Perhitungan Beban Kerja dalam Rangka Efektivitas Kinerja Organisasi

Perhitungan Beban Kerja dalam Rangka Efektivitas Kinerja Organisasi di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Cirebon, 8 November 2018

Dasar Hukum Pasal 56 ayat (1) UU 5/2014 tentang ASN Pasal 78 Perpres 24 /2015 dan Pasal 876 Permensesneg 3/2015 Pasal 6 PP Manajemen PNS 11/2017 Setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja Kementerian Sekretariat Negara harus menyusun analisis jabatan, peta jabatan, analisis beban kerja, dan uraian tugas terhadap seluruh jabatan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara (1) Analisis Jabatan dan analisis beban kerja dilakukan oleh Instansi Pemerintah mengacu pada pedoman yang ditetapkan oleh Menteri. (2) Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman pelaksanaan analisis Jabatan dan analisis beban kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Menteri. Pedoman: 1. Perka BKN 12/2012 ttg Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan 2. Permenpan 33/2011 ttg Pedoman Analisis Jabatan 3. Perka BKN 19/2011 ttg Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan PNS

Manfaat Perhitungan Beban Kerja 01 02 03 Perencanaan Pegawai Penataan Organisasi Komposisi Organisasi Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerja (penyusunan Peta Jabatan sudah berdasarkan hasil ABK) Desain besaran struktur organisasi efektif dan efisien yang sesuai dengan beban kerja yang tepat Penyusunan persentase jabatan yang dapat diisi oleh Prajurit TNI/ Anggota Polri di Kemensetneg 04 05 06 Pemetaan Pegawai Penyempurnaan SOP Bank Kinerja PIAWAI Seleksi dan rotasi/ mutasi pegawai dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan pegawai Mewujudkan SOP yang dilaksanakan secara tepat sesuai dengan standar waktu yang ditetapkan Penilaian Kinerja Individu PIAWAI (Portal Informasi Kinerja Pegawai)

e-ABK Kementerian Sekretariat Negara

Latar Belakang e-ABK 2010 2016 ABK masih menggunakan data yang sederhana dengan form yang rumit Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) telah memiliki dokumen ABK Perubahan organisasi sebagai tuntutan pelaksanaan RB, ABK perlu disempurnakan Kemensetneg menyusun Anjab berbasis elektronik (e -Anjab), terintegrasi dgn SIMSDM Belum menggambarkan kebutuhan pegawai 2017 ABK berbasis elektronik (e-ABK) masing-masing pemangku jabatan mengakses secara mandiri melalui SIMSDM

Strategi Peneyusunan di Lingkungan Kemensetneg e-ABK Terintegrasi ke SIMSDM Data bersumber dari Uraian Tugas dan Tahapan kerja pada e-Anjab Tahapan: 1. Pembangunan sistem (Agust-Sept 2017) Ak se pe s ma ga nd wa ir i i 2. Pembentukan Tim Penyusun e-ABK 3. Uji Coba, Sosialisasi dan Asistensi (Sept-Nov 2017) Helpdesk 4. Penyusunan/Pelaksanaan Log in ke https: //simsdm. setneg. go. id Menu Proses isi ABK 5. Monitoring/Pemantauan Revisi/ Editing 6. Validasi dan evaluasi 7. Penyajian data/laporan

Muatan dalam e-ABK Nama Jabatan Kode Jabatan Eselon Ikhtisar Jabatan No Uraian Tugas : : …………. . ……………………… Satuan Hasil Otomatis terdapat pada Aplikasi Waktu Penyelesaian (Menit) Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai yg Dibutuhkan Ket. 1 2 3 Jumlah Uraian Tugas dan Proses/Tahapan Tugas otomatis tertera pada aplikasi, yang diambil dari data e-Anjab, namun terdapat fasilitas/fitur untuk menambahkan Memilih hasil kerja yang diperoleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas (dokumen, analisis, surat, memorandum dst. ) Mengisi waktu penyelesaian suatu tugas jabatan dalam satuan menit yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan (waktu standar rata-rata penyelesaian tugas/sesuai dengan SOP) Memilih waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit , triwulan = 1800 menit, semester = 36000 menit, dan 1 tahun 72000 menit Keputusan Presiden No. 68 Tahun 1995 beban/ volume kerja yang harus diselesaikan yang disesuaikan dengan waktu efektif yang digunakan Otomatis tertera dalam aplikasi setelah melakukan penyimpanan

Pengukuran Jumlah Kebutuhan Pegawai Rumus Pengukuran Jumlah Kebutuhan Pegawai Jumlah Kebutuhan = Pegawai Σ IKJ Σ PJ x WKE Keterangan v IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Waktu Penyelesaian) v PJ : Pemegang Jabatan (1 orang) v WKE : Waktu Kerja Efektif Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan ØHasil 1, 01 s. d. 1, 49 dibulatkan 1 1 pegawai ØHasil 1, 50 s. d. 2, 0 dibulatkan 1, 99 2 pegawai (Pembulatan ke atas) Catatan: Hasil 1, 50 s. d. 2, 0 dibulatkan ke atas menjadi 2 pegawai, perlu dilakukan analisis berdasarkan sifat pekerjaan (rutin, segera, penting, dan/atau rahasia) serta analisis peralatan/teknologi yang digunakan, apabila sifat pekerjaan dan peralatan yang tersedia di unit tersebut lengkap dan memiliki teknologi yang memadai, maka pegawai yang dibutuhkan cukup 1 pegawai Tingkat Efisiensi Jabatan Untuk satu pemegang jabatan, kriteria beban kerja sbb: ØSangat baik apabila hasil 1 < x < 2 ØKurang efisien apabila hasil <1 ØOverload apabila hasil > 2

Demo e-ABK

Keuntungan Perhitungan Beban Kerja di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Melalui e-ABK Format lebih mudah dan menggambarkan kebutuhan riil pegawai sesuai Per. Ka BKN 19/2011 Mudah melakukan updating data atas beban kerja maupun jumlah kekurangan/kelebihan pegawai Mudah digunakan sebagai bahan referensi dalam pengambilan kebijakan tentang kelembagaan dan manajemen aparatur Memudahkan analisis, monitoring, verifikasi, dan penyajian data, sehingga lebih cepat, akurat, serta efisien

Hambatan/Tantangan & Pengembangan e-ABK 01 02 Perlu dilakukan validasi atas jumlah kekurangan/kelebihan pegawai pada satu unit kerja ataupun satu pemangku jabatan Masih terdapat bugs dalam aplikasi terkait pembulatan hasil perhitungan ABK & saat sinkronisasi data bagi pejabat yang mutasi/promosi/ pensiun 03 Penyederhanaan aplikasi lebih user friendly dan tampilan bisa mobile viewer Perlu dibuat standar norma waktu pada setiap penyelesaian kegiatan, mengingat perbedaan standar waktu antara unit kerja yang satu dengan unit kerja lain 07 06 05 Penambahan fitur notifikasi kepada pejabat penilai untuk approval e-ABK Menunggu kebijakan baru atas pedoman penyusunan ABK dari Kementerian PANRB (Pasal 6 ayat (2) PP Manajemen PNS)) 04 Perlu rekapitulasi hasil gap kebutuhan dengan jumlah jabatan yang diisi

Terima Kasih