Kokonaisarkkitehtuuri strategiasta toimeenpanoon Toiminnan kehittminen palveluportfolion optimoinnissa Etvalmennus

Kokonaisarkkitehtuuri – strategiasta toimeenpanoon Toiminnan kehittäminen palveluportfolion optimoinnissa Etävalmennus,

Valmennusten aiheet muodostavat valmennuspolun 1. Toiminnan johtaminen 2. Toiminnan kehittäminen 3. Toiminnan kehittämisen kehykset ja sisältö 4. Toiminnan kuvaamisen merkitys 5. Toiminnan kuvaaminen • Osallistuja ymmärtää miten organisaation toimintaa johdetaan siten, että organisaatio pystyy toteuttamaan vaatimukset palvelujen ja prosessien yhdenmukaistamisesta ja yhteentoimivuudesta • Osallistuja osaa johtaa toiminnan kehittämistä sekä tuntee menetelmät ja työvälineet, joiden avulla organisaatio onnistuu saavuttamaan toiminnalle asetetut tavoitteet järkevästi ja kustannustehokkaasti • Osallistujalla on käsitys miten kokonaisarkkitehtuuri toimii kehittämisen tukena organisaation valitseman lähestymistavan mukaisesti • Osallistuja ymmärtää kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisen merkityksen sekä kuvausten merkityksen eri sidosryhmille ja niiden välisessä yhteistyössä ja kommunikoinnissa • Osallistuja tietää miten kokonaisarkkitehtuurin kuvaukset laaditaan kokonaisarkkitehtuurin eri osaalueille mallinnusympäristössä 2

Sisältö 1. Kokonaisarkkitehtuurin kehittämisen ajurit 2. Kokonaisarkkitehtuurikehittämisen hyödyt 3. Kokonaisarkkitehtuurin ja strategiatyön suhde 4. Kokonaisarkkitehtuuriprosessi käytännössä 5. Kokonaisarkkitehtuuritoiminnan käynnistäminen 6. Yhteenveto 3

TOIMINNAN KOKONAISVALTAISEN KEHITTÄMISEN AJURIT • • Pidä mikrofoni vaimennettuna Pyydä puheenvuoro Keskustelu-ikkunan kautta 4

Toiminnan kehittäminen / kokonaisarkkitehtuuri johtamisessa Kokonaisarkkitehtuuri on yksi johtamisen menetelmä muiden joukossa – mutta laaja-alainen • Kokonaisarkkitehtuuri / toiminnan kehittäminen on kokonaisvaltainen malli johtaa strategisen kehittämistoimenpiteet projekteiksi. • Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä ottaa laajasti kantaa toiminnan rakenteeseen, kyvykkyyksiin, prosesseihin, tietoon sekä teknologiaan. 5

JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin viitekehys 6

Kokonaisarkkitehtuurissa on kysymys “isosta kuvasta” Olli-Pekka Heinonen Valtiosihteeri Haastattelu 30. 9. 2014 https: //dreambroker. com/channel/afj 8 tmu 2/ gncj 9 ftb 7

Kokonaisarkkitehtuurissa on kysymys ”isosta kuvasta” Toiminnassa tapahtuu koko ajan kiihtyvällä tahdilla muutoksia joihin on vastattava “Miksi minun pitäisi kehittää kokonaisarkkitehtuuria? ” 1 2 Strategian muutos 5 Muutos toiminnassa tai toimintamallissa 6 Kustannusten alentaminen 9 Kilpailuedun ja kyvyn lähteiden löytäminen 7 Palvelujen kehityksen ja toimituksen nopeuttaminen Prosessien ja toimintatapojen optimointi 8 Toiminnan ja teknologian linjaaminen Teknologiasalkun rationalisointi 10 Ketterämmän toiminnan tavoitteleminen 4 3 11 Lainsäädännön vaatimukset Kompleksisuuden ja päällekkäisyyden purkaminen 12 Valvonnan vaatimukset 8

Digitalisaatio ajurina Toiminnan tehostaminen Asioinnin helpottaminen Digitaaliset palvelut osaksi kokonaispalvelua Asiakaskokemuksen parantuminen Uusia palvelukokonaisuuksia Uusien palvelujen luonti Digitalisaatiolla tarkoitetaan kokonaisvaltaista toimintatapojen uudistamista, joka sisältää myös uusien digitaalisten teknologioiden käyttöönottoja. Digitaalisilla teknologioilla tarkoitetaan muun muassa analytiikkaa, big dataa, mobiiliteknologioita, pilvipalveluita, robotiikkaa, sosiaalista mediaa ja asioiden internetiä (ml. teollinen internet). Lähde: http: //www. valtiokonttori. fi/fi-FI/Virastoille_ja_laitoksille/Digitalisaatio 28. 10. 2021 9

Kokonaisarkkitehtuurissa on kysymys strategian toimeenpanosta Kääntäen, mikäli sitä tehdään ilman strategian ohjausta, se ei ole kokonaisarkkitehtuuria Takaisinkytkentä Tavoite / Tarve Toiminnan strategia Missä haluamme olla kahden, viiden tai kymmenen vuoden päästä? Kokonaisarkkitehtuuri = Strategian toimeenpano Hankkeet, projektit, palvelut ja päivittäiset operaatiot = Kokonaisarkkitehtuurin toteutus Tavoitetila Tiekartta tavoitetilan saavuttamiseksi Tiekartan toteutus projekteissa 10

KOKONAISARKKITEHTUURIN KEHITTÄMISEN HYÖDYT • • Pidä mikrofoni vaimennettuna Pyydä puheenvuoro Keskustelu-ikkunan kautta 11

Kyvykkyys on keskeinen käsite toiminnan kehittämisessä Fokus arkkitehtuurin kehittämisessä Kyvykkyydet Kehitystoimenpiteet Visio ja Strategiset Tavoitteet Fokus liiketoiminnassa Prosessit Tieto Järjestelmät Teknologia JHS 179: Kyvykkyys tarkoittaa organisaation kykyä toimia tarkoituksenmukaisella tavalla tietyllä osa-alueella ja kykyä hyödyntää osaamistaan sekä resurssejaan, jotta strategiset tavoitteet saavutetaan. Organisaatioiden, niin yritysten kuin julkisten organisaatioidenkin, kyvykkyyden nähdään koostuvan kolmesta osakokonaisuudesta: toimintamallit ja prosessit, henkilöstö ja osaaminen sekä tiedot ja järjestelmät. Kokonaisarkkitehtuurityötä voi tehdä ilman organisaation kyvykkyyksien virallista määrittelyäkin. Kyvykkyyksien hahmottaminen karkeallakin tasolla tukee ongelmakohtien ja onnistumisten tunnistamista. 12

Strategiset kyvykkyydet käytännössä Verohallinnon kannanottoja: Joukkoistetun henkilökuljetustoiminnan verotus Case Jakamistalous HS: Uber aloittaa yhteistyön Ruotsin verottajan kanssa – vahvistaa toimintansa avoimuutta Yle: Verohallinto otti kantaa: Uber-toiminta on ansiotuloa, Airbnb-toiminta pääomatuloa Ei-ammattimaisesta henkilönkuljetuksesta saatu tulo on veronalaista ansiotuloa, joka voidaan verkossa ilmoittaa veroilmoituksella. Kynnyskyvykkyys Yle: Uusi ase verojen välttelyä vastaan: kuuma linja kassakoneista verottajalle Halu maksaa veroja jakamistalouden avulla saaduista tuloista voi olla heikko. Verohallinto suunnittelee yhteistyötä palveluntarjoajien kanssa, jossa esim. ajomatkatiedot lähetetään verottajalle suoraan. Dynaamiset kyvykkyydet (kyky muuttaa kyvykkyyksiä) Tavoitteena tilanne, jossa verojen ilmoittaminen on palveluntarjoajalle mahdollisimman helppoa ja harmaantalouden torjunta tehostuu. Erottava kyvykkyys Strategiset kyvykkyydet 13

Kokonaisarkkitehtuuri tuottaa korkean tason hyötyjä Kokonaisuuden tasolla optimointi johtaa aina tehokkaimpaan mahdolliseen ratkaisuun • Kokonaisnäkyvyys ratkaisuihin ja palveluihin MIKSI? Valistuneempi ja nopeampi päätöksenteko • Selkeä, määrämuotoinen, ennakoitava tavoitetila • Strategian jalkauttaminen koko organisaatioon (toiminta, tietojärjestelmät, teknologia) MITÄ? MITEN KOKONAISARKKITEHTUURI TÄMÄN TEKEE? Alempi teknologian kokonaiskustannus Nopeampi palvelujen tuotanto ja lanseeraus • • • Nopeampi vaikutusarviointi Parempi ymmärrys nykytilasta • Standardit • Yhteinen tieto Uudelleen käytettävät ratkaisut • Yhtenäiset teknologiavalinnat • Yhteinen toiminnan kehittämisen kieli • Vähemmän osaamissiiloja Suurempi tehokkuus Parempi sääntelyn ja valvonnan mukaisuus • Palveluhallinta • Optimointi • Yhtenäiset prosessit • Jatkuvuuden hallinta • Priorisointi • Auditoitavuus 14

Keskeisiä hyötyjä Tunnistettuja asioita joiden kautta onnistumista voi mitata 1 Samoja toimintoja toteuttavien järjestelmien määrän väheneminen – yhteisten alustojen määrän kasvu 2 Päällekäisten toimintojen ja prosessien määrän alaneminen – kokonaisvaltaisempi yhteistyö ja vaikuttavuuden mittaaminen 3 Samojen toimintojen tehokkuuden mittaaminen läpi organisaatioiden, eli JHKA -tasolla 4 Uusien palvelujen läpimenoajan (palvelu kansalaiselle / sidosryhmälle) mittaaminen 5 Datan ja informaation päällekkkäisyydestä aiheutuvien virheiden määrän väheneminen (=tietoarkkitehtuurin konsistenttius) 6 Datan ja informaation välittämisestä aiheutuvien virheiden määrän väheneminen (=integraation tehokkuus ja konsistenttius) 7 Samaan aikaan käynnissä olevien projektien / hankkeiden hallitumpi määrä – parempi yhteistoiminta projektien välillä, vähemmän ristiriitoja 8 Teknologian ajantasaisuuden parantuminen – “palavien alustojen” määrän väheneminen 15

KOKONAISARKKITEHTUURIN JA STRATEGIATYÖN SUHDE • • Pidä mikrofoni vaimennettuna Pyydä puheenvuoro Keskustelu-ikkunan kautta 28. 10. 2021 16

Strategia- ja kokonaisarkkitehtuurityö linkittyvät vuosikellossa Kokonaisarkkitehtuuriprosessi seuraa strategian muutosta – tehokkuus syntyy ketteryydestä • Strategia ja arkkitehtuuriprosessit tahdistettu • Toiminnan muutostarpeista arkkitehtuurin kehitystarpeet hankesalkkuun lyhyellä syklillä • Edellyttää kirkasta ja kokonaisvaltaista ymmärrystä nykytilasta. • Edellyttää myös arkkitehtuurin vaikuttavuuden arviointia. 28. 10. 2021 17

Tehokas julkisten digitaalisten palvelujen rakentaminen Monikanavaisuus Keskitetty digitaalisten palveluiden kehittämisen johtaminen Digitaalisten palvelujen tavoitetila ja tiekartta Palvelumuotoilu, prosessien kehittäminen digitalisaation keinoin sekä yhteisten osioiden tunnistaminen Tarvittavien ICTmuutosten toteuttaminen Tarkennettu markkinointi ja viestintä Digitaaliset palvelut osana asiakkaan arkea Muutosjohtaminen digitaalisen palvelun organisaatiossa Yleisviestintä ja –markkinointi digitaalisista palveluista 28. 10. 2021 18

Kokonaisarkkitehtuuriprosessi toteutuu hankkeissa ja projekteissa Projektien tehokkuutta parantamalla saadaan aikaan parempi kokonaistehokkuus • Nykypäivän ydinajatus: Koosta palveluita valmiista ja/tai konfiguroitavista prosesseista. • Massiivisiin vaatimusmäärittelyihin ja yksityiskohtaisiin prosessimäärittelyihin pohjautuva lähestymistapa on osoittautunut usein tehottomaksi. • Tulevaisuudessa lähestymistavan tulisi olla mahdollisuuksien mukaan ketterä – on ymmärrettävä muutoksen tavoite karkealla tasolla – ei yksityiskohtien tasolla – jonka jälkeen on määritettävä mitkä olemassa olevat alustat yhdessä mahdollistavat muutoksen toteuttamisen. • Hankkeilla ja projekteilla on oltava selkeä, kokonaisarkkitehtuurista johdettu tekemisen scope, mandaatti ja vastuu tuloksista – tuloksia pikaisesti • 100% on liikaa – 80% on riittävästi happotestaamiseen. 19

KOKONAISARKKITEHTUURIN ROOLI ORGANISAATION KEHITTÄMISESSÄ JA KEHITYSPROJEKTIEN HALLINNASSA SEKÄ OHJAAMISESSA • • Pidä mikrofoni vaimennettuna Pyydä puheenvuoro Keskustelu-ikkunan kautta 20

Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen ja sen kytkennät Kokonaisarkkitehtuuri tuottaa syötteitä kaikelle kehittämiselle MIHIN? “Mitä syötteitä ja takaisinkytkentöjä syntyy? ” MITÄ? Syöte Organisaation kehittäminen Roolit, vastuut, osaaminen Syöte Taloussuunnittelu ja seuranta Karkeat kustannusestimaatit Kustannusraamit Syöte Konseptointi ja palvelukehitys Uuden tekniikan luomat mahdollisuudet Syöte Hankinta ja kilpailutus Kokonaisvaltaiset hankintakokonaisuudet Uudet toimittajamahdollisuudet ja -kombinaatiot Syöte Hanke- ja projektinhallinta Pohja projektisalkulle Pohja tarkemmalle suunnittelulle Pohja tarkemmalle budjetoinnille Takaisinkytkentä Toimintamalli Mitattavat prosessivirheet ja Säätöpisteet Takaisinkytkentä Päivittäinen palvelunhallinta Asiakas-/kansalaispalaute Mahdolliset kehittämiskohteet 21

Kytkennät realisoituvat konkreettisessa tekemisessä Parhaatkaan suunnitelmat eivät koskaan realisoidu ellei niitä viedä käytännön tasolle ”Yhdestä kuvasta” näkymä projektin / hankkeen laajuuteen ja työkalu vaikutusarviointiin • Mitä organisaatiotason tavoitteita tuetaan? • Mikä on projektin toiminnallinen laajuus? • Mitä järjestelmiä / tietoja / teknologioita hanke koskee? • Ketä projektissa tarvitaan? Mitkä sidosryhmät? Kehitysportfolion suunnittelu kokonaisuutena Kokonaiskuva siihen miten substanssitoiminnan fokusalueet, projektit ja hankkeet sekä järjestelmät ja tieto kytkeytyvät. Kehitysportfolion hallinta • Yksityiskohtaisesti kuvattu Toiminnan suunnittelu Projektien suunnittelu Kokonaisnäkymä järjestelmiin ja tietoihin mahdollistaa tehokkaamman integraation ja tietovarastojen suunnittelun • Projektit voidaan suunnitella kokonaisvaltaisemmin ja käynnistää nopeammin. Tekninen suunnittelu Hankehallinta Nykyisten ja tarvittavien toimenpiteiden suunnittelu kokonaisuutena. toiminnan rakenne sekä toiminnan, järjestelmien ja tietojen yhteydet nopeuttavat projektien käynnistämistä. • Työkalu suunniteltujen muutosten vaikutusarviointiin. Integrointi Kattava kokonaiskuva auttaa myös palvelujen hallinnassa, muutosten vaikutusarvioinnissa, toimii pohjana esim. laatupoikkeamien hallinnalle Palvelujen hallinta 22

KOKONAISARKKITEHTUURITOIMINNAN KÄYNNISTÄMINEN KÄYTÄNNÖN LÄHESTYMISTAPA KOKONAISARKKITEHTUURITYÖN KÄYNNISTÄMISEEN 23

Keskeisiä onnistumisen edellytyksiä Sananen toiminnan käynnistämisestä yksityiseltä sektorilta Jouni Grönroos EVP & CFO, Oy Karl Fazer Ab Haastattelu 1. 10. 2014 https: //www. dreambroker. com/channel/afj 8 t mu 2/rn 952 zqq 24

YHTEENVETO JA PÄIVÄN PÄÄTÖS KITEYTYS PÄIVÄN SISÄLLÖSTÄ • • Pidä mikrofoni vaimennettuna Pyydä puheenvuoro Keskustelu-ikkunan kautta 25

Hyödyt realisoituvat konkreettisen tekemisen kautta Parhaatkaan suunnitelmat eivät koskaan realisoidu ellei niitä viedä käytännön tasolle ja mitata Kokonaisarkkitehtuurin kyvykkyyden arviointi kypsyysanalyysi Kokonaisarkkitehtuurin tavoite ja visio “Mitä kokonaisarkkitehtuurityöllä saadaan aikaan? ” • • Strategia Roolit Henkilöt Mittarit “Mitä osaamme / mitä meillä on nyt ja mitä pitäisi olla? ” • • Osaajat Nykytila Tavoitetila Kypsyysarvio Tavoitetilan kyvykkyyksien priorisointi Toiminnon / toiminnan kehittämisen etenemissuunnitelma “Mistä tekemisestä saadaan substanssitoiminnalle kaikkein suurin takaisinmaksu? ” “Miten nykytilasta päästään tavoitetilaan? ” • • Tavoitteet Hyödyt Nopeat voitot Osa-alueiden priorisointi • • KA-kyvykkyys Aikajänne Toimenpiteet Mittauspisteet 26

Keskeisiä onnistumisen edellytyksiä Toiminnan kehittämistä pitää ehdottomasti miettiä realistisesti ja tarvelähtöisesti 1 Varmista johdon sitoutuminen ja tuki - tee aina toimintalähtöisesti. 5 Mittaa, mittaa – tunnista hyödyt, mittaa niiden toteutumista ja vaikuttavuus - ja optimoi! 2 Tavoitehakuisuus ja rohkeus KA: n lupausten antamisessa – valmistaudu lunastamaan lupaus 6 Hae tasapaino joustavuuden ja kontrollin välillä. 3 Pragmaattisuus – ota aina huomioon organisaatio johon toimintaa pystytetään. “Yksi koko ei sovi kaikille. ” 7 Huolehdi viestinnästä – kaikkien sidosryhmien kesken. 4 Pyri nopeisiin mitattaviin hyötyihin – vältä pitkää läpimenoaikaa ja “suurta rysäystä”. 8 Käytä sopivia standardeja järkevästi soveltaen (kuten JHS/JHKA) – älä tee työtä eri tavoilla eri paikassa • • Pidä mikrofoni vaimennettuna Pyydä puheenvuoro Keskustelu-ikkunan kautta 27

Muistilista 1 Johda kokonaisvaltaisesti – älä tee ilman toiminnan johdon tukea. 2 Muista sitoa tekeminen toiminnan kehittämiseen ajurien kautta ja strategialähtöisesti. 3 Muista rakentaa toimintaa kehittäviä kyvykkyyksiä. 4 Muista tunnistaa ja yhteisesti vahvistaa ne hyödyt mitä toiminnan kokonaisvaltaisella kehittämisellä tavoitellaan. 5 Muista seurata, mitata ja optimoida tavoiteltuja hyötyjä vasten. 6 Hae niin ketterää toimintamallia kuin kussakin ympäristössä (ml. sidosryhmät) on mahdollista. 7 Muista, että KA-toimintaa ei tehdä kammiossa – kytke tekeminen osaksi toiminnan johtamista. 8 Käynnistä ja aja toimintaa pragmaattisesti sekä oma kypsyysasteesi ymmärtäen. 28

Julk. ICTn Yhteentoimivuus-sivu: http: //www. vm. fi/vm/fi/16_ict_toiminta/01_yhteentoimivuus/index. jsp