Korespondencja stanowi jedn z form porozumiewania si wymiany

Korespondencja stanowi jedną z form porozumiewania się, wymiany myśli, bądź uzgodnienia stanowisk KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

W ZWIĄZKU Z DUŻĄ ILOŚCIĄ I RÓŻNORODNOŚCIĄ INFORMACJI, W KAŻDYM BIURZE WYRÓŻNIAMY: q DOKUMENTY BIUROWE – TO PISMO, PROTOKÓŁ, SPRAWOZDANIE, NOTATKA – SPORZĄDZONE W TOKU PRACY BIUROWEJ LUB OTRZYMANE Z ZEWNĄTRZ. ) q AKTA SPRAW ( BIEŻĄCYCH, ZAŁATWIONYCH), - TO ZBIÓR DOKUMENTÓW BIUROWYCH DOTYCZĄCYCH JEDNEJ SPRAWY. q DOKUMENTACJĘ BIUROWĄ – TO AKTA RÓŻNYCH SPRAW DOTYCZĄCYCH JEDNEGO ZAGADNIENIA KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Zadania korespondencji q utrzymanie łączności między osobami fizycznymi a instytucjami (środek porozumiewania się) q przekazywanie lub zasięganie informacji (zastępuje bezpośrednią rozmowę) q potwierdzenie lub uzupełnienie treści umów zawartych ustnie lub telefonicznie (aby zapobiec nieporozumieniom) q stworzenie z pisma dokumentu dowodowego (w przypadku sporu) q udokumentowanie postanowień i decyzji KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Rodzaje pism Pisma można podzielić ze względu na: q treść, q formę, q miejsce powstania, q stopień pilności, q stopień zapewnienia tajemnicy, q sposób przesyłania. KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Rodzaje pism ze względu na treść q pisma informacyjne które dostarczają adresatowi pełnych i obiektywnych danych dotyczących określonej sprawy, np. faktura, zawiadomienie, zaświadczenie, protokół, awizo; wspólną cechą pism informacyjnych jest brak czynnika nakłaniającego odbiorcę pisma do podjęcia decyzji zgodnie z intencją autora pisma; q pisma przekonujące celem ich jest skłonienie adresata do zajęcia stanowisk a zgodnego ze stanowiskiem autora, np. podanie, skarga, odwołanie, reklamacja. KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Rodzaje pism ze względu na formę q pisma sporządzane na blankietach specjalnych – są to blankiety reprezentacyjne, np. blankiety ministra, blankiety drukowane z okazji świąt, rocznic itp. , q pisma sporządzane na blankietach korespondencyjnych tzw. firmówkach, q pisma sporządzane na formularzach, czyli odpowiednio opracowanych drukach zawierających tekst stały i niezadrukowane pola przeznaczone do wypełnienia (np. zamówienia, protokoły przesłuchania), q pisma sporządzane na papierze bez nadruków w formie nieokreślonej przez PN lub przepisy KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Rodzaje pism ze względu na miejsce powstania q zewnętrzne, powstające poza firmą (np. listy urzędowe, które przysyłają inne firmy, zawiadomienia, zaproszenia przychodzące od nadawców spoza firmy); q wewnętrzne, powstające w firmie (np. notatki służbowe, protokoły, okólniki). KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Rodzaje pism ze względu na stopień pilności spraw q pisma zwykłe, które załatwiane są w zwyczajowo lub przepisowo ustalonych terminach, q pisma pilne i bardzo pilne, które muszą być załatwione w pierwszej kolejności, nie później niż w ciągu trzech dni od momentu ich otrzymania; sprawy bardzo pilne można załatwiać telefonicznie wysyłając jednocześnie pismo; możliwe jest zastosowanie telefaksu, q pisma terminowe, w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Formaty arkuszy papieru KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Najpopularniejsze w korespondencji są następujące formaty szeregu A: A 3 – tzw. papier podaniowy (zestawienia, wykazy) A 4 – format blankietów korespondencyjnych oraz formularzy A 5 – format blankietu korespondencyjnego o krótkiej treści oraz formularzy A 6 - format pocztówki i formularzy o krótkiej treści KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK

Ponadto pisma dzielimy w zależności od rodzaju sprawy na: q pisma z tytułem (protokół, notatki, sprawozdania, zaproszenia, regulaminy), q pisma w sprawach osobowych (życiorys zawodowy, list motywacyjny), q pisma handlowe (oferta, zamówienie), q pisma pisane w języku obcym. KATARZYNA GAGAN, ANNA KRAWCZUK