MANUAL DO CLIENTE INSIRA O LOGO DA SUA

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Prezado cliente (inserir nome do cliente), 1. Expressamos nossa satisfação diante desta nova parceria que firmamos e damos -lhes as boas-vindas. Aproveitamos a oportunidade para explicar sobre nossos procedimentos e nossas políticas. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

1. A (NOME DO SEU ESCRITÓRIO CONTÁBIL) possui (INSERIR NÚMERO) departamentos, e para cada um há um representante responsável que estará sempre à sua disposição para resolver qualquer dúvida ou questionamento. Nas próximas páginas, explicaremos tudo com mais detalhes. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Gerência Departamento Administrativo Inserir nome do responsável Inserir e-mail do responsável A Gerência deve ser acionada sempre que houver falha nos O Departamento Administrativo cuida da cobrança e dos nossos serviços ou quando nenhum outro departamento for adequado serviços e da expedição dos documentos. É responsável por para dar o atendimento necessário. assuntos sobre pagamentos de mensalidades, reembolsos de despesas e retirada e envio de documentos via office-boy. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Departamento Paralegal Departamento Contábil Inserir nome do responsável Inserir e-mail do responsável O Departamento Paralegal é o setor que provê soluções para O Departamento Contábil cuida do registro das operações assuntos É financeiras de sua empresa, sendo responsável por receber e responsável por todas as providências relativas à legalização de processar todos os documentos do movimento financeiro. Este empresas, certidões, departamento também cuida do fornecimento de Balancetes, acompanhamento de fiscalização, obtenção de parcelamentos, Balanço Patrimonial e Livro Diário da empresa, além do SPED e diligências aos órgãos públicos em geral. Contábil. burocráticos alterações juntos aos contratuais, órgãos obtenção do governo. de INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Departamento Fiscal Departamento Pessoal Inserir nome do responsável Inserir e-mail do responsável O Departamento Fiscal cuida do cálculo de todos os impostos de O Departamento Pessoal cuida do cálculo e da emissão da folha sua empresa, com exceção dos impostos do Depto. Pessoal. de pagamento, bem como processa admissão, férias, 13º salário Tem por responsabilidade dar relatórios sobre o cálculo dos e demissão dos empregados. É o responsável pela emissão e impostos, proceder o recálculo e envio de guias, apresentar as pelo declarações de DCTF, SPED Fiscal, SPED Contribuições, GIA, pagamento: INSS, FGTS, IRRF sobre salários, sendo também SINTEGRA e outros. responsável pela controle dos seguintes confecção impostos e entrega sobre das pertinentes a empregados, SEFIP, RAIS, CAGED e DIRF. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI folha de declarações

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa 1. Havendo qualquer desentendimento, pedimos que se comunique à Gerência com urgência. Cada departamento tem rotinas básicas que devem ser cumpridas a tempo para que possamos garantir o bom andamento de todas as obrigações nos seus devidos prazos. A seguir, as rotinas mensais por departamento: INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

DEPARTAMENTO PESSOAL Rotinas mensais

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Pedimos o cumprimento dos prazos ao lado em relação à entrega de documentos ao nosso escritório para que possamos efetuar o fechamento mensal da folha de pagamento no prazo correto, e assim fazer o pagamento no 6º dia útil do mês subsequente (conforme estabelecido por Lei). Ressaltamos que os prazos legais da folha de pagamento ficam prejudicados caso o cronograma ao lado não seja respeitado. Prazo Assunto / Documentos 15 Comunicação de ocorrências de férias para o mês seguinte. 20 Comunicação das admissões dentro do mês 21 Comunicação das variáveis na folha (faltas/atrasos/horas extras). Na ocorrência Rescisões de contrato (demissões). Na ocorrência Comunicações a afastamento por doença/acidente/gravidez. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Outras Orientações • As admissões deverão ser feitas mediante preenchimento do cadastro de admissão em nosso sistema e envio da documentação acompanhada do checklist. Havendo falta de documentação, a ficha será devolvida para as providências necessárias. • Na ocasião de férias do funcionário, as carteiras de trabalho deverão ser enviadas junto com a solicitação, para assim haver uma atualização anual das mesmas. • Em caso de contratação de autônomo, solicitar recibo de RPA utilizando nosso “Formulário de Solicitação de RPA”, totalmente preenchido, em especial quanto ao cadastro no INSS. É imprescindível que o recibo seja processado por nós para que tenha as retenções corretas, assim como as informações dadas ao governo (SEFIP). INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

DEPARTAMENTO FISCAL Rotinas mensais

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Empresas no Lucro Presumido Para que nossa empresa possa assumir o compromisso junto ao Governo no que se refere a declarações e impostos, é necessário que, ao final de cada mês (no máximo até o 1º dia útil do mês seguinte), estejamos de posse de todas as notas de entrada, saída e demais documentos de cunho fiscal / tributário. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Prazo legal de vencimento dos impostos INSS: até o dia 20 do mês subsequente (prorrogar pagamento). FGTS: até o dia 7 do mês subsequente (antecipar pagamento). Imposto de Renda (IRPJ) - Presumido ou Real: até o último dia útil do mês subsequente ao trimestre. Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): até o último dia útil do mês subsequente ao trimestre. PIS: até o dia 20 do mês subsequente (antecipar pagamento). COFINS: até o dia 20 do mês subsequente (antecipar pagamento). Imposto de Renda Retido na Fonte (1, 5%) – retenção somente quando o valor retido for acima de R$10, 00: até o dia 20 do mês subsequente à retenção (antecipar pagamento). Tributos Retidos na Fonte - PIS/COFINS/CSSL (4, 65%) – retenção somente quando o valor retido for acima de R$10, 00: até o dia 20 do mês subsequente à retenção (antecipar pagamento). ISS: até o dia 10 do mês subsequente. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Serviços tomados de outros estados As notas fiscais de serviços tomados (ou seja, os fornecedores de serviços) por empresas sediadas no Rio de Janeiro de outras empresas também sediadas no Rio de Janeiro são declaradas automaticamente e diretamente no site da Nota Carioca. Para os serviços tomados de outros estados, é necessário fazer a declaração dos mesmos antes do seu pagamento, seguindo o caminho indicado abaixo: Acessar notacarioca. rio. gov. br > clicar em acesso ao sistema > logar com seu login e senha > clicar em Declaração de Nota Recebida > clicar no botão DECLARAR e inserir os dados da nota fiscal. Em caso de dúvidas, por favor entrar em contato com o nosso escritório para obter orientações e apoio nesse processo, bem como sobre o procedimento de retenção de ISS por falta de cadastro no CEPOM. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Empresas no Simples Nacional Para que nossa empresa possa assumir o compromisso junto ao Governo no que se refere a declarações e impostos, é necessário que, ao final de cada mês (no máximo até o 5º dia útil do mês seguinte), estejamos de posse de todas as notas de entrada, saída e demais documentos de cunho fiscal / tributário. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Prazo legal de vencimento dos impostos INSS: até o dia 20 do mês subsequente (prorrogar pagamento). FGTS: até o dia 7 do mês subsequente (antecipar pagamento). DAS – Simples Nacional: até o dia 20 do mês subsequente. ISS: até o dia 10 do mês subsequente. Pelos motivos expostos acima (e também por outros pormenores), sempre que sua empresa oferecer pagamento a novos fornecedores de bens serviços, nosso Depto. Fiscal deverá ser consultado. Essa medida tem como objetivo verificar a necessidade de retenções de impostos e orientações a respeito. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

DEPARTAMENTO CONTÁBIL Rotinas mensais

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa 1. Por favor acumular o movimento contábil (exemplificado abaixo) durante o decorrer do mês. Ao seu término, enviar em pacote fechado para o Departamento Contábil, seja em meio físico ou digital, no prazo limite do dia 15 do mês seguinte. Dessa forma, evita-se o envio fragmentado dos documentos e nos possibilita manter sua escrita em dia. 2. Além dos documentos de pagamento, também precisamos receber a movimentação de caixa conciliada com o extrato bancário da empresa. Nosso escritório oferece aos seus clientes gratuitamente (CONFERIR SE SEU ESCRITÓRIO OFERECE A FERRAMENTA) o sistema www. nibo. com. br para essa tarefa, caso sua empresa não possua sistema próprio de gestão financeira. Os clientes com sistema próprio deverão providenciar uma planilha em Excel com a movimentação de caixa, cuja estrutura será analisada e aprovada por nosso setor de TI. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Sobre os extratos bancários: ● Todo e qualquer valor retirado pelos sócios da conta da empresa para pagamento de contas pessoais por via bancária deverá ser relacionado com o número do cheque utilizado (quando este for o método de pagamento), pois esses valores serão lançados a título de adiantamento aos sócios; ● Todas as despesas da empresa (aquelas pagas por cheque) deverão vir acompanhadas de uma cópia de cheque. Se houver compra parcelada com cheques da empresa, estes deverão ser relacionados a números, datas e valores dos mesmos, em relatório anexo; ● Cada valor depositado na conta da empresa também deverá ter relação com as notas fiscais emitidas, visto que o valor total depositado no banco não poderá ser superior aos valores das notas fiscais emitidas. Em caso de divergência, deverá haver outro documento legal de suporte para justificar a operação. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa No caso de depósitos inferiores à emissão das notas fiscais, os valores a receber poderão ser justificados como: ● Recebimento de cheques pré-datados, onde deverá ser feito um relatório contendo o número da nota fiscal e a data de cada cheque recebido; ● Vendas com cartão de crédito, onde deverão ser enviados os extratos das administradoras dos cartões e a tabela de recebimentos de cartão de crédito (solicitar modelo); ● Valores a serem recebidos diretamente na empresa através de recibos; ● Cobrança bancária, onde deverá ser enviado o relatório do banco. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Orientações importantes sobre riscos fiscais

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa 1. Dado a importância do assunto, transcrevemos abaixo os artigos nº 283 e nº 287, do Decreto nº 3. 000/99, do novo regulamento do Imposto de Renda para uma maior compreensão do assunto: 1. Falta 2. Art. 283. de emissão de nota fiscal Caracteriza omissão de receita ou de rendimentos, inclusive ganhos de capital, a falta de emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, no momento da efetivação das operações de venda de mercdorias, prestação de serviços, operações de alienação de bens móveis, locação de bens móveis e imóveis ou quaisquer outras transações realizadas como bens ou serviços, bem como a sua emissão com valor inferior ao da operação. (Lei nº 8. 846, de 1994, art 2º). INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa 1. Depósitos bancários sem origem comprovada Art. 287. caracterizam-se também como omissão de receita os valores creditados em conta de depósito ou de investimento mantida junta a instituição financeira, em relação aos quais o titular, pessoa jurídica, regularmente intimado, não comprove, mediante documentação hábil e idônea, a origem dos recursos utilizados nessas operações (Lei nº 9. 430, de 1996, art. 42) 2. § 1º O valor das receitas ou dos rendimentos omitido será considerado auferido ou recebido no mês do crédito efetuado pela instituição financeira (Lei nº 9. 430, de 1996, art. 42, § 1º) 3. § 2º Os valores cuja origem houver sido comprovada, que não houverem sido computados na base de cálculo do imposto a que estiverem sujeitos, submeter-se-ão às normas de tributação específicas, previstas na legislação vigente à época em que auferidos ou recebidos (Lei nº 9. 430, de 1996, art. 42, § 2) 4. § 3º Para efeito de determinação da receita omitida, os créditos serão analisados individualmente, observado que não serão considerados os decorrentes de transferência de outras contas própria pessoa jurídica (Lei nº 9. 430, de 1996, art. 42, § 3º, inciso I) INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa 1. Exclusão do Simples Nacional por falta de conciliação bancária (Lei Complementar 123/2006) 2. Seção VIII 3. Da Exclusão do Simples Nacional 4. Art. 28. A exclusão do Simples Nacional será feita de ofício ou mediante comunicação das empresas optantes. 5. Art. 29. A exclusão de ofício das empresas optantes pelo Simples Nacional dar-se-á quando: 6. (…) 7. VIII - houver falta de escrituração do livro-caixa ou não permitir a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária; INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI

Manual do Cliente - Insira o nome da sua empresa Esperamos que este Manual seja de boa utilidade para a execução dos serviços contábeis/fiscais na sua empresa e também contribua para o fortalecimento da nosso relacionamento. Caso ele apresente alguma falha ou lacuna nos assuntos abordados, aceitamos sugestões para seu aprimoramento. INSIRA O LOGO DA SUA EMPRESA AQUI