Korespondencja w sprawach osobowych ma miejsce w trakcie

Korespondencja w sprawach osobowych ma miejsce w trakcie trwania stosunku pracy, w trakcie jej poszukiwania oraz rozwiązania stosunku pracy Korespondencję można więc podzielić na 3 fazy: Faza I – pisma związane z poszukiwaniem pracy i nawiązywaniem stosunku pracy Faza II – pisma w fazie zatrudnienia Faza III – pisma w fazie rozwiązania stosunku pracy

Pisma związane z poszukiwaniem pracy i nawiązaniem stosunku pracy Pracodawca może wymagać od kandydata do pracy złożenia: Kwestionariusza osobowego z fotografiami Podania o pracę lub listu motywacyjnego Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy Orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy Świadectw i dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe Życiorysu lub curriculum vitae

Przed napisaniem pism pierwszego kontaktu należy: Wypisać na kartce wszystkie dane o sobie i pracy Ustalić imiona, nazwiska, tytuły i stanowisko szefa firmy Sprawdzić jakie są wymagania danej firmy w kwestii sposobu sporządzenia listu motywacyjnego i curriculum vitae Odpowiednio nastawić się psychicznie

Kwestionariusz osobowy - to podstawowy dokument, którego wymaga pracodawca. Zawiera pytania dotyczące kandydata do pracy. W sytuacji braku formularza można sporządzić go samodzielnie w oparciu o wzór, który jest załącznikiem do rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 17 grudnia 2003 roku. /Dz. U nr 230, poz. 2293/

Podanie o pracę i list motywacyjny podanie o pracę można przesłać z własnej inicjatywy, list motywacyjny tylko jako odpowiedź na ofertę pracy podanie można zaadresować do firmy, list powinien być zaadresowany do konkretnej osoby, która będzie go oceniała w podaniu umieszcza się określenie sprawy w liście zwrot grzecznościowy /Szanowny Panie Prezesie – najlepiej odręcznie!!!/ treść listu motywacyjnego jest bardziej rozbudowana od treści podania o pracę list koniecznie kończymy prośbą o przesłanie aktualnej oferty w podaniu o załącznikach informujemy zwrotem „Do podania załączam”, w liście „W załączeniu przesyłam”

Curriculum vitae – jest nową formą życiorysu Klasyczny życiorys zawiera informacje o kandydacie do pracy i członkach rodziny, CV tylko informacje o kandydacie Klasyczny życiorys sporządza się w formie opisowej, CV w formie wypunktowanej Wszystkie zdarzenia powinny być podane w odwrotnej chronologii

Curriculum vitae składa się z: Danych osobowych Wykształcenia /przy wymaganym wykształceniu wyższym ograniczamy się do studiów i szkół średnich/ Doświadczenia zawodowe lub praktyczne /przebieg pracy, stanowiska, prace, publikacje, pełnione funkcje, obowiązki, udział w olimpiadach, stypendiach/ Dodatkowych umiejętności Zainteresowań Referencji /fakultatywnie/ Wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych

Umowa o pracę – jest zgodnym oświadczeniem woli pracownika i pracodawcy, na mocy którego pracownik zobowiązuje się do świadczenia określonego rodzaju pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy a pracodawca do wynagradzania tej pracy.

Wyróżnia się: Umowy na czas określony Umowy na czas nieokreślony Umowy na okres próbny /max 3 miesiące/ Umowy o pracę w zastępstwie /terminowa, bez określonego terminu jej rozwiązania, nie jest automatycznie przedłużana do dnia porodu/

Od 2004 roku Kodeks Pracy nakłada obowiązek zawierania umów o pracę w formie pisemnej Kodeks określa liczbę informacji, jaką minimalnie musi zawierać umowa o pracę: Rodzaj umowy Datę jej zawarcia Warunki pracy i płacy /rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, składniki wynagrodzenia i jej wysokość, wymiar czasu pracy, termin jej rozpoczęcia/

Pisma w fazie zatrudnienia Zakres czynności i obowiązków – to pismo w którym podaje się czynności, których wykonywanie należy do pracownika, obowiązki, jakie na nim spoczywają, czasem kompetencje pracownika na danym stanowisku Przeszeregowanie – to pismo dotyczące podwyższenia wynagrodzenia lub awansowania na wyższe stanowisko

Pisma w fazie zatrudnienia Zmiana warunków umowy o pracę może być dokonana na zasadzie: Porozumienia stron Wypowiedzenia warunków umowy o pracę /wypowiedzenie zmieniające/, wypowiedzenie to powinno zawierać warunki umowy, które ulegają wypowiedzeniu, nowe warunki pracy, długość okresu wypowiedzenia, pouczenie o konsekwencji odmowy przyjęcia nowych warunków, pouczenie o możliwości i terminie odwołania się do sadu pracy, pouczenie o możliwości złożenia wniosku o wszczęcie postępowania pojednawczego przed komisją pojednawczą

W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę ulega rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia

Wnioski o urlop Wniosek o urlop powinien zawierać: Określenie wymiaru urlopu Określenie rodzaju urlopu Podanie terminu urlopu W wypadku gdy jest to wniosek o urlop bezpłatny, okolicznościowy lub szkoleniowy uzasadnienie – przyczynę Pracodawca nie ma obowiązku udzielenia pracownikom urlopu we wskazanym terminie więc pismo powinno kończyć się prośbą o pozytywne rozpatrzenie wniosku

Kodeks pracy wprowadził tryb udzielania części urlopu wypoczynkowego jako tzw. Urlopu na żądanie, krótką niedyspozycję /art. 1672 kodeksu pracy/. Pracodawca jest zobowiązany udzielić do 4 dni takiego urlopu. Pracownik może wziąć urlop w dowolnym czasie i formie, wniosek może złożyć po powrocie Wniosek o ten urlop powinien zawierać dodatkowo: Powołanie na podstawę prawną /art. 1672 kodeksu pracy/ Określenie wymiaru urlopu, rodzaju, okresu Oświadczenie dotyczące liczby dni urlopu, które pracownik wykorzystał w danym roku w tym trybie

Karta urlopowa – jest odpowiedzią pracodawcy na wniosek o urlop. Informuje, w jakim okresie i wymiarze oraz jakiego urlopu udzielono pracownikowi. Urlop udzielany jest niezależnie od jego rodzaju na wniosek pracownia dlatego karta rozpoczyna się zwykle od słów: Stosownie do wniosku udzielam Pani….

Pisma z zakresu dyscypliny pracy mają na celu wdrożenie pracowników do przestrzegania dyscypliny pracy, ładu i porządku Sporządza się je w przypadku naruszenia przez pracownika przepisów dyscyplinarnych lub z zakresu bhp czy ochrony przeciwpożarowej Są to głównie kary wynikające z kodeksu pracy: kary upomnienia, nagany, kary pieniężne Kary porządkowe zawsze musza być poprzedzone wysłuchaniem pracownika, nie mogą być stosowane po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia

Pisma w fazie rozwiązania stosunku pracy Rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić: Na mocy porozumienia stron Przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia Przez oświadczenia jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia Z upływem czasu, na który została zawarta Z dniem zakończenia pracy, dla której została zawarta /W ostatnich dwóch przypadkach nie ma potrzeby prowadzenia korespondencji/

Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron Pismo to może być zainicjowane zarówno przez pracodawcę jak i pracownika Zawsze w piśmie takim musi znaleźć się: Wskazanie daty, z którą umowa ma być rozwiązana Wskazanie umowy, która ma ulec rozwiązaniu Wskazanie, że rozwiązanie stosunku pracy ma nastąpić za porozumieniem stron Należy pamiętać, że raz złożone oświadczenie może być wycofane jedynie po uzyskaniu na to zgody drugiej strony

Rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika bez zachowania okresu wypowiedzenia Rozwiązanie takie następuje w przypadkach przewidzianych w art. 52 kodeksu pracy Takie rozwiązanie musi być poprzedzone konsultacją ze związkami zawodowymi /termin odpowiedzi 3 dni/ Pod rygorem nieważności pismo to musi zawierać: Datę rozwiązania umowy oraz datę umowy, która ulega rozwiązaniu Przyczynę i podstawę prawną rozwiązania umowy Informację o możliwości i terminie odwołania się do sądu pracy Informację o możliwości złożenia wniosku o wszczęcie postępowania pojednawczego przed komisją pojednawczą

Rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia Rozwiązanie takie może dotyczyć: umów na czas określony /2 tyg. – gdy czas określony jest dłuższy od 6 miesięcy/ umów na okres próbny /3 dni-gdy okres próbny nie przekracza 2 tygodni, 1 tydzień – gdy jest dłuższy od 2 tygodni/ umów na zastępstwo /niezależnie od czasu 3 dni/ umów na czas nieokreślony /2 tygodnie – przy zatrudnieniu do 6 miesięcy, 1 miesiąc – przy zatrudnieniu co najmniej 6 miesięcy, 3 miesiące – przy zatrudnieniu co najmniej 3 lata/ Okres wypowiedzenia obejmujący tydzień lub miesiąc kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca

Świadectwo pracy Treść świadectwa pracy jest ustalona w art. 97 kodeksu pracy i w rozporządzeniu MPi. PS z 1996 roku. Wystawienie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy Świadectwo powinno być wystawione i doręczone pracownikowi niezwłocznie po rozwiązaniu stosunku pracy, automatycznie i bez wniosku pracownika Niedopuszczalne jest uzależnienie wystawienia świadectwa pracy od rozliczenia się pracownika z np. odzieży lub narzędzi Wzór świadectwa jest załącznikiem do rozporządzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z 16 grudnia 2003 roku.

Referencje są pismem polecającym kandydata na pracownika, sporządzone przez osobę powszechnie znaną oraz cieszącą się szacunkiem i zaufaniem społecznym Referencje może wystawić zarówno aktualny jak i były pracodawca oraz inna osoba dobrze znająca kandydata, np. członek rodziny, sąsiad… Referencje powinny zawierać okres znajomości kandydata, okoliczności poznania, opis cech kandydata, opis kwalifikacji oraz umiejętności kandydata i jego osiągnięcia