La struttura di una Lettera Commerciale Guglielmo Grisolia
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La struttura di una Lettera Commerciale Guglielmo Grisolia
La struttura di una Lettera Commerciale Nel momento in cui si ha necessità di interagire con una o più aziende, il tono da utilizzare nelle comunicazioni deve essere il più professionale possibile. In questo caso ci vengono incontro dei modelli formali basati su uno schema composto da differenti contenitori (blocchi) disposti in modo ordinato all’interno dell’impaginazione della lettera. I quattro modelli più diffusi vengono così riassunti: • • Schema a blocco Schema a semiblocco Schema in blocco all’americana Schema classico
La struttura di una lettera commerciale: Tipologie Schema a blocco Schema a semiblocco (con rientri) Mittente Mario Rossi Via Milano, 8 88100 Catanzaro Indicazioni particolari Raccomandata a. r. Luogo e data Catanzaro, 20 Ottobre 2016 Destinatario Spettabile Fiat S. p. A. Via Rovereto, 332 87100 Cosenza Riferimenti Vs. Rif. N° 125 del 3 Settembre 2016 Oggetto: consegna automezzo. Corpo In riferimento alla Vostra Richiesta Vi comunico Corpo che …… In riferimento alla Vostra Richiesta Vi comunico che …… Chiusura e saluti Porgendo. Vi i miei saluti, resto a Vostra disposizione per ulteriori chiarimenti. Dicitura-firma Chiusura e saluti L’Amministratore Delegato Dicitura-firma (Dott. Mario Rossi) L’Amministratore Delegato (Dott. Mario Rossi) Allegati: contratto di manutenzione. Sigle MR/gg
La struttura di una lettera commerciale: Tipologie Schema in blocco all’americana (allineato a sinistra) Schema classico (inizio centro della lettera) Mittente Mario Rossi Via Milano, 8 88100 Catanzaro Indicazioni particolari Raccomandata a. r. Luogo e data Catanzaro, 20 Ottobre 2016 Luogo e data Destinatario Spettabile Fiat S. p. A. Via Rovereto, 332 87100 Cosenza Destinatario Riferimenti Vs. Rif. N° 125 del 3 Settembre 2016 Oggetto: consegna automezzo. Corpo In riferimento alla Vostra Richiesta Vi comunico Corpo che …… In riferimento alla Vostra Richiesta Vi comunico che …… Chiusura e saluti Porgendo. Vi i miei saluti, resto a Vostra disposizione per ulteriori chiarimenti. Dicitura-firma L’Amministratore Delegato (Dott. Mario Rossi) Dicitura-firma Allegati: contratto di manutenzione. Sigle MR/gg Catanzaro, 20 Ottobre 2016 Spettabile Fiat S. p. A. Via Rovereto, 332 87100 Cosenza L’Amministratore Delegato (Dott. Mario Rossi)
La struttura di una lettera commerciale: Margini Per quel che concerne gli aspetti dell’impaginazione, quello di cui bisogna tener conto sono i margini della pagina, i quali non dovrebbero mai essere al di sotto dei 2 cm. Nello specifico: il margine superiore fra i 2, 5 e i 3 cm, il margine inferiore e di destra di 2 cm e, infine, il margine di sinistra doppio rispetto a quello destro. Margini: le interlinee Margini: interni Mittente 2, 5 – 3 cm doppio Lettera commerciale 2 cm Indicazioni particolari 2 cm 2 -3 Luogo e data 2 Destinatario 3 Riferimenti 2 -3 Oggetto 2 Corpo 3 Chiusura e saluti 2 Dicitura-firma 3 Allegati Sigle 3 -6 2
La struttura di una lettera commerciale: Esercitazione Riprodurre la seguente lettera commerciale, scrivendole su quattro pagine diverse dello stesso documento (nome da dare al file: Lettera. Commerciale_Cognome_Nome), utilizzando le quattro tipologie conosciute. Al termine inviare il lavoro all’indirizzo email della classe, specificando nell’oggetto il proprio cognome e nome. Mario Rossi Via Milano, 33 88100 Catanzaro Raccomandata a. r. Catanzaro, data odierna. ………………. In riferimento alla Vostra Richiesta Vi comunico che la bozza ultima sarà disponibile entro il 30 Novembre del corrente anno, completa di esempi svolti ed esercizi con le soluzioni disponibili per i docenti. Porgendo. Vi i miei saluti, resto a Vostra disposizione per ulteriori chiarimenti. Spettabile Mondadori Education S. p. A. Via Battistotti Sassi, 11/A – 20133 Milano Tel. 800123931 Il Responsabile Autori del Mediterraneo (Dott. Mario Rossi) Vs. Rif. N° 125 del 3 Settembre 2016 Allegati: mail autore Aldo Bruni. Oggetto: consegna automezzo. …………………. MR/sr
La struttura di una lettera commerciale: Contenuti Dopo aver esaminato gli aspetti strutturale della lettera commerciale, analizziamo i contenuti relativi ai singoli blocchi, evidenziando quelli obbligatori (O), da quelli facoltativi (F). Mittente Indicazioni particolari Luogo e data Destinatario Riferimenti Oggetto Corpo Chiusura e saluti Dicitura-firma Allegati Sigle Blocco Mittente (O) comprende: • ragione sociale o cognome e nome • indirizzo (via, numero civico, CAP, città) • numero telefonico e di telefax, email, sito web • numero di codice fiscale o partita IVA • logo aziendale Solitamente il blocco Mittente viene inserito all’interno dell’intestazione della pagina. Byte & Byte Via Roma, 55 – Cosenza p. IVA 111111 Intestazione Piè di pagina. Ne E-mail: byte@byte. com Tel. 0984 -221122 Logo
La struttura di una lettera commerciale: Contenuti Dopo aver esaminato gli aspetti strutturale della lettera commerciale, analizziamo i contenuti relativi ai singoli blocchi, evidenziando quelli obbligatori (O), da quelli facoltativi (F). Mittente Indicazioni particolari Luogo e data Destinatario Blocco Indicazioni Particolari (F) si inseriscono i termini utili a specificare il tipo di lettera, quali: • Raccomandata a. r. • Espresso • Riservata • Personale Riferimenti Oggetto Corpo Chiusura e saluti Dicitura-firma Allegati Sigle Blocco Destinatario (O) può essere inserito il riferimento a un Ente (ditta, ufficio, ecc. ), oppure a una o più persone fisiche. Qualunque sia il destinatario, è opportuno far precedere il suo riferimento da un appellativo: • Spettabile (nel caso di un Ente o Azienda) • Egregio o Gentile/issimo (nel caso di un Signore) • Gentile/issima (una signora) Blocco Luogo e Data (O) va esplicitato tutto su un’unica riga. La data deve essere scritta per esteso e va preceduta dal luogo di invio della lettera, separata da una virgola. Per esempio: Cosenza, 02 Ottobre 2016. In alcuni documenti (soprattutto atti pubblici) è presente la parola ‘li’ (da non indicare se è il giorno 1), indica i giorni trascorsi dall’inizio del mese, forma desueta. Blocco Riferimenti (F) consente di associare la lettera a precedenti comunicazioni Blocco Oggetto (O) sintetizza il contenuto della lettera, viene evidenziato utilizzando il grassetto
La struttura di una lettera commerciale: Contenuti Dopo aver esaminato gli aspetti strutturale della lettera commerciale, analizziamo i contenuti relativi ai singoli blocchi, evidenziando quelli obbligatori (O), da quelli facoltativi (F). Mittente Indicazioni particolari Luogo e data Destinatario Riferimenti Blocco Corpo (O) della lettera viene preceduto dall’apertura. È consigliabile utilizzare l’apertura quando il destinatario è una persona fisica. Per quanto concerne il modo con cui rivolgersi al destinatario si usa il Voi per le Aziende e il Lei per le persone fisiche. Spettabile Mondadori, con la presente Vi …. Egregio Sig. AAA, la ringrazio per la Sua …. Blocco Chiusura Saluti (O) propone una o più righe conclusive: Certo di un Suo riscontro Porgo distinti saluti Ringraziando. Vi per la Vostra cortesia, Vi porgiamo i nostri migliori saluti Oggetto Corpo Chiusura e saluti Dicitura-firma Allegati Sigle Blocco Dicitura-firma (O) è composto da più righe di scrittura: • Ragione sociale • Ufficio dal quale parte la lettera • Nome e cognome di chi emette la lettera o di chi è delegato a farlo • Firma autografata Blocco Allegati (F) eventuali documenti allegati alla lettera Blocco Sigle (F) indica le iniziali della persona che ha redatto la lettera (in maiuscolo) e della persona che l’ha digitata (in minuscolo). Le prime vanno separate dalla seconde da una sbarra (SP/gp)
La struttura di una Lettera Commerciale Fine
