serveurs utilisés Mainframe / Unix / AS 400 / serveur Phases d’analyse Activités Inducteurs d’activité Matériel Acquisition Exploitation € / mips puis mips / application Mips / application Fonctionnement Stockage Impression Hot line Giga-octets sauvegardés Milliers de pages J-H / application Maintenance applicative Formation J-H / application J-H/ application Réseau Nb d’utilisateurs / application Coût très variables selon la nature de l’application, le type de support et le type de serveurs : de 1000 € à 10000 € par mois La maintenance applicative représente de 15 à 25% du coût d’achat de l’application (développement ou progiciel) 17 Quinio

Processus Projet (hors exploitation) 18 Quinio Phases d’analyse Inducteurs Acquisition et utilisation de serveurs Etude préalable J-H / projet € / projet Développement J-H MOE / projet J-H MOA / projet € / mips puis mips / projet Test / recette J-H MOE / projet J-H MOA / projet € / mips puis mips / projet Conduite du changement Documentation / projet Formation / projet Communication / projet Coût très variables selon la durée et la complexité : Le J-H de développement de 350 € à 800 € Attention au mode de calcul du J-H interne

Projet : les dépenses d’exploitation et les recettes ü Calcul du tableau des cash-flow (FNT) Ø Tous les coûts d'exploitation par année Ø Les recettes estimées par année Ø L'investissement est en année 0 19 Quinio

Projet : calcul de la rentabilité ü Calcul de la rentabilité Ø Comparaison entre l'investissement et les cash-flow générés Ø Actualisation Ø VAN, DRC, IP, TRI 20 Quinio Investissement en ANNEE 0 = XXX €

TCO : 1986 le Gartner Group ü Analyse global du coût de possession des postes de travail: 21 Quinio Ø Ø Ø Capital (matériels, réseaux, logiciels) Maintenance des systèmes Support techniques aux utilisateurs Communications et réseaux Temps utilisateurs

TCO : 1986 le Gartner Group ü Le temps utilisateurs : Ø Coût lié à l ’organisation (réorganisation, participation des utilisateurs aux projets) Ø Coût lié à l ’activité métier (adaptation et apprentissage, transition, erreurs, dysfonctionnements) ü Représente 30 à 40% du TCO selon les études 22 Quinio

TCO : 2004 estimation ü Analyse d ’un micro sur 3 ans en euros : Ø Capital 2000 Ø Maintenance 1200 Ø Support 1200 Ø Réseaux 2000 Ø Temps users 3600 ü En 1986, un micro-ordinateur = 13000 $ 23 Quinio

TCO : Limites ü Des résultats fortement discutés : Ø Voir polémique autour du duel Linux / Windows ü Des concepts flottants : Ø TEI Total Economic Impact développé par le Giga Group : • Bénéfices ou rapport entre coût de possession et gains d ’infrastructure et résultats sur les « business units » • Flexibilité : coût d ’évolution sur la base de scénari • Risque : de maintenance et de pérennité ü Une étude TCO coûte à minima 20 000 Euros (source EDS) Ø Réservé à de grands projets ü « Popularité » des indicateurs de ce type Ø Le plus connu n ’est pas toujours le plus adapté 24 Quinio