ANALISIS PERANCANGAN SISTEM Pertemuan 3 Perencanaan Sistem SIKLUS

ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM Pertemuan 3 – Perencanaan Sistem

SIKLUS HIDUP SISTEM INFORMASI Siklus hidup sistem informasi dimulai dari perencanaan, pengembangan (survei, analisa, desain, pembuatan, implementasi, pemeliharaan) dan dievaluasi secara terus menerus untuk mendapatkan apakah sistem informasi tersebut masih layak diaplikasikan. Jika tidak, sistem informasi tersebut akan diganti dengan yang baru dan dimulai dari perencanaan kembali.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

1. Tahap Perencanaan § Perencanaan pengembangan sistem informasi bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sistem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang akan melaksanakan. § Untuk pengembangan sistem yang relatif besar, biasanya dibentuk suatu tim yang terdiri dari manajemen, user dan staf ahli teknologi informasi. Tim tersebut ada yang berfungsi sebagai Tim Pengarah (steering committee) atau berfungsi untuk menyetujui atau menolak suatu proyek (Information system committee).

§ Perencanaan sistem dapat mencakup keseluruhan unit bisnis maupun secara departemen dengan memperhatikan misi dari usaha bisnis tersebut. Perencanaan dimulai setelah adanya usulan baik dari internal maupun eksternal, dilanjutkan dengan keputusan manajemen.

Siapa yang merencanakan sistem ? § Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau karena sistem yang lama masih mempunyai kelemahan yang perlu diperbaiki (misal meningkatkan produktivitas, efektivitas dan pelayanan). § Manajemen puncak sangat berperan dalam perencanaan sistem. Manajemen puncak terdiri dari CIO, CEO, CFO dan eksekutif senior perwakilan kelompok user yang lain. § Komite ini yang menghubungkan tujuan bisnis dan sistem informasi untuk mencapai tujuannya. 7

Tujuan Tahap Perencanaan Mengidentifikasi dan memprioritaskan § § § Sistem informasi apa yang akan dikembangkan Sasaran yang ingin dicapai Jangka waktu pelaksanaan Mempertimbangkan dana yang tersedia Siapa yang melaksanakan

Proses Perencanaan Sistem • Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana • Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan, dilakukan oleh komite pengarah • Menentukan proyek sistem yang dikembangkan oleh analis sistem

Tahapan Proses Perencanaan Sistem 10

Tahap perencanaan meliputi : 1. Usulan perubahan sistem dari internal biasanya berisi: adanya permasalahan yang dihadapai sistem lama seperti biaya operasional yang tinggi, pembuatan order yang sering terlambat, dan laporan yang tidak up to date. Selain masalah-masalah seperti di atas usulan juga dikarenakan penyempurnaan sistem. 2. Keputusan Manajemen Usulan-usulan tersebut harus mendapatkan persetujuan dari manajeen karena menyangkut biaya, perubahan sistem kerja, keamanan data, hubungan dengan pelanggan, dan sebagainya.

3. Kerangka Acuan Kerja Setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen selanjutnya dibentuk tim yang dapat terdiri dari divisi yang terkait untuk menyusun kerangka acuan kerja yang mencakup o o o Latar belakang Maksud dan tujuan Sasaran proyek Ruang lingkup pekerjaan Jangka waktu pelaksanaan Prioritas pekerjaan

4. Anggaran (Dana) Berdasarkan kerangka kerja acuan kerja diatas, disusunlah anggaran untuk hardware, software, pelatihan SDM, pemeliharaan dan cadangan dana untuk keperluan yang tidak terduga. 5. Penunjukan Tim Pelaksana Setelah semua kegiatan di atas diketahui, selanjutnya diputuskan apakah pengembangan sistem informasi akan dilakukan oleh perusahaan atau pihak konsultan. Setelah menetapkan pelaksanaan, diminta untuk memasukkan proposal pelaksanaan sistem informasi sesuai dengan acuan kerja. Proposal tersebut akan dievaluasi untuk menentapkan apakah proyek tersebut layak dilaksanakan atau tidak.

6. Menilai Kelayakan Proyek Penilaian kelayakan proyek mencakup ; 1. Faktor kelayakan TELOS 2. Faktor strategik PDM Dalam praktek, yang dominan dinilai umumnya aspek ekonomisnya (dana).

Faktor Kelayakan TELOS “Semakin tinggi nilai faktor kelayakan TELOS, semakin besar pula peluang untuk suatu sistem dapat mencapai kesuksesan. ”

Faktor Strategi PDM 9/6/2021

2. Tahap Pengembangan § Tahap pengembangan sistem informasi disebut juga Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi yang garis besarnya (tahapan umumnya) terdiri dari enam langkah. Tahapantahapan pekerjaan dalam pelaksanaan tidak harus kaku namun dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

§ Tahapan pengembangan sistem informasi yang umum ada 6 tahapan : 1. Survei, bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan. 2. Analisis, bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya. 3. Desain, bertujuan mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan. 4. Coding (program), membuat sistem baru / membuat program sistem yang akan dikembangkan. 5. Impelementasi, bertujuan untuk mengimplementasikan sistem yang baru. 6. Pemeliharaan, bertujuan agar sistem dapat berjalan secara optimal.

3. Tahap Evaluasi perlu dilakukan untuk meastikan bahwa pelaksanaan pengembangan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan baik dari segi waktu, biaya maupun secara teknis. 1. Saat Pengembangan Pada saat pengembangan sistem informasi perlu dievaluasi apakah sesuai dengan rencana, jadwal dan sebagainya. Dengan demikian setiap penyimpanan dapat diatasi sedini mungkin.

2. Saat Penyerahan Sistem yang telah dikembangkan, perlu dites apakah program dapat berfungsi sebagai mana yang diharapkan seperti efisiensi sistem baru, waktu respon, kelengkapan informasi yang disajikan dan sebagainya. Setelah semua dievaluasi, dan sistem tersebut dinyatakan dapat diterima, maka perlu dibuat suatu berita acara penyerahan sebagai bukti telah selesainya pengembangan sistem tersebut.

3. Saat Pengoperasian Dalam pengoperasian sehari-hari sistem tersebut masih perlu dievaluasi, tetapi tidak perlu seintensif pada saat pengembangan ataupun pada saat penyerahan. Evaluasi dapat dilakukan misalnya setengah tahun, satu tahun atau sesuai kebutuhan. Hasil dari proses evaluasi menjadi masukkan bagi manajemen dalam menentukan apakah sistem yang berjalan harus dipertahankan atau diganti dengan sistem yang baru. Jika diambil keputusan untuk membangun sistem yang baru menggantikan sistem yang ada, maka harus kembali ke proses perencanaan. Demikian proses ini berjalan secara terus menerus, sehingga membentuk sebuah siklus.