Dokumen Document Dokumen adalah seluruh media yang digunakan

Dokumen (Document) • Dokumen adalah seluruh media yang digunakan untuk merekan informasi • Dokumen adalah rekaman informasi Dokumen dapat dibagi: (a)Dokumen tercetak : buku, jurnal tercetak, laporan penelitian dsb (b)Dokumen elektronik (digital): e-book, e-journal dsb.

Tempat dan penyimpanan dokumen (document storage) Dalam konsep IRS (STBI) penyimpanan dokumen mengacu kepada suatu sistem Perpustakaan dan jajaran di rak (shelving) menurut sistem tertentu, berdasarkan urutan nomor panggil (call number) klasifikasi Situs Web: file sesuai format database CD: sesuai format

DATABASE (PANGKALAN DATA) Database merupakan tempat dari berbagai dokumen disimpan dari sanalah penelusur akan mencari dan memanggil dokumen yang diinginkan. Data : Istilah/kata data menunjuk kepada satu set fakta yang diberikan. Informasi dalam suatu bentuk yang dapat diolah/proses oleh suatu komputer disebut data. Misalnya, a list of names is data, a set of keywords is data, a doctor’s record of his patiens is data, sales of a company is data, dsb.

Database: Suatu database dapat dipahami sebagai suatu sistem yang dasarnya, cara untuk menghandel data (way of handling data) Dalam istilah lain, database tidak lebih dari “computer-base recordkeeping system” (sistem penyimpanan/memelihara cantuman berbasis komputer)

Secara umum tujuan database adalah mencatat dan memelihara informasi (to record and maintain information). Defenisi: 1) A database as a collection of interrelated data stored so that it may be accessed by authorises users with simple user-frendly dialogues (The Macmillian dictionary of Information technology)

2) A database can be considered as an organised collection of related sets of data, managed in such a way as to enable the user or application program to view the complete collection, or a logical subset of the collection, as a single unit (Oxborrow, E, 1989)

Dari kedua defenisi di atas, ditarik kesimpulan bahwa database adalah: Pengorganisasian suatu koleksi yang terdiri dari sekumpulan data yang saling berhubungan, yang dapat diakses oleh lebih dari satu pemakai, yang dapat ditelusur untuk mencari fakta atau informasi yang dibutuhkan.

Records dan Fields Suatu record adalah suatu koleksi (kumpulan) dari informasi yang berhubungan. Dalam database diorganisaikan kumpulan dari unit informasi, dan setiap unit informasi dalam database disebut record. Setiap record dibuat dari segmens/bagian-bagian keterangan(fakta)/data, atau elemen-elemen informasi, semua bagian/unsur/elemen itu dinamkan field (ruas data). Suatu field masih mungkin dirinci lagi atas sub fields. Kemudian setiap field diberi “ a unique identifier”, yang disebut “field tag”.

Sifat Database Suatu database didesain untuk menghindari duplikasi data, dan juga untuk memperbolehkan temubailik informasi untuk memberi kepuasan yang luas bagi kebutuhan informasi pemakai. Sifat utama dari database adalah: (a) terintegrasi dengan ketentuan-ketentuan untuk aplikasi yang berbeda (b) menghapuskan atau mengurangi duplikasi data (c) mempertinggi (enhances) kebebasan data dengan memperbolehkan program aplikasi untuk tidak melakukan perubahan-perubahan dalam database

Jenis-jenis database (Kinds ofdata bases) Pada dasarnya database terbagi atas a) Reference databases b) Source databases

Reference database memberi petunjuk kepada users untuk sumber-sumber informasi : a document, person or organization. Database ini masih dapat dibagi tiga: 1) Bibliographic database, mencakup sitasi (citations) atau bibliographic references, dan kadang-kadang abstrak dari literatur (abstracts of literature) 2) Catalogue databases, yang menunjukkan katalog dari suatu perpustakaan tertentu, atau sekelompok perpustakaan dalam sautu kerjasama jaringan

3) Referral databases, yang menawarkan referensi untuk informasi such as the name, address, specialization, etc, of persons, institutions, informations systems, etc.

Source databases menyediakan jawaban dengan tidak menyuruh pengguna menghubungi tempat lain sumber lain. Database ini berisi informasi yang ditemukan pada bentuk yang terbaca mesin (machine -readable) dan karenanya dapat dianggap sebagai jenis dokumen elektronik. Source database dapat dikelompokkan menurut isinya, misalnya:

1) Numeric databases, berisi berbagai jenis data numerik (numerical data), mencakup statistics dan data survey 2) Full-Text databases, yang berisi teks penuh dari suatu dokumen 3) Text-Numeric database, yang berisi atas kombinasi dari teks dan data numerik, misalnya a company annual report and handbook data

Bibliographic databases dapat dibagi ke dalam 5 kategori: a) Large discipline-oriented databases b) Interdisciplinary (antar cabang ilmu pengetahuan) databases with coverage base (mengulas/membahas) on key or core journals (jurnal inti) c) Cross-disciplinary databases d) Smaller, more specialized databases, serving a particular technology or aplication area, e) Databases covering specific types of publication

Contoh-Contoh: Specific subjects/disciplnes: CA search, BIOSIS, ERIC, MEDLINE, ENERGY LINE, PIRA ABSTRACT, AGRICOLA, AGRISEARCH, etc Multidisciplinary : SCI SEARCH, SOCIAL SCI SEARCH Mission-oriented : NASA Problem-Oriented : ENVIROLINE, TOXLINE Referral: Foundations Directory, Fine Chemicals Directory, Ulrich’s International Periodical Directory Factual : PTS Forecasts, CARIS/FAO (Ongoing Research) Textual references : DRUGLINE Database juga dapat juga dikelompokkan menurut organisasi seperti : Commercial, Academic, Research Association, National Library, National Organization, Professional Society, International Organization etc.

Contoh-Contoh: Specific subjects/disciplnes: CA search, BIOSIS, ERIC, MEDLINE, ENERGY LINE, PIRA ABSTRACT, AGRICOLA, AGRISEARCH, etc Multidisciplinary : SCI SEARCH, SOCIAL SCI SEARCH Mission-oriented : NASA Problem-Oriented : ENVIROLINE, TOXLINE Referral: Foundations Directory, Fine Chemicals Directory, Ulrich’s International Periodical Directory Factual : PTS Forecasts, CARIS/FAO (Ongoing Research) Textual references : DRUGLINE Database juga dapat juga dikelompokkan menurut organisasi seperti : Commercial, Academic, Research Association, National Library, National Organization, Professional Society, International Organization etc.

Different types of Information Retrieval Systems Types User Characterisitic Environment Tasks Technology Online search services Expert users and Information managers Office, academic library, corporate information centre Retrieval of information, downloading information, and integrating into other documents Range of different work stations; earliar configuration with direct link to service; more state-of-the-art applications links throught the internet CD-ROM Depends on database-can include children, general public library users, professional users and others Library, airport, home , office Retrieval of information, downloading information, and integrating information into other documents Often multimedia, GUI, mouse Internet surfers-preponderance of academics, students and males Study/work place, home E-mail communication, shopping, file transfer, screen and mouse Desktop and portable PCs, with keyboard OPACs Library users-profile depends on type of library Library, office/home, other public venues Narrowly defined-identifyng book availabillity, searching for information Sometimes large screens, touch screen, special purpose keyboard, but also accessed through standard office equipment; remote and local access may use different workstations Document management system Corporate users with some shared experience of the system, and shared objectives and tasks Office-based, but my also extend to mobile operation and use in production units and in, say, trains, and cars Consultation of corporate archive in the pursuit of workbased tasks Workstations linked to a powerful central computing resources; some applications will be state -of-the-art