Koonti typajan tuloksista KOTAseminaari 2019 Typaja II Korkeakoulujen

Koonti työpajan tuloksista KOTA-seminaari 2019 Työpaja II: Korkeakoulujen tiedolla johtamisen ekosysteemin hahmottaminen Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän kokous 3/2019

Millaisen kokonaisuuden korkeakoulujen ulkopuoliset – yhteiset, valtakunnalliset, avoimet - tietolähteet muodostavat? Työpajan tavoitteena oli jäsentää korkeakoulun tiedolla johtamisen ekosysteemiä o kartoittaa mitä ja mistä lähteistä tietoa haetaan ja millä keinoin o tunnistaa kehitystarpeita tietolähteisiin ja tietoon liittyen o evästää mm. Vipusen API: n kehitystyötä 2 Työpajaan osallistui yli 30 osallistujaa noin 20 korkeakoulusta

Pienryhmätyöskentelyn pohjana tietolähteitä, tiedon tarvetta ja hyödyntämistä kartoittava canvas-pohja Lähdejärjestelmä Mistä lähteestä tietoa haetaan? (Esim. Vipunen, Tiedon tarve ja analysointi Miten tietoa käsitellään? (Esim. yhdistämme sen omiin järjestelmiimme. ) Tilastokeskus. ) Tiedon hyödyntäminen Kenelle tietoa tuotetaan? (Esim. johtoryhmälle, laitosten johdolle, opintoneuvojille, ulkoisille sidosryhmille. ) Mitä tietoa tarvitaan? (Esim. opiskelijapalaute, hakijatilastot, valmistumismäärät. ) Mihin tietoa käytetään? Miten tietoa haetaan? (Esim. rajapinta, Excel-raportti, CSV-tiedosto. ) Missä muodossa tietoa esitetään eteenpäin? (Esim. Excel-raportti, diaesitys, omat raportointijärjestelmät. ) 3 (Esim. tutkintoanalyysit, rahoitusmallin ennakointi. )

Tunnistetut korkeakoulun ulkopuoliset tiedolla johtamisen tietolähteet ja niiden tarjoama tieto OPINTOPOLKU § § § Hakijamäärät Hakuväylät Valintapisteet Hakijan pohjakoulutustiedot Paikan vastaanottaneet OILI § Opiskelijoiden tiedot Opiskelijatiedot VIPUNEN & EXTRA-VIPUNEN § § § § § Opintopisteet Rahoitusindikaattorit Opintosuoritukset Tutkinnot Palautekyselyjen tulokset Julkaisutiedot Haku- ja valintatilastot Lukio- ja YO-tilastot ym. § § 55 op suorittaneet Tavoiteajassa tutkinnon suorittaneet Opintopisteet Tutkintopisteet (Julkaisufoorumi, SCOPUS ja Juuli) § § § ARVO § EU HORIZON 2020 § VTJ & VRK § Ajantasaiset yhteystiedot Julkaisukertymät Julkaisutiedot henkilö- ja organisaatiotasolla Julkaisutiedot Palautekyselyjen tulokset (amk, AVOP, kandi, uraseuranta jne. ) Työllisyystiedot TEM § § § Ydintiedot TILASTOKESKUS § VIRTA JULKAISUTIETOKANNAT § § EU rahoituksen tilastotiedot ja vertailut muihin suomalaisiin organisaatioihin Organisaation EU-rahoitus Hakemukset ja hakupartnerit Työnvälitystilasto Toimintaympäristötiedot Yhteystiedot Hanketiedot

Tunnistetut tiedon hakemisen, esittämisen ja hyödyntämisen tavat sekä käyttäjäryhmät Miten tietoa haetaan? • Excel-tiedostot • CSV-tiedostot • Rajapinnat • Kuvakaappaukset selaimesta • Kopiointi selaimesta Miten tiedot esitetään eteenpäin? • Power BI ja Excel • Taulukot • Kuviot • Powerpoint-esitykset • Omat raportointijärjestelmät Valtaosa osallistujista haki dataa pääosin Excel- tai CSV muotoisena Rajapintoja käyttivät vain harvat osallistujista Kenelle tietoa tuotetaan? • Usealle eri tasolle johdossa (johtoryhmät, tiedekunnat, laitokset, opintotoimisto jne. ) • Toiminnan kehittämisestä vastaaville • Mediasuhteita hoitaville • Hakijamarkkinoinnista vastaaville • Lobbaustoimijoille • HR 5 Mihin tietoa käytetään? • Toiminnan ja rahoituksen ennakointiin • Resurssien suuntaamiseen • Hakijamarkkinoinnin suuntaamiseen • Uraneuvonnan kehittämiseen • Lobbaukseen • Rekrytointiin Julkisen tiedon ja organisaation oman tiedon yhdistely koettiin hankalaksi

Tunnistettuja ekosysteemiin liittyviä kehityskohteita numero = tärkeys äänestyksessä Uuden tiedon tarve Tarkemman tiedon tarve Tietolähteen käytettävyyden parannus Tiedon räätälöitävyys 5. VISIO 2030 –seurantaa tukevaa dataa: esim. "maailman kiinnostavimmat kvverkostot? ” ja täydennyskoulutustieto? 1. VIRTA & VIPUNEN: tarvitaan korkeakoulun oma yksikkökohtainen ja koulutusohjelmakohtainen tieto 3. VIRTA: Käyttöliittymään ihmisluettava haku, jossa voi hakea esim. yksittäisen opiskelijan tiedot, hakea valitusta joukosta, tietyn opinnon suoritukset, eli erilaisilla hakuehdoilla Tietovarasto, johon voisi itse muodostaa kuutioita tai ristiintaulukointeja Korkeakoulukohtaista kv -tietoa (Vipusessa OECD / ETER dataa mutta ei korkeakoulukohtaisesti) Opintopolku: miksi ei saa ammatillisen oppilaitosten tietoja vaikka lukiot saa? Tiloista tietoa (pintaalojen kehitys? ) EU-projekteista raportointi 2. Summatason tiedosta yksilötason tietoon 4. Hakukohteiden ja tutkintojen linkkaus Tarve saada opiskelijan osaamisprofiili yhdistettynä eri rekisterien tiedoista, nyt haetaan eri tietoja eri lähteistä Tiedon helpompi saatavuus: tiedon pitäisi olla heti saatavilla, helposti, aikaa menee siivoiluun ja muokkailuun VIPUNEN: mahdollisimman yksinkertainen datataulukko, josta löytää kaiken VTJ: n rajapinnan määrittely siten, että GDPR-vaatimukset täyttyy Extra-Vipunen: rajapinta tiedon hakuun, mm. opintopisteet opiskelijakohtaisesti (avoin amk, mamu-koulutukset jne. ) VIRTA: mukaan myös suoritukset muissa organisaatioissa auttaa AHOTtoiminnassa Vipunen ja Extra-Vipunen: paremmin tilannetietoa mitä tulossa (tietojen päivitysaikataulut, mitä uutta jne. ) Extra-Vipunen: Julkaisut pitäisi saada alayksikkökohtaisesti (pivoteissa) Vipunen: Käyttäjäryhmien jaottelu (eri kohderyhmille sisältöä/opastusta, esim. omia sivuja eri osaamisprofiileille tms. ) Arvo: n live-raporttien tilanne? Datan ja tietolähteiden hallinta: mistä tietää mitä tietoa on olemassa ja mistä se löytyy? Tehokkuusmittaristo (suhteellisuus) Tilastokeskus: sijoittumisraportit tutkinto-ohjelmittain/tutkinnoittain on vanhanaikaisia, pitäisi saada edes excel-raportteja. Rajapintakehitykselle tarvetta. Keskitetty palvelu (esim. Alasin) joka yhdistää monta eri tietolähdettä 6 7. VIPUNEN: paremmat ohjeet pivot-taulukointiin, täsmällisempi raporttiselite, esim. aikaleima mukaan Opintopolku: raportteja vaivalloista yhdistää oman opiskelijatietojärjestelmän tietoihin, samat tiedot toive saada rajapinnan kautta. Osan raportointia voisi toteuttaa Extra-Vipuseen? Talouden ja tuloksen yhdistäminen (ennustavaa/mallintavaa tietoa, ja suhteellista vertailua eri kk välillä) Perusraportit selaimessa, jota pystyy kevyesti muokata oman tarpeen mukaan

Työpajan loppuäänestys kehityskohteista ja palautetta työpajasta ”Hyvin organisoitu työpaja. Paljon keskustelua ja uusia ideoita!” ”Työpaja oli hyvä työskentelytapa seminaarin lopuksi. Tärkeät aiheet. ” ”IT-johtajien verkosto ei ole yksinään oikea foorumi korkeakoulujen tiedolla johtamisen ekosysteemin hahmottamiseen. ” 7

facebook. com/CSCfi twitter. com/CSCfi youtube. com/CSCfi linkedin. com/company/csc---it-center-for-science github. com/CSCfi Kuvat CSC: n arkisto, Adobe Stock ja Thinkstock