Notulen Wat is een notulen en hoe maak

Notulen Wat is een notulen en hoe maak je een notulen?

Wat is een notulen? Verslag van een vergadering/ bijeenkomst. Schriftelijk verslag van wat besproken is. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering (meestal schriftelijk) aantekeningen, om na afloop van de vergadering de notulen te kunnen voltooien.

Soorten notulen Een woordelijk verslag : je noteert alles. Een samenvattend verslag : je geeft kort weer wat er in de vergadering is gezegd. Een besluitenlijst : je noteert alleen de besluiten en afspraken die zijn gemaakt.

Voorwerk Controleren : je controleert alles wat je hebt opgeschreven nu het nog vers in het geheugen zit. Selecteren : je gaat per agendapunt na wat er in je verslag moet komen. (hoeft niet bij woordelijk verslag) Ordenen : orden de informatie op een logische wijzen zodat het snel terug te vinden is.

Aan de slag Schrijf vanuit positief/neutraal oogpunt Schrijf niet letterlijk op wat er gezegd is (spreektaal) maar maak er schrijftaal van. Hou het kort en bondig, ga geen details in je verslag zetten. Vermijd vanzelfsprekendheden Werk zo precies mogelijk Schrijf alleen inhoudelijke zaken op tijdens een discussie

Verwerken Kop De kop bevat zakelijke gegevens zoals de naam van de vergadering, datum en plaats, aan- en afwezigen en een verzendlijst. Agendapunten : Informatie feiten noteren Discussie standpunten noteren Besluit nemen samenvatting en conclusie van het besluit.

VOORBEELD NOTULEN: Vergadering LSD 23/04/2015 Weert. Aanwezigen: Mevr. Timmermans & 4 e jaars kader ll H&A. Afwezig: Manal Agendapunten: tijden, voorbereiding, act, bbq, feest, opruimen Feiten: 8. 45 -14. 00 of later? , voorbereiding door : xxx, act: door xxx. Benodigdheden: muziek, mp 3, kleding, make-up, attributen …, bbq: xxx, feest: xxx, opruimen: iedereen. Benodigdheden: afvalzakken, handveger en blik, bezems… Discussie: Dhr. Staals wel of niet voor aap zetten. Aantal voor: 6 Aantal tegen: 10. Conclusie: niet voor aap zetten. Besluiten nemen: Tijd: 8. 45 – 14. 00. Duidelijk wie wat wanneer etc. eventueel in schema zetten.

Achteraf Snel maken Na laten lezen door de voorzitter Verspreiden van de notulen Eventueel een herinneringsmail lezen wanneer de notulen belangrijk is voor een volgende vergadering/ afspraak.