NAMA KUMPULAN REPOSITORI INSTITUSI UNIVERSITI SENARAI AHLI Ketua

NAMA KUMPULAN: REPOSITORI INSTITUSI UNIVERSITI SENARAI AHLI Ketua Kumpulan En. Zulkifli Hj. Ismail, Timbalan Ketua Pustakawan Ahli Kumpulan 1. Tn. Hj. Abdul Ghani Ahmad, Timbalan Ketua Pustakawan 2. En. Ahamad Zuber Mohamed, Pustakawan Kanan 3. Pn. Azizah Khasim, Pustakawan Kanan 4. En. Mohd Izwan Salim, Pustakawan Kanan 5. Cik Syaakirah Abdul Khalid, Pustakawan 6. Pn. Zuhaslinda Sulaiman, Pustakawan 1

ISSUES, CHALLENGES & FUTURE SCENARIO Repositori Institusi Universiti ISU CABARAN • Tiada garis panduan yang jelas dalam Dasar Harta Intelek dan Dasar Pengkomersilan Harta Intelek Ui. TM mengenai penyerahan bahan harta intelek Ui. TM. • Kurang awareness dari semua fakulti Shah Alam dan kampus negeri. • Penyerahan bahan harta intelek yang tidak sistematik kepada perpustakaan. • Ruang penyimpanan bahan RI dalam bentuk asal (salinan keras & salinan lembut) • Keselamatan penyimpanan data bahan RI dalam bentuk digital • Semakan berulang bahan IR dalam bentuk digital. • Bahan digital yang diterima tidak menepati polisi Pendigitalan Bahan Digital Repositori Institusi. • Pembekal perkhidmatan outsource pendigitalan tidak banyak • Staf kurang kemahiran dalam mengendalikan bahan RI asal samada dalam bentuk bercetak dan bukan bercetak. • Perubahan teknologi terkini perisian dan perkakasan memproses bahan RI. • Pemeliharaan dan pemuliharaan bahan RI. • Pengumpulan dan penghantaran bahan RI dari kampus negeri ke perpustakaan induk. • Ruang simpanan bahan Repositori Institusi terhad. • Peruntukan kewangan terhad. SENARIO AKAN DATANG • Mewujudkan perisian RI sendiri. • Penyediaan ruang penyimpanan bahan RI dalam bentuk asal. • Pencipta bahan harta intelek Ui. TM memuatnaik sendiri ke Repositori Institusi Ui. TM. • Statistik sitasi bahan RI oleh SCOPUS, ISI Web of Science, Google Scholar dipaparkan. 2

ERRC GRID : REPOSITORI INSTITUSI UNIVERSITI ELIMINATE Which of the factors that Ui. TM takes for granted should be eliminated? 1. Penerimaan bahan yang sama dari pelbagai sumber 2. Kerja berulang dalam validasi metadata 3. Staf yang kurang celik IT REDUCE RAISE Which factors should be raised well above the Ui. TM standard? 1. Kemahiran dan kepakaran staf 2. Jerayawara/Road show 3. Kualiti dan spesifikasi bahan di peringkat penyediaan bahan 4. Teknologi pendigitalan bahan terkini 5. Penerimaan bahan Repositori Institusi Ui. TM 6. Infrastruktur & infostruktur CREATE Which factors should be reduced well below Which factor should be created that the Ui. TM standard? Ui. TM never offered? 1. Bahan bentuk bercetak bagi semua jenis bahan 1. Khazanah Intelek Universiti (i-KIU) @ 2. Perkakasan / perisian tidak terkini. Universiti Teknologi MARA Institutional 3. Proses birokrasi. Repository (Ui. TM IR)

Templat Pelan Tindakan A AGENDA UTAMA PERPUSTAKAAN Repositori Institusi Universiti B AGENDA UTAMA UNIVERSITI 1. Meletakkan Ui. TM di Peta Dunia 2. Transformasi Sistem Penyampaian Universiti 3. Masyarakat Berpelajaran Sepanjang Hayat 7. 1 Objektif Strategik 1: Memperkasakan koleksi Ui. TM Institutional Repository Memartabatkan harta intelek universiti melalui pembangunan koleksi dan perkhidmatan Ui. TM Institutional Repository. 7. 1. 1 Strategi 1. Memastikan peningkatan kedudukan The Ranking Web of World Repositories by Cybermetrics Lab, Spain. 2. Semak semula dasar, polisi dan prosedur kerja 3. Mengurus latihan pendigitalan kepada staf 4. Mendapatkan staf yang khusus sebagai administrator teknikal ICT RI 5. Memantapkan keperluan infrastruktur dan infostruktur ICT 6. Mengadakan kempen dan promosi kesedaran harta intelek di peringkat universiti 7. Mewujudkan Khazanah Intelek Universiti (i-KIU) @ Universiti Teknologi MARA Institutional Repository 7. 1. 2 Output 1. Repositori Institusi Bersepadu @ Universiti Teknologi MARA Institutional Repository 7. 1. 3 Petunjuk Prestasi Utama 1. Peratus pertambahan RI meningkat sebanyak 15% setiap tahun.

Templat Pelan Tindakan A B C D E F Output Repositori Institusi Bersepadu Tempoh Siap 2020 Kewangan RM 1, 696, 000 Pemilik Proses Jabatan Pembangunan Repositori Institusi Universiti (JPRIU) Jabatan Yang Terlibat 1. Jabatan Pembangunan Repositori Institusi Universiti (JPRIU) 2. Bahagian Pengurusan Sistem Perpustakaan 3. Perpustakaan Ui. TM Negeri Carta Gantt Project Deliverable & Timeline

i-KIU (KHAZANAH INTELEK UNIVERSITI) Strategic Intiatives Key Strategies 1. Memastikan peningkatan kedudukan The Ranking Web of World Repositories. 2. Semak semula dasar, polisi dan prosedur kerja 3. Mengurus latihan pendigitalan kepada staf Proposed Expected Outcomes (KPI) 2016 2017 2018 2019 2020 Peningkatan kedudukan The Ranking Web of World Repositories : 2015 - 614 <650 <600 <550 <400 <300 Semak semula dasar / polisi / prosedur kerja 1 1 1 - 1 Jumlah kumulatif latihan pendigitalan 4 4 4 Administrator teknikal ICT RI 1 - - Jumlah kumulatif selenggara perkakasan dan perisian ICT 1 1 1 Jumlah kumulatif kempen dan promosi 4 4 4 Jumlah kumulatif penerbitan bercetak/maya Khazanah Intelek Universiti (i-KIU) - - - 1 2 4. Mendapatkan staf yang khusus sebagai administrator teknikal ICT RI 5. Memantapkan keperluan infrastruktur dan infostruktur ICT 6. Mengadakan kempen dan promosi kesedaran harta intelek di peringkat universiti 7. Mewujudkan Khazanah Intelek Universiti (i -KIU) @ Universiti Teknologi MARA Institutional Repository

WORK PLAN OBJECTIVES : Memantapkan pembangunan RI melalui penerbitan secara maya/bercetak Khazanah Intelek Universiti (i-KIU) menjelang 2020 Rank # STRATEGIC INITIATIVE 1. Memastikan peningkatan kedudukan The Ranking Web of World Repositories. 2. 3. 4. Semak semula dasar, polisi dan prosedur kerja Collaboration Needs Resource Needs 1. Fakulti / Jabatan / 1. Web Portal Fakulti / Pusat Ui. TM Jabatan / Pusat Ui. TM 2. Perpustakaan Ui. TM 2. Bahan repositori 3. Bahagian Pengurusan 3. Kepakaran / Kemahiran Sistem Perpustakaan, Search Engine Optimiser PTAR (SEO) 4. Ui. TM Kampus Negeri 1. Pejabat Canseleri 2. Penasihat Undang- undang 3. Jabatan Pengurusan Perpustakaan, PTAR 4. Bahagian Pengurusan Kualiti, PTAR Mengurus latihan 1. Bahagian Pengurusan pendigitalan kepada Sistem Perpustakaan staf 2. Info. TECH 3. Pembekal ICT 4. Perpustakaan Ui. TM Mendapatkan staf 1. Bahagian Pengurusan yang khusus sebagai Sistem Perpustakaan, administrator PTAR teknikal ICT RI 1. Dokumen sediada 2. Kecukupan staf 1. 2. 3. 4. Bajet Perisian Perkakasan Bahan IR Date Due or Frequency Anticipated Obstacle Solution 1 kali 1. Masa 2. Kemahiran SEO 3. Indikator baharu dari webometrics. info 4. System downtime error 1. Latihan mengenai SEO 2. Disaster Recovery Centre (DRC) 3. Pemantauan berkala 1. Masa 2. Perubahan skop kerja staf 3. Perubahan penempatan staf 1. Kefahaman keperluan dasar dan polisi 2. Skop kerja staf yang jelas 3. Penempatan staf berdasarkan minat dan kemahiran 1. Modul latihan Kepakaran penceramah 2. Masa 1. Sediakan modul 2. Kepakaran luar 3. Latihan luar setahun 1 kali setahun 2 kali setahun 1. Pustakawan Januari 2016 1. Pustakawan 1. Menyediakan berkemahiran ICT – sediada pustakawan web – pereka web/database/ bertanggungjawab Ui. TM Institutional grafik keseluruhan web Repository PTAR dan pelbagai tugasan yang berkaitan ICT Progress Made

WORK PLAN OBJECTIVES : Memantapkan pembangunan RI melalui penerbitan secara maya/bercetak Khazanah Intelek Universiti (i-KIU) menjelang 2020 Rank # STRATEGIC INITIATIVE Collaboration Needs Resource Needs Anticipated Obstacle Solution Progress Made 5. Memantapkan keperluan infrastruktur dan infostruktur ICT Date Due Or Frequency 1. Bahagian Pengurusan Sistem Perpustakaan, PTAR 2. Info. TECH 3. Perpustakaan Ui. TM 1. Bajet 2. Perkakasan dan perisian terkini 3. Penyelenggaraan ICT 2 tahun sekali 1. Perubahan teknologi yang pesat 1. Penyelenggaraan berkala 2. Pelaburan ICT mengikut spesifikasi tepat 3. Pencipta muatnaik sendiri ke Ui. TM-IR 6. Mengadakan kempen dan promosi kesedaran harta intelek di peringkat universiti 4 kali setahun 1. Mengikut program promosi perkhidmatan akademik/LO fakulti 2. Keberadaan pihak fakulti di luar kawalan Oktober 2018 1. Back-up crash 2. Data corrupt 3. Bahan tidak mencukupi 4. Ruang terhad 5. Pertukaran staf 7. Mewujudkan Khazanah Intelek Universiti (i-KIU) @ Universiti Teknologi MARA Institutional Repository 1. Jabatan Komunikasi 1. Bajet dan Korporat, Ui. TM 2. Penglibatan staf 2. Bahagian Perhubungan untuk program dan Korporat, PTAR aktiviti 3. LO Perpustakaan 3. ICT 4. LO Fakulti 5. Perpustakaan Ui. TM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Universiti Fakulti Jabatan Unit Ui. TM Kampus Negeri Perpustakaan Ui. TM PTJ yang berkaitan 1. 2. 3. 4. 5. Bahan Staf Peralatan Perkakasan Ruang 1. Promosi secara maya 2. Sertai seminar / pembentangan. 3. Mengadakan webinar. 1. Tindakan Pencegahan keselamatan data 2. Bangunan khas

PROJECT DELIVERABLES & TIMELINE DELIVERABLES (STRATEGIC INITIATIVES) mm/yy (Milestone description) mm/yy (Milestone description) Memastikan peningkatan kedudukan The Ranking Web of World Repositories. Jan - Julai 2016 § Kenalpasti & analisa kriteria penilaian webometric. § Membangunkan pelan tindakan. § Ambil tindakan. Ø Kemaskini metadata Ø Menambah hyperlink/backlink Ogos 2016 § Memantau keputusan ranking Julai. § Tambahbaik mengikut kriteria penilaian. Jan 2017 § Memantau keputusan ranking. § Tambahbaik mengikut kriteria penilaian. Jan 2018 § Memantau keputusan ranking. § Tambahbaik mengikut kriteria penilaian. Jan 2019 § Memantau keputusan ranking. § Tambahbaik mengikut kriteria penilaian. Jan 2020 § Memantau keputusan ranking. § Tambahbaik mengikut kriteria penilaian. Semak semula dasar, polisi dan prosedur kerja Februari 2016 § Kenalpasti dan kumpul dasar, polisi dan prosedur kerja sedia ada § Semak semula polisi sedia ada dan tambahbaik Mac 2016 § Sediakan draf Dasar Penyerahan Bahan Harta Intelek Ui. TM ke Repositori Institusi Universiti April 2016 § Pembentangan dan kelulusan polisi pendigitalan bahan penulisan / penerbitan harta intelek Ui. TM Julai 2016 § Pembentangan draf dasar September 2016 § Kelulusan Ketua Pustakawan Oktober 2016 § Pembentangan dan kelulusan senat Menguruskan latihan pendigitalan kepada staf November 2015 § Perbincangan rancangan latihan yang perlu diikuti oleh staf 2016 § Pendigitalan § Penyelenggaraan peralatan § Microsoft Office § Technology Update 2017 § Pendigitalan § Penggunaan Peralatan § Microsoft Office § Technology Update 2018 § Fotografi § Penggunaan Peralatan § Microsoft Office § Technology Update 2019 § Pendigitalan § Penggunaan Peralatan § Microsoft Office § Technology Update 2020 § Pendigitalan § Penggunaan Peralatan § Microsoft Office § Technology Update Mendapatkan staf yang khusus sebagai administrator teknikal ICT Repositori Institusi Januari 2016 § Buat permohonan kepada Pengurusan PTAR

PROJECT DELIVERABLES & TIMELINE DELIVERABLES (STRATEGIC INITIATIVES) mm/yy (Milestone description) Memantapkan keperluan infrastruktur dan infostruktur ICT Jan-Jun 2016 § Kaji semula kemampuan dan keperluan peralatan pendigitalan § Perbandingan Web RI dengan Web RI lain § Memantapkan metadata Julai-Disember 2016 § Permohonan peralatan baharu Mengadakan kempen dan promosi kesedaran harta intelek di peringkat universiti Mewujudkan Khazanah Intelek Universiti (i-KIU) @ Universiti Teknologi MARA Institutional Repository FINAL REPORT mm/yy (Milestone description) Julai-Dis. 2016 § Web “baru” Ui. TM IR § Memantapkan akses kepada bahan teks penuh (pc terminal) Jan-Dis. 2017 § Pencipta muatnaik sendiri bahan ke Ui. TM IR § Pemantauan hasil muatnaik bahan ke Ui. TM IR oleh pencipta Jan-Dis. 2018 § Makmal Penambahbaikan Web RI § Pemantauan hasil muatnaik bahan ke Ui. TM IR oleh pencipta Jan-Dis. 2019 § Kaji semula kemampuan dan keperluan peralatan pendigitalan § Perbandingan Web Ui. TM IR dengan Web RI lain § Memantapkan metadata 2020 § Mewujudkan “Makmal Repository” Jan-Dis. 2016 § Promosi Maya § Outreach PTAR § Taklimat / Pameran § Hari Explorasi PTAR § Roadshow ke Perpustakaan Ui. TM (Cawangan) Jan-Dis. 2017 § Promosi Maya § Outreach PTAR § Taklimat / Pameran § Hari Explorasi PTAR § Roadshow ke Perpustakaan Ui. TM (Cawangan) Jan-Dis. 2018 § Promosi Maya § Outreach PTAR § Taklimat / Pameran § Hari Explorasi PTAR § Roadshow ke Perpustakaan Ui. TM (Cawangan) Jan-Dis. 2019 § Promosi Maya § Outreach PTAR § Taklimat / Pameran § Hari Explorasi PTAR § Roadshow ke Perpustakaan Ui. TM (Cawangan) Jan-Dis. 2020 § Promosi Maya § Outreach PTAR § Taklimat / Pameran § Hari Explorasi PTAR § Roadshow ke Perpustakaan Ui. TM (Cawangan) Jan-Mac 2018 § Sediakan draf penerbitan RIUi. TM Disember 2018 § Lancarkan penerbitan Ui. TM IR Jan 2019 § Tawarkan Langganan Penerbitan RIUi. TM Disember 2019 § Penerbitan Ui. TM IR dikemas kini Date complete : December 2020 mm/yy (Milestone description)