PANEELI TKORD JA HANKELEPINGU TITMISE HINDAMISE PHIMTTED Paneeli

PANEELI TÖÖKORD JA HANKELEPINGU TÄITMISE HINDAMISE PÕHIMÕTTED

Paneeli koosseis ja juhtimine • Paneeli liikmed võivad olla EASi, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, partnerite ning era- ja avaliku sektori esindajad ning eksperdid. • Paneeli liikmeid nimetab ametisse ja kutsub tagasi EASi juhatus. • Paneel on 4 kuni 6 liikmeline. • Paneeli tööd koordineerib Paneeli esimees koos EASiga.

Paneeli funktsioonid on järgmised: • Inkubaatorite poolt pakutava inkubatsiooniteenuse vastavuse ja tulemuslikkuse hindamine vastavalt Hanke lepingule ja pakkumuse lahenduse kirjelduses esitatule • soovituste andmine puuduste kõrvaldamiseks, inkubatsioonialast teadlikkust ja inkubatsiooniteenuse kvaliteeti tõstvate ning võrgustumist arendavate ühistegevuste läbiviimiseks jms; • teha ettepanekuid hindamiskriteeriumite kohandamiseks vastavalt tegevuskeskkonnale Eestis ja rahvusvahelisel tasandil;

Paneeli töökorra üldised alused • Paneeli töövormiks on koosolekud. Vajadusel on Paneeli esimehe ja EASi nõusolekul lubatud teha otsuseid koosolekut kokku kutsumata kirjaliku menetluse vormis. • Paneel võib teha EASile ettepaneku kutsuda koosolekule eksperte ning muid isikud, kelle arvamuse ärakuulamist peavad Paneeli liikmed ja EAS hinnangute andmisel või muude küsimuste otsustamisel vajalikuks. • Paneeli koosolek on otsustusvõimeline, kui sellest võtab osa vähemalt 2/3 Paneeli koosseisust. Kui Paneeli liikmetest koosoleku toimumiseks vajalikku kvoorumit ei ole võimalik moodustada, kutsutakse koosolekule asendusliige. • Otsused tehakse avatud nimelisel hääletamisel lihthäälteenamusega. Häälte võrdse jagunemise korral on otsustav Paneeli esimehe hääl.

Paneeli koosoleku ettevalmistamine • Paneeli koosolekud toimuvad iga Inkubaatoriga üldjuhul kord kvartalis, kuid mitte harvemini kui kord aastas. • Paneeli koosolekud valmistab ette EAS. • EAS saadab Paneelile koosolekute materjalid vähemalt viis (5) tööpäeva enne koosoleku toimumist. • Materjalidest saadab EAS koosoleku päevakorra ning Inkubaatori poolt saadetud seireraportid.

Paneeli koosolekute toimumise reeglistik • • Koosolekul osalevad Paneeli liikmed kinnitavad registreerimislehel allkirjaga koosolekul osalemist ja oma sõltumatust hinnatavatest Inkubaatoritest ning Inkubaatori klientidest. Kui Paneeli liige on seotud hinnatava Inkubaatoriga või Inkubaatori kliendiga, selgitab seost omav Paneeli liige oma seotust ning seejärel otsustab Paneel konsensuse alusel seotud liikme osalemise hinnangu andmisel ning registreerimislehele märgitakse need päevakorrapunktid, mille hindamisel Paneeli liige ei osale. Inkubaatori projektijuht tutvustab lühidalt hindamisperioodi tegevusi. Pärast tutvustamist toimub küsimuste, märkuste ja kommentaaride esitamine ja küsimustele vastamine. Arutelu ja küsimuste esitamist ja nendele vastamist juhib Paneeli esimees. Pärast arutelu toimub tegevuste hindamine.

Hankelepingu täitmise hindamise põhimõtted 1. Inkubaatori tegevuse tulemuslikkust hindab Paneel, kelle pädevusse kuulub: 1. 1. hinnata inkubaatorite poolt pakutava inkubatsiooniteenuse vastavust Pakkumuse lahenduse kirjelduses ning seireraportites esitatule; 1. 2. iga hindamise järel Inkubaatori tulemuslikkuse hindamisperioodi määramine järgmiseks perioodiks; 1. 3. inkubaatorile vaheväljamaksete suuruse määramine, kusjuures Paneelil on õigus lõpetada või vähendada kinnitatud rahastust või muuta kinnitatud tingimusi mittenõuetekohase täitmise korral; tegelike vaheväljamaksete suurus sõltub Inkubaatori tegevuse tulemuslikkusest hinnatuna Paneeli poolt regulaarsete hindamisperioodide põhistel ülevaatlikel kohtumistel; 1. 4. kokkuleppel Inkubaatoriga muuta / kohandada hindamiskriteeriumeid vastavalt tegevuskeskkonnale Eestis ja rahvusvahelisel tasandil.

• 2. Inkubaatori tegevuse tulemuslikkust hinnatakse vastavalt raam- ja hankelepingus sätestatud tingimustele ja sagedusele: • 3. Inkubaatori regulaarne tulemuslikkuse hindamine Paneeli poolt põhineb peamiselt kliendiportfelli moodustamisel, kasvuperspektiivil ja inkubandi progressil eelneva perioodi jooksul ning see baseerub alljärgneval: 3. 1. Standardsel lühikesel kirjalikul seireraportil iga inkubandi kohta, mis põhineb struktureeritud ülevaatel / küsimustikul: 3. 1. 1. Äri staatus ja fookus; 3. 1. 2. Progress võrreldes eelmise hindamisega; 3. 1. 3. Senised peamised saavutused, prioriteedid järgmiseks perioodiks ja inkubaatori mõju; • •

• • • 3. 1. 4. Progress eelmisel perioodil R&D, tootearenduse, turuuuringute ja kliendi identifitseerimise seisukohalt, müügikäibe tase, tööhõive, juhtkond ja finantsiline suutlikkus; 3. 1. 5. Seostumine ja seostumise ulatus teiste klientidega inkubaatoris, ülikoolidega, ärinõustajate, professionaalide, rahastamisallikate ja avalike toetusskeemidega; 3. 1. 6. Hinnang Inkubaatoris olemise kohta ja tuleviku vajadused – ruumid, jagatud teenused ning lisandväärtus ärija tehnoloogiateenustest. 4. Seireraportite ning intervjuude tulemusena annab Paneel oma üldise hinnangu põhinedes valgusfoori mudelil: • Roheline tuli – tegevused ning areng on kooskõlas äriplaanis esitatuga; • Kollane tuli – esineb mõningaid kõrvalekaldeid / probleeme; • Punane tuli – esineb tõsiseid puudujääke tulemuslikkuses.

5. Punase tule korral tuleb Inkubaatoril Paneeli poolt määratud tähtajaks välja töötada tegevusplaan Paneeli poolt tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks. Tegevusplaan kooskõlastatakse tellijaga ning ühiselt püütaks jõuda parimate lahendusteni. 6. Kui Inkubaatorile antakse Paneeli poolt punane tuli kahel järjestikuselt ülevaatusel, võib Paneel teha Tellijale ettepaneku vähendada väljamakset järgmiseks hindamisperioodiks kuni 25% ulatuses, olenevalt puuduse raskusastmest. Kui probleem jääb püsima, võidakse väljamakset vähendada täiendavalt kuni 25% võrra järgmiseks hindamisperioodiks võidakse üles öelda leping

Katrin Pööra koordinaator Katrin. Poora@eas. ee 6279 710