Hankintastrategia Sisllysluettelo 1 Toimintaympristanalyysi 1 Hankintastrategian sijoittuminen suhteessa

Hankintastrategia

Sisällysluettelo 1. Toimintaympäristöanalyysi 1. Hankintastrategian sijoittuminen suhteessa kaupunginstrategiaan 2. Seutuyhteistyö 3. Elinvoimapolitiikka 4. Konserniyhteisöt 2. Hankintaosaamisen kehittäminen 1. Hankinnan vaiheet ja johtaminen 2. Hankintastrategia 3. Hankintaosaamisen kehittäminen 3. Toimintasuunnitelma

1. Toimintaympäristöanalyysi

Toimintaympäristöanalyysi - Kaupunkistrategia - Hankintastrategia - Seutuyhteistyö - Elinvoimapolitiikka - Konserniyhteisöt - Ohje keskitettyjen tukipalveluiden hankinta

Kaupunkistrategia Strategiahierarkia Turussa on tehty vuoteen 2029 ulottuva kaupunkistrategia, joka hyväksyttiin Turun kaupunginvaltuustossa 23. 6. 2014. Kaupunkistrategian päivitetty versio hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa 16. 4. 2018. Kaupunkistrategiaa täydentää kaksi strategista ohjelmaa: o Hyvinvointi ja aktiivisuus o Kilpailukyky ja kestävä kasvu

Kaupunkistrategia Hankintastrategian sijoittuminen

Seutuyhteistyö Hankintayhteistyön tavoitteena on saavuttaa osapuolille prosessihyötyjä keskittämällä hankintoja ja toisaalta saavuttaa hintahyötyjä yhdistämällä osapuolten hankintavolyymejä yhteen. Tavoitteena on ammattimainen hankintatoiminta, joka edistää markkinoiden toimivuutta ja niiden kehittymistä ja mahdollistaa kilpailuttamisen tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen. Hankintayhteistyöhön osallistuvat: Aura, Kaarina, Koski TL, Lieto, Loimaa, Marttila, Masku, Mynämäki, Naantali, Nousiainen, Oripää, Paimio, Pöytyä, Raisio, Rusko, Sauvo, Taivassalo ja Turku.

Elinvoimapolitiikka Turun kaupungin tavoitteena on omalla toiminnallaan sekä yhteistyössä yliopistojen ja muiden kumppanien kanssa kehittää toimintaympäristöä ja palveluja, jotka tukevat uusien yritysten käynnistämistä, innovatiivisten yritysten syntymistä ja yritysten kasvua sekä uudistumista. Kaupunki toimii mahdollistajana ja aktivaattorina. Saattamalla alueen toimijat ja palvelut yhteen voidaan synnyttää uudentyyppistä verkosto- ja alustataloutta. Turun kaupungin tavoitteena on olla haluttu investointikohde niin sijoittajille kuin yrityksille.

Elinvoimapolitiikka Kaupunginhallitus 5. 3. 2012 (11520 -2009) on päättänyt, - että yritysvaikutusten arviointi käynnistetään maaliskuun 2012 alusta lukien ja se suoritetaan niissä kaupunginhallitukseen ja lauta-/johtokuntiin tuotavissa esityksissä, joissa esittelijä on tunnistanut yritysvaikutuksia ja niissä virkamiespäätöksissä, joilla selkeästi on vaikutuksia yritysten toimintaan ja - että jo valmisteluvaiheessa Kauppakamarilta ja yrittäjäjärjestöiltä pyydetään lausuntoja vaikutuksiltaan merkittävissä asioissa - Yritysvaikutusarvioinnin laatiminen on alun perin käynnistetty Turussa. Siksi on tarkoituksenmukaista jatkaa toimintaa alkuperäisessä muodossa

Konserniyhteisöt Kaupunkikonsernin keskitetyt tukipalvelut perustuvat toiminnoille, joista on arvioitu saatavan toiminnallista volyymi-, skaala-, osaamisen keskittämiseen tai synergiaan perustuvaa toiminnallista tai taloudellista etua. Näiden tukipalveluiden yhteisellä käytöllä haetaan synergioita konsernin sisällä ja edelleen konsernin kokonaisetua. Tukipalvelut ja niiden käyttö määritellään tarkemmin konserniohjeissa. Turun kaupungin Omistajapolitiikka 2016 – 2020

Konserniyhteisöt Kaupungin yhteisöille tarjoamat keskitetyt konsernitoiminnot sekä noudatettavat periaatteet: - Keskitettyjen konsernitoimintojen kohdalla noudatetaan Turun kaupungin konsernijohdon antamaa ohjeistusta. Toimintoja voidaan yhdenmukaistaa yhteisellä ohjeistuksella ilman varsinaista keskittämistä. - Lähtökohtana on, että strategiset tytäryhteisöt ja niiden tytäryhteisöt hyödyntävät ensisijaisesti konsernin omia tukipalveluita ja vasta toissijaisesti konsernin ulkopuolisia palveluntuottajia eli niiden tulee pyrkiä keskinäisten synergioiden hyödyntämiseen. - Strategisten tytäryhteisöjen tulee keskitettyjä tukipalveluita kilpailuttaessaan pyytää tarjous konsernin sisäiseltä palveluntuottajalta ennen kuin se hankkii palvelun konsernin ulkopuoliselta taholta. Konserniohjeet; Kaupunginvaltuusto 12. 2016 § 205

Konserniyhtiöiden keskinäinen kaupankäynti Tavoitteena on edistää konserniyhtiöiden välillä tehtävää kauppaa. Ehdottomana edellytyksenä on, että kaupungin konserniyhtiöltä aina pyydetään tarjous. Tarjousten arvioinnissa tulee huomioida myös konsernin sisäinen kate.

2. Hankintaosaamisen kehittäminen

Hankinnan vaiheet ja johtaminen – perinteinen malli Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Sopimuksen hallinta Resursointi perinteisessä mallissa keskittyy kilpailutusvaiheeseen

Hankinnan vaiheet ja johtaminen – tehtävien vastuualueet Hankintojen valmistelu Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Sopimuksen hallinta Perinteisen kilpailutusprosessin painopistealue Uudistunut panostus: - Hankinnan valmisteluvaiheeseen - Sopimushallintaan (tavoitteiden saavuttaminen ja palautteiden käsittely)

Hankintojen strategiset toimintaperiaatteet § Toimitusketjun eettisyys § Elinkaarikustannusmallit § Ympäristökriteerit § Resurssiviisaus § Sosiaaliset kriteeri Kestävä kehitys § Digitaalisuus ja uudet teknologiat § Uudet palvelumallit § Taloudellisuus / tehokkuus § Kokonaishyöty § Tiedolla johtaminen § Sopimushallinta Kustannusvaikuttavat hankinnat Terve kilpailu Osallisuus ja oppiminen § Ennakoinnin ja markkinavuoropuhelun kehittäminen § Yhteishankinnat / skaalautuvuus § Markkinoiden luominen § Käyttäjälähtöisyyden ja palvelumuotoilun hyödyntäminen suunnittelussa § Osallistavat ja voimaannuttavat palvelut § Oppivat ja muuntuvat palvelut HANKINTATAKTIIKKATYÖ PAINOPISTEET KÄYTÄNTÖÖN TOIMIALA / PALVELUALUEKOHTAISESTI HANKINTAKATEGORIATYÖ / VAIKUTTAVUUSTAVOITTEET

Hankintastrategia 2018 1. Palveluntuottajia haastetaan ja kannustetaan jatkuvasti kehittämään uusia ja parempia ratkaisuja. Säännöllisellä vuoropuhelulla ja yhteistyöllä haetaan markkinoiden näkemyksiä sekä edistetään ennakoitavuutta ja innovaatioilmapiiriä. 2. Panostetaan erityisesti seudullisen elinkeinorakenteen ja yhteistyön kehittämiseen. 3. Tuloksia ja vaikutuksia tavoitteleva hankintaprosessi on kaupungin yhtenäinen toimintatapa kaikissa hankinnoissa. Prosessi on tehokas, digitalisoituja työkaluja hyödyntävä ja mitattava. Menettelyt mahdollistavat hankinta- ja kumppanuusosaamisen sekä hyvien käytäntöjen jakamisen. Hankinnoista raportoidaan säännöllisesti kaupungin johdolle. 4. Asiakkaat ovat tyytyväisiä saamiinsa palveluihin, jotka ovat heidän tarpeista johdettuja, tasalaatuisia ja oikea-aikaisia. Asiakkaat saavat palvelut tuottamistavasta ja –tahosta riippumatta yhtä kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. Hankintatoimintaa johdetaan tavoitteellisesti mitattavalla tiedolla. Hankintatoimen omistajauus on määritelty ja hankintojen suunnittelun ja toteuttamisen vastuunrajapinnat organisaatiossa ovat selkeät.

Hankintaosaamisen kehittäminen Kaupunkitasoista hankintaosaamista kehitetään yhteisillä toimintatavoilla, hankintaohjeistuksen ja yhteisten sähköisten työvälineiden avulla. Hankintaosaamisen kehittämisen keskeisiä toimijoita ovat: o Kaupungin johtoryhmä o Hankintamatriisi o Lakimatriisi o Toimialoilla toimivat hankintaresurssit

Kaupungin johtoryhmä - Hankintatoimen visio 2020 hyväksyminen - Hankintojen strategisten linjausten hyväksyminen - Vuositavoitteiden hyväksyminen - Hankintaprosessin (yhtenäisten toimintatapojen) hyväksyminen - Hankintatoimen vastuiden ja roolien hyväksyminen - Strategisten / Innovatiivisten hankintojen seuranta - Hankintasuunnitelmien hyväksyminen

Strateginen hankinta - Hankintastrategian toteutumisen seuranta hankintamatriisin avulla - Hankintatoiminnan onnistumisen mittaaminen ja analysointi - Hankintaprosessin kehittäminen ja auditointi - Hankinta- ja kumppanuusosaamisen sekä verkostotaitojen edistäminen - Keskitettyjen hankintojen suorittaminen - Sopimusten hallinta - Pienhankintojen ohjeistaminen - Hankintojen lainmukaisuuden varmistaminen yhdessä lakimatriisin kanssa - Toimialojen hankintojen tukeminen sovitun roolin mukaisesti - Vuorovaikutus markkinoiden kanssa

Toimialat - Toimialan hankintasuunnitelman laatiminen osana vuosisuunnittelua - Asiakkaan tarpeen ja hankinnan sisällön määrittely - Hankintatoiminnan onnistumisen mittaaminen ja analysointi - Hankinta- ja kumppanuusosaamisen sekä verkostotaitojen edistäminen - Toimialan hankintojen suorittaminen sovitun roolin mukaisesti keskitetyn hankintayksikön kanssa - Sopimuksen hallinta - Vuorovaikutus asiakkaiden ja markkinoiden kanssa

3. Toimintasuunnitelma

Toimenpidesuunnitelma 1. 2. Innovatiivisten hankintojen määrän kasvattaminen Seudullinen yhteistyö Elinkeinoelämä Innovatiivisten hankintojen määrittely ja luokittelu Innovatiivisten hankintojen tiekartta Tavoite 5 % kynnysarvoja ylittävistä kilpailutuksista Hankintojen tiekartta osana vuosisuunnittelua Yritysvaikutusarviointi Yhteistyön kehittämisen toimenpiteet Markkinavuoropuhelut Innovatiiviset hankinnat Kilpailutusjärjestelmä 3. Tehokas prosessi, digitaalisuus Sähköisten työvälineiden käyttöönotto; sopimushallinta, Hankintasopimusten hallinta palautejärjestelmä, kilpailuttaminen Tarpeesta maksuun prosessin kehittäminen Palautteiden käsittely

Toimenpidesuunnitelma 4. Organisaatio, johtaminen, asiakastyytyväisyys Hankintaosaamisen kehittäminen Hankintaohjeistus, toimiva vastuunjako, projektiohjausmalli, vuorovaikutuksen ja tiimityön valmennusta Yhtenäiset toimintatavat Sopimuksen elinkaaren hallinta Vastuunjakotaulukko Hankintaohjeet Vuosisuunnittelun kautta; kohdekohtainen hankintaluettelo Kehittämismallia noudattaen Pienhankinnat