Correspondencia y Archivo Recepcin de Documentos Revisin y

Correspondencia y Archivo

Recepción de Documentos. Revisión y validación de la documentación recibida. Selección de Proceso a realizar de la documentación recibida: Proceso a documentación de entrada. Proceso a documentación de salida. Proceso a documentación de concentración de archivos. Proceso a documentación de concentración, resguardo y/o custodia con inventarios

RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA (Proceso exclusivo de archivo o administración de documentos) A partir de la recepción de un documento se inicia el trámite de una acción pública, por lo que del control inicial que se establezca sobre cada pieza documental dependerá la calidad de atención o servicio que se origine.

La validación básicas en la recepción de la correspondencia: v administrativa destinataria. v Que el oficio o comunicación oficial esté firmado. v Que cuando se hace referencia a anexos éstos estén completos. Cuando el documento se entregue en sobre cerrado, esté deberá entregarse perfectamente identificado con remitente y destinatario, los cuales deberán estar completos incluyendo No. de teléfono; si el sobre es para envío por paquetería, deberá incluir el formato correspondiente requisitado y firmado por la persona autorizada de la dirección. v La correspondencia recibida en (SEPOMEX) Servicio Postal Mexicano. v Los documentos y/o archivos recibidos para concentración deberán entregarse con el inventario vigente y en el formato correspondiente v Nota: De no cumplirse estas condiciones el documento podrá devolverse, previa consulta a la autoridad superior

Selección de Proceso de seguimiento de correspondencia entrada: Es aquella que se recibe por personal autorizado de esta oficina de administración de documentos, en las oficinas del Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX). Y el Proceso de seguimiento es: Registrar en el formato de correspondencia de entrada según el destinatario, cuando éste no esta personalizado y se identifica como Secretaria de Salud o Instituto de Salud, se entregará en del Despacho del Secretario de Salud. Ésta a su ves, es quien se encargará de las acciones de seguimiento. Formato

Selección de Proceso de seguimiento de correspondencia Salida: Toda pieza de correspondencia en original y/o Copia dirigida deberá asignársele el proceso de seguimiento de acuerdo al destinatario: Si el destinatario es interno de cualquiera de las direcciones de ISAPEG, deberá registrarse en formato de entrada y salida, para el control de la oficina de administración de documentos y será entregada por personal encargado. (formato) en el caso de que se solicite firma en acuse de recibo propio de la dirección remitente, no quedará antecedente de recibido en la oficina de administración de documentos, ya que éste será devuelto a la dirección destinataria.

Si el destinatario es externo, para el caso de dependencias gubernamentales dentro de la ciudad, se deberá elaborar formato de acuse de recibido individual, por parte de la oficina de administración de documentos, para el control propio de archivo y será entregada por personal encargado. (formato) en el caso de que se solicite firma en acuse de recibo propio de la dirección remitente, no quedará antecedente de recibido en la oficina de administración de documentos, ya que éste será devuelto a la dirección destinataria. Si el destinatario es externo ejemplo centros de adscritos de la Secretaria de salud como, hospitales jurisdicciones sanitarias, etc. Se entregará en sobre cerrado adjuntando (formato) de registro de control de correspondencia de salida, y se entregara en oficina de administración de documento a personal autorizado por estos centro de adscripción.

� Si el destinatario es externo como particulares, oficinas gubernamentales y/o institucionales, fuera de la ciudad el proceso de seguimiento será envío por servicio postal mexicano (SEPOMEX), y habrá de elaborarse una relación (formato de control interno a la recepción y validación del documento), � Para la acción de este seguimiento, procederá lo siguiente: 1. - Se elabora sobre tipo carta, anexando formato de acuse (SEPOMEX) 2. - Factura en original y copia (original para la oficina de administración de documentos que firmará de recibido el personal encargado en (SEPOMEX) en el momento de recepción y copia para esa oficina postal

INTEGRACIÓN Y ARCHIVO DE EXPEDIENTES ELABORADOS POR LA OFICINA DE ADMINISTRACION DE Se define como correspondencia de concentración de archivo, a las 2 DOCUMENTOS copias de todo documento que se asigna un número de folio consecutivo, de acuerdo al sistema de correspondencia (COREA) identificando fondo, subfondo, sección, subsección, serie y subserie, según corresponda al área remitente. y que regularmente se entrega diariamente, en la oficina de administración de documento Catalogo una copia de estas documentación se clasificará conforme al Cuadro Básico de Clasificación y Disposición Documental de la Secretaría de Salud vigente y siempre se anotará clave y nombre de la clasificación, a fin de que después de su gestión se abra el expediente de archivo con la misma clasificación. Catalogo Y la otra se conservará en el minutario, uno general por área de acuerdo con la asignación de folio del sistema COREA) y la clasificaciónasignada. Catalogo

El expediente se define como la unidad documental formada por un conjunto de documentos acerca del mismo asunto, tema o tipo, los cuales fueron generados o recibidos en función, de atribución o cargo, para el desarrollo de acciones y gestión de trámites; su contenido se refiere al conjunto de antecedentes que le dan origen y conclusión. Los documentos que se desahogan junto con sus antecedentes, deberán archivarse conforme a las siguientes recomendaciones: Los expedientes podrán archivarse en el área en donde se lleva a cabo el trámite, en la archivo o similar. Sin excepción, todo archivo deberá contar con un inventario o catálogo. el inventario o catálogo será actualizado por lo menos una vez al año o cuando se lleve a cabo una transferencia. Es importante señalar que la existencia de un catálogo o inventario actualizado garantizará acceso oportuno a expedientes y control de los mismos. Los expedientes deben integrarse por asunto, tema (serie) en el catalogo de clasificación y área responsable Coordinación y/o Dirección General (sección y subsección) Se debe procurar que los expedientes no contengan copias o borradores de un mismo documento, con lo cual se evita que sean voluminosos y se utilicen mayores espacios a los necesarios para su conservación.

Archivísticamente, se recomienda que un expediente no rebase los 2. 5 centímetros de grosor; cuando supere esta medida se deberán abrir, siempre que las características del expediente lo permitan, legajos en forma progresiva. La identificación del expediente debe reflejar su contenido y se identificará con el formato establecido. El préstamo de expediente se efectuará mediante vale y conforme a las políticas que cada unidad administrativa establezca.

Sobres Estos deberán contener la siguiente información: Datos del remitente (nombre, puesto y unidad administrativa); dirección completa (calle, número, colonia, código postal, ciudad, estado o país). Datos del destinatario (nombre, puesto y unidad administrativa); dirección completa (calle, número, colonia, código postal, ciudad, estado o país). El ángulo superior derecho está destinado a imprimir el porte del franqueo, por lo cual no se deberá hacer ninguna anotación. En el ángulo inferior derecho se indicará el tipo de servicio a utilizar (intercambio gubernamental o correo). No se deberán utilizar sobres con cordón o cinta al reverso, ni tampoco el contenido deberá llevar clips o broches, ya que éstos entorpecen el franqueo. Los sobres deberán estar cerrados con pegamento adhesivo (no utilizar “durex” o masking tape, ni grapas).

Paquetes En la elaboración de paquetes se observará lo siguiente : Las etiquetas del remitente y destinatario deberán contener los datos completos, además de estar bien adheridas para evitar que se despeguen. Los paquetes serán amarrados con cáñamo o mecate. Por indicaciones de SEPOMEX el paquete de envoltura no se cerrará con pegamento adhesivo, “durex” ni masking tape. Para envolver los paquetes se utilizará papel manila (hoja doble). El oficio que acompañe al paquete deberá incluirse en el interior del mismo. Los paquetes que se envíen a través de SEPOMEX no deben pesar más de 10 kilos. El material de divulgación (carteles) que se envíe por SEPOMEX, deberá estar contenido en tubo de cartón o enrollado y cubierto

Por su atención gracias Guillermina Ramírez Barrón