LOGO Sauvegarde archivage et scurisation des fichiers 1

LOGO Sauvegarde, archivage et sécurisation des fichiers 1

Différence entre les termes enregistrement – sauvegarde - archivage LOGO § Enregistrement : mise en mémoire (perte du travail en cas de coupure de courant) § Sauvegarde : duplication et mise en sécurité des données pour restaurer en cas de problème (copie temporaire) § Archivage : procédé de conservation des données fiable et fidèle dans le temps (copie permanente) 2

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ? LOGO Ensemble de techniques permettant d’organiser , de d’ gérer et de distribuer sous forme électronique l'ensemble des documents et informations INTERNES et/ou EXTERNES de l’entreprise. 3

Quelles sont les sources de documents ? LOGO Les documents peuvent être : Des documents électroniques par nature. Des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques. 4

Intégrer des documents électroniques dans le système LOGO Intégrer des documents dans le système GED On peut intégrer dans le système de textuels GED des documents électroniques par multimédia images audio vidéo compression courriels Disque dur nature issus des applications informatiques de l’entreprise : sous format texte sous toutes les autres formes de fichier électronique (vidéo, son, image…) Internet 5

Les formats de fichiers LOGO 6

Entrer des documents non électroniques dans le système Entrer des documents dans le système GED LOGO Acquérir par Il s’agit de tous les documents numérisation que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents Acquérir par électroniques. numérisation Acquérir par Ils sont numérisés et dématérialisés. numérisation 7

Organiser l’accès aux documents du système LOGO On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Métadonnées Plan de classement ou arborescence 8

Les métadonnées LOGO Ensemble structuré d’informations servant à décrire une ressource ex : date, auteur, titre, mots clés… 9

Exemple de métadonnées dans MS Office LOGO Renseignement des métadonnées par le menu : Fichier – Propriétés Possibilité de demander lors de l’enregistrement du document : Outils – Options – Enregistrement /Général– Demander les propriétés du document 10

Exemple de métadonnées dans un logiciel photo LOGO Caractéristiques de l’appareil photo et de la prise de vue (marque, objectif, focale, vitesse, date, heure…) Données non modifiables Mots clés à saisir par l’utilisateur Données modifiables 11

Bien nommer les fichiers LOGO choisir un nom suffisamment explicite éviter les caractères accentués, les signes de ponctuation, les espaces (préférer _ ) si dates, utiliser la date américaine 4 mars 20080304 identifier clairement les différentes versions d’un même document 12

Classer les documents dans une arborescence Classer dans une arborescence LOGO Il faut ensuite classer les documents dans organisation de une dossiers informatiques qui constitue l’arborescence des dossiers et fichiers. 13

Classer les documents dans une arborescence LOGO Exemple de l’archivage du courrier départ et arrivée dans une communauté de communes 14

Stocker les documents et les protéger LOGO Stocker et protéger les documents Parefeu Anti virus Serveur avec mot de passe Entreprise spécialisée en stockage Ou dans l’entreprise Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc. 15

Les supports de stockage (1 -2) CD / DVD / Blu. Ray (Sony, Philips) ou HD DVD (Toshiba – support abandonné) Capacité : CD 700 Mo DVD 4 à 16 Go Blu Ray 54 Go HVD (futur) > 1 To Durée de vie : CD et DVD gravés 2 à 5 ans Blu Ray 50 ans Disque dur Cartouche / Bande LOGO Capacité : 40 Go à 1 To Durée de vie : 100 ans en théorie 20 ans maximum en pratique Capacité : en moyenne de 400 Go à 1, 6 To Durée de vie : environ 30 ans 16

Les supports de stockage (2 -2) Sauvegarde en ligne Capacité : illimitée Durée de vie : limitée à la durée de l’abonnement Clé USB Autres critères de choix : . vitesse de sauvegarde. fiabilité du support. coût. facilité d’accès aux données LOGO Capacité : de 64 Mo à 12 Go Durée de vie : en théorie 10 ans mais support peu fiable Unités de mesure de la capacité (en caractères) : 1 Ko = environ 1 millier 1 Mo = environ 1 million 1 Go = environ 1 milliard 1 To = environ mille milliards 17

La conservation des supports LOGO Vérification, à intervalles réguliers, de l’état des informations Nécessité de double sauvegarde (le disque dur externe est actuellement le support le plus fiable) Renouvellement régulier des sauvegardes 18

Alimenter les bases de données de l’entreprise LOGO « Alimenter » les bases de données de l’entreprise Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent les bases de données des applications logicielles administratives, techniques, commerciales et comptables de l’entreprise. 19

Utiliser des documents dans l’entreprise LOGO Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent pouvoir cher, trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant Mots clés des moteurs de recherche. Opérateurs 20

Exemple : Recherche de mots clés dans MS Office LOGO Par le menu : Fichier – Recherche avancée - Propriétés : mots clés, nom du fichier, sujet… - Condition : mot exact ou contient le mot - Valeur : une à plusieurs - Opérateurs et/ou - Emplacement - Types de fichiers 21

Le travail collaboratif Accès aux données et sécurisation LOGO L’accès aux données est sécurisé par des Droit de lecture mots de passe et des droits ou restrictions Données protégées Droit d’écriture & particulières de lecture Entreprise spécialisée en stockage 22

Un format sécurisé : le PDF LOGO Le logiciel adobe acrobat édite les textes au format PDF sécurisé à des fins d’archivage en apposant une signature numérique aux documents 23

Norme NF Z 42 -013 sur l’archivage électronique LOGO Garanties : Pérennité conservation très longue Intégrité contenu non altéré ou modifié Sécurité confidentialité, absence de danger Traçabilité localisation, historique 24

Norme NF Z 42 -013 sur l’archivage électronique LOGO Buts de la norme Parer aux risques d’obsolescence (support détérioré, logiciel ou matériel de lecture disparu…) Parer aux risques de contentieux Créer un état en matière d’archivage électronique 25

La durée de conservation des supports LOGO 26

Exemple d’un logiciel de GED Source http: //www. novaxel. tm. fr/ LOGO 27

A voir sur le web LOGO http: //www. formulary-france. com/details_formarchives. html http: //www. xamance. fr/ 28