Deerli Ortaklarmz Ho Geldiniz EFatura eDefter eAriv konularnda

Değerli İş Ortaklarımız, Hoş Geldiniz

E-Fatura, e-Defter, e-Arşiv konularında işbirliği yaptığımız İzibiz Özel Entegratör firmasının sayın yetkililerine, Datasoft Yazılım Yetkili Dağıtıcılarına, Datasoft Yazılım Yetkili Satıcılarına Datasoft Yazılım Çözüm Ortaklarına Siz değerli misafirlerimize Teşekkürler…

Sunum Kapsamı 1. e-Defter nedir? 2. Zorunluluk kapsamında başvuru ve uygulamaya geçiş tarihi, 3. İsteğe bağlı olarak e-Defter başvurusu 4. e-Defter başvurusunda dikkat edilmesi gereken hususlar, 5. Yıl içinde e-deftere geçiş işlemi, 6. Uyumluluk lisansı almamış yazılım kullanan firmaların durumu, 7. e-Defter için e-Fatura kullanma zorunluluğu var mı? 8. e-Defter için ayrı bir Mali Mühür gerekli mi? 9. Datasoft e-Defter 1. 0. 2 uygulamasının özellikleri. 10. Datasoft Muhasebe Programı ile Datasoft e-Defter uygulamasının entegre çalışması.

E-Defter Nedir? • Tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan • Elektronik kayıtlar bütünüdür.

E-İmza/Mali Mühür İşlevi Elektronik İmza Mali Mühür Kaynak Bütünlük Kişi Değişmezlik Kurum

E-Defter Tutmanın Koşulları Gerçek Kişi ÖN KOŞUL • Elektronik imza • Uyumlu yazılım Tüzel Kişi ÖN KOŞUL • E-fatura kullanıcısı olmak • Mali mühür • Uyumlu yazılım

Hangi Defterler Elektronik Ortamda Tutulabilir. Yevmiye Defteri Defter-i Kebir

E-Defter Oluşturma Süreçleri 1 Mükellef Tebliğde belirlenen şartlar ve XBRL formatında aylık defterini hazırlar 8 4 3 2 Gerçek kişiler e-imza ile Tüzel kişiler mali mühür ile imzalar Onaylanan defterin imza/mühür değeri alınır 7 6 e-Defterin imza/mühür değerini taşıyan e-defter Beratı mükellef tarafından elektronik ortamda hazırlanarak e-imzalanır/mühürlenir 5 + Mükellef e-Defterini ve uygulamadan indirdiği beratı yasal saklama süresince muhafaza eder GİB uygulamadan gelen e-Defter Beratını kendi mühürü ile onaylar e-Defter Beratı Uygulamaya yüklenir e-Defter uygulamasına e-imza/mali mühür ile girilir

E-D EFT ER

E-Defterin Arşivlenmesi (Saklama ve İbraz) e-Defter Beratı Ø Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. d n u ğ u l u ruml o s f aşma e l l l n e a k a ü l r m a l firma ş ı Saklama m l a i n şiv iz r A e f e l l Müke rlerini e t f e D nde i e r e k l a r m a e t p s ya em si l ş i i g l i b ların Bu firma er. ilirl saklayab

E-Defter Son Başvuru Tarihi ter f e D e e l n ilk ı itibariy y a n ü n g e y u e b kellef hini izl i ü r a m t n u r e y u abilir. şv y a Dile a b l ş k a a b r a a u yap nmay s a l u l r u u k v ş r a e t b e-Def e l y i r a b i günü it 3 5 7 2 9 1 10 0 12 Ø e-Defter zorunlu geçiş tarihi Ø 01 Ocak 2015’ tir. Ø Başvurunun 2014 Aralık Ayı içerisinde yapılması zorunludur.

• E-Defter başvurusu elektronik ortamda yapılır. • Başvuru adresi https: //uyg. edefter. gov. tr/edefterbasvuru/ • Uyumlu Yazılım satırında e-defter için kullanılacak onaylı yazılım seçilir. • Ticaret Sisin numarası satırına MERSİS numarası yazılır. • Kuruluşa ait e-posta adresi aktif olan bir adres olmalıdır. • Kuruluşun adresi Ulusal Adres Kayıt Sistemindeki tanımlı adres olmalıdır. • Gerçek Kişiler elektronik imza geçerlilik tarihini yazmalıdır. • İrtibat kurulacak kişi bilgileri özellikle e-posta adresi doğru girilmelidir. E-Defter Başvurusu

e-Defter Taahhütler • e-Defter oluşturma, imzalama/mühürleme, muhafaza etme işlemlerimi sadece başvuru formu ekinde bildirdiğim yazılımla yerine getireceğimi, bunlar dışında başka yazılım, program ve araçları kullanmayacağımı, bildirdiğim yazılımı/yazılımları değiştirmek istemem halinde başvurumu yenileyeceğimi • Gerek e-Defter Uygulaması gerekse yapılacak diğer düzenlemeler çerçevesinde kullanıcı hesabım aracılığı ile yapılan tüm işlemlerin tespit ve tevsikinde Gelir İdaresi Başkanlığına ait kayıtların esas alınacağını, kabul ve taahhüt ediyorum.

Yıl içinde e-Deftere Geçiş • Yıl içinde herhangi bir ayın ilk günü itibariyle e -Deftere geçiş yapmak mümkündür. • e-Defter başvuru işlemi kabul edildiğinde, başvuru tarihinden sonraki ayın defteri e. Defter olarak gönderilir. • e-Defter başlangıç gününden önceki defterler kağıt ortamında yazdırılarak 1 ay içerisinde kapanış tasdiki yaptırılır. • Yıl içerisinde başlayan e-Defterin ilk madde numarası 1 den başlamak zorundadır.

E-Defter Oluşturma • e-Defterler aylık olarak oluşturulur. • İlgili ayın e-defter beratı, takip eden 3. ayın sonuna kadar GIB e-Defter sayfasına yüklenir. • GIB tarafından onaylanmış berat ile Berata ait olan defter dosyası birlikte saklanmalıdır. • Son gün gönderilemeyen beratlara Zaman Damgası eklenir. • e-Defterler mutlaka onay almış yazılımlar aracılığı ile gönderilir.

e-Defter Tutmanın Koşulları Gerçek Kişi Tüzel Kişi ÖN KOŞUL • Elektronik imza • Uyumlu yazılım • E-fatura kullanıcısı olmak • Mali mühür • Uyumlu yazılım

Datasoft Muhasebe Programı e-Defter Modülü • Firma Parametreler bölümünde e-Defter uygulayıcısı işaretlenir. • E-Defter Geçiş Tarihi satırında ay seçilir. • Firma Bilgileri, Adres Bilgileri, SMMM Bilgileri mutlaka tam olarak doldurulmalıdır. • İşletme telefonu, telefon bilgisi, e-posta adresi, boş bırakılmamalıdır.

Muhasebe Fiş Girişinde Belge Türleri • e-Defter uygulayıcıları için muhasebe fişindeki belge türleri uyarlanmıştır. • Tahsilat makbuzu, ödeme makbuzu, işlem makbuzu gibi belgeler tercih seçeneklerinden çıkarılmıştır. • Çek, Senet, Müşteri Siparişi, Satıcı Siparişi, Navlun diye belge türleri eklenmiştir. • Diğer Belge türünde belge adları kullanıcı tarafından tanımlanabilir yapılmıştır.

Muhasebe Fiş Girişinde Belge Numarası • Muhasebe fiş girişinde belge türü; • Alış Faturası • Satış Faturası • Çek • Seçilmiş ise belge numarası girilmesi zorunluluğu getirilmiştir. • Bir muhasebe fişinde belge türü aynı olsa bile farklı belge numarası kullanılamaz.

Muhasebe Fiş Girişinde Belge Numarası • Muhasebe fiş hareketi girişinde ayrıca ödeme yöntemi tercih kolonu eklenmiştir. • • • Çek Senet Nakit Banka Yok • Belge türü çek/senet ise ödeme yöntemi çek/senet olmalıdır. • Muhasebe fişinde belgeyle ilgili Kasa/Banka hareketi var ise ödeme yöntemi buna uygun olmalıdır.

e-Defter Kaynak Verisi Oluşturma • Önce muhasebe fişleri sıralanır ve kesinleştirilir. • e-Defter İşlemleri bölümüne girilir. • e-Defter oluşturulacak Ay seçilir. • e-Defter Verisi Hazırla butonun basılır. • Önce e-Defter verisi hazırlanır ve veri kontrol edilir. Kontrol sonrası veri e-Defter verisine uygun ise ilgili ay için e-Defter Kaynak verisi oluşturulur. • Veri uygun değil ise uygun olmayan kayıtlar kullanıcıya bilgi olarak sunulur ve Kaynak Veri oluşturulmaz.

e-Defter Veri Kayıt Dizinleri • Datasoft Programlarının çalıştığı dizin Ø Datasoft_e. Defter Ø VKN/TCKN Ø YIL Ø Ø BERAT_PAKET DB DB_ARSIV Defter Ø AYLAR Ø Ø Ø Defter_ARSIV Kaynak. Veri SCH XSD XSLT

Datasoft e-Defter Uygulaması

Datasoft e-Defter Veri Alma Veriler Sekmesinde • Yenile: Daha önce alınmış verilerin ekrana gelmesi sağlanır. • Alınan veriler: • • • • Madde Tarihi Muhasebe Fiş No Yevmiye No Sıra No Ana Hesap Adı Alt Hesap No Alt Hesap Adı Borç Alacak Ödeme Yöntemi Belge No Belge Tarihi Belge Tipi Açıklama kolonlarında gösterilir.

Datasoft e-Defter Veri Alma Veriler Sekmesinde • Veri Al: Veriler ay-ay alınmaktadır. Bu nedenden dolayı Veri Al butonuna basıldığında, en son alınan aya ait veriden bir sonraki ayın verisi alınmaktadır. • Alına veriler Kaynak. Veri klasöründen okunmaktadır. • Hiç hareket olmayan aylar için de Kaynak Veri oluşturulur ve bu veriler uygulamaya alınır. • Ay içerisinde belirli bir güne göre de veri oluşturulup alınabilir. • Parçalı defter oluşturulmuş ise ayın kalan verisini tamamlamak için Son Ay Verisini Tamamla ile veriler tamamlanır.

Datasoft e-Defter Uygulaması

Datasoft e-Defter Oluşturma Defter Sekmesinde • Defter Oluştur: Seçilen ay için • • Yevmiye Defteri Beratı Kebir Defteri Beratı aynı günde oluşur. • Seçilen aydan bir önceki aya ait Defter oluşturulmamış ise seçilen aya defter oluşturulmaz. • e-Defter başlangıç ayı ile defter oluşturmak için seçilen ay aynı ise önceki aylara bakılmadan ilgili aya edefter oluşturulur. • İlgili aya parçalı veri oluşturulmuş ise seçeneklerden Parçalı Defter Oluştur seçeneği ile ayın geri kalan kısmı için defter oluşturulur.

Datasoft e-Defter İmzalama Defter Sekmesinde • İmzala: Seçilen ay için • • Yevmiye Defteri Beratı Kebir Defteri Beratı aynı anda imzalanır. • İmzalanacak defterin sahip olduğu VKN/TCKN ile Mali Mühür/Elektronik imza içerisindeki VKN/TCKN karşılaştırılır. Aynı değil ise imzalama işlemi gerçekleşmez. • Menü seçenekleri sıra ile aktifleşir. • Her işlemden sonra işlem sonucu Durum kolonunda gösterilir.

Datasoft e-Defter Kontrol Etme Defter Sekmesinde • Kontrol Et: Seçilen ay için • • Yevmiye Defteri Beratı Kebir Defteri Beratı aynı anda kontrol edilir. • Kontrol işlemi GIB tarafından belirlenen ve SCH ile XSD dizinlerinde bulunan kurallara göre defter verisinin ve imza değerlerinin uyumluluğu/uygunluğu kontrol edilir. • Kontrol sonrasında Hata mevcut ise hata hakkında kullanıcıya bilgi verilir. • Hata sonrası işleme devam edilmez.

Datasoft e-Defter Beratları Paketleme Defter Sekmesinde • Beratı Paketle: Seçilen ay için • Yevmiye Defteri Beratı • Kebir Defteri Beratı aynı anda paketlenerek GIB standardında isimlendirilip BERAT_PAKET dizinine kaydedilir. • Gelir İdaresine sadece defter ait Berat Bilgileri gönderilir. • Berat içerisinde: • • • Firma Bilgileri SMMM Bilgileri Defter dönem bilgisi Defteri oluşturan uygulama bilgisi Defter imza değeri Berat imza değeri bulunmaktadır.

Datasoft e-Defter Gönderme Defter Sekmesinde • Portala Bağlan: Seçilen ay için • Yevmiye Defteri Beratı • Kebir Defteri Beratı https: //uyg. edefter. gov. tr/edef ter/ • Sayfasına bağlanılarak ve mali mühür ile giriş yapılarak GIB’ e gönderilir. • GIB gönderilen beratları mühürledikten sonra mühürlenmiş beratlar indirilerek defterle birlikte sıkıştırılıp isimlendirilerek saklanır.

Datasoft e-Defter «Defter Silme» Defter Sekmesinde • Defter Sil: Seçilen ay için • Yevmiye Defteri Beratı • Kebir Defteri Beratı aynı anda silinir. • GIB’ e gönderilmiş defter silinemez. • Ancak her türlü ihtimale karşılık GIB tarafından onaylanmış defter beratları ile defter verisi çok güvenli şekilde e-Arşiv izni almış bir firmada saklanmalıdır. • Datasoft Yazılım bu konuda İZİBİZ Özel Entegratör firması ile işbirliği yapmaktadır.

Teşekkürler. . . H. Yener Kahraman 12 Haziran 2014