APLIKASI AKUNTANSI DENGAN MS EXCEL MS EXCEL UTK

APLIKASI AKUNTANSI DENGAN MS EXCEL

MS EXCEL UTK APLIKASI AKUNTANSI • MS Excel dapat digunakan untuk membantu pemrosesan siklus akuntansi. Sifat aplikasi Excel yang sangat familiar dan penggunaannya dianggap relatif cukup mudah, merupakan salah satu keunggulan MS Excel dibanding aplikasi lain untuk membantu pemrosesan siklus akuntansi di suatu perusahaan. • Penggunaan MS Excel untuk Aplikasi Akuntansi, tergantung kebutuhan, bisa sederhana, sedang atau kompleks. Excel Sederhana Excel Sedang Excel Kompleks • Meski bisa cukup dan diberi berbagai properti otomatisasi, untuk skala perusahaan besar, MS Excel tetap akan terasa kurang memadai, sehingga diperlukan aplikasi yang lebih powerful. Aplikasi tersebut bisa tailor made sesuai perusahaan atau menggunakan generalized accounting software seperti MYOB, DEA, Accurate atau berbagai aplikasi lokal seperti Zahir Accounting. • Untuk proses pembelajaran dan pemahaman akuntansi sekaligus fitur-fitur pada MS Excel, maka mempelajari bagaimana mengembangkan aplikasi MS Excel untuk akuntansi menjadi

LANGKAH MEMBANGUN APLIKASI AKUNTANSI DENGAN EXCEL BENTUK SEDANG 1. Buka file baru, beri nama sebarang, seperti Aplikasi Akuntansi. xls 2. Pada sheet pertama, misal sheet daftarakun, isikan akun-akun berikut ke sheet tersebut: 11 Kas 32 Saldo Laba 12 Piutang 41 Pendapatan Jasa 13 Gedung 51 Beban Gaji 14 Akumulasi Penyusutan 52 Beban Listrik 21 Hutang Listrik 53 Beban Penyusutan 31 Modal Saham 54 Beban Lain-Lain

LANGKAH 3– 6 MEMBANGUN APLIKASI 3. Siapkan kolom c untuk menampung gabungan antara kode dan nama akun. Untuk itu, ketiklah pada sel C 2 rumus berikut : = A 2 & ”-“ & B 2 4. Berikan judul kolom C “nomor_dan_nama_akun. ” Jadikan judul kolom ini sebagai nama range dari data pada kolom C tersebut (perhatikan bahwa menulis nama range jika lebih dari satu kata upayakan tidak menggunakan spasi, antar kata dipisah dengan underscore). 5. Buat sheet jurnal yang berisi kolom-kolom untuk jurnal sederhana yang terdiri dari 6 kolom yaitu: Tanggal, No Bukti, Akun, Keterangan, Debit dan Kredit. 6. Kolom C akan diisi akun sesuai dengan daftar akun pada sheet Daftar. Akun. Pada kolom ini kita akan buat validasi, sehingga akun jurnal tidak perlu diketik, tapi memilih dari akun yang tersedia (drop down list). Dengan validasi ini berati kita membatasi agar pengguna tidak dapat memasukan akun yang belum terdaftar pada sheet Daftar Akun.

MEMBUAT VALIDASI DATA Untuk membuat validasi data pada kolom C ini, lakukan langkah-langkah sebagai berikut a. Letakkan cursor pada sel C 2. b. Klik menu/tab Data, lalu pilih Data Validation, c. Pada jendela Data Validation klik panah kecil pada kotak Allow dan pilih List. d. Letakkan kursor pada kotak “Source”, lalu alihkan pilihan Menu/Tab dari menu Data ke menu Formula, pilih sub menu “Use in formula, ” dan pilihlah nama range yang telah kita buat sebelumnya yaitu “Nomor_dan_Nama_Akun. ” Copykan C 2 ke bawah misal sampai 100 baris. e. Hasil dari langkah ini dapat dilihat pada gambar berikut:

LANGKAH MENGGUNAKAN APLIKASI AKUNTANSI DENGAN MS EXCEL Untuk memudahkan penjelasan, sambil mengembangkan aplikasi Akuntansi dengan MS Excel ini kita akan sekaligus menggunakannya untuk memproses data akuntansi perusahaan simulasi yang sederhana. Langkah penggunaan aplikasi ini akan diberi nomor romawi I, II dst, untuk membedakan dengan langkah pengembangan. I. Masukkan saldo awal tahun dengan membuat ayat jurnal pembuka atas Neraca Awal ini di masukan ke jurnal agar data awal ini nanti ikut serta terakumulasi dalam neraca saldo pada akir tahun setelah transaksi tahun berjalan direkam secara kronologis. Tanggal 1 -Feb-17 1 -Feb-17 1 -Feb-17 No Bukti Akun 11 -Kas 12 -Piutang 13 -Gedung 14 -Ak Penyusutan 21 -Hutang listrik 31 -Modal Saham 32 -Saldo Laba 41 -Pendapatan jasa 51 -Biaya Gaji 52 -Biaya Listrik 54 -Biaya Lain-lain Keterangan Saldo Awal Saldo Awal Saldo Awal Debet 9, 270, 000 4, 600, 000 30, 000 1, 000 350, 000 80, 000 Kredit 6, 000 200, 000 25, 000 3, 900, 000 10, 200, 000 Langkah ini dapat dilakukan setelah sheet jurnal siap digunakan (telah mencapai langkah 6 pada pengembangan aplikasi).

MENJURNAL TRANSAKSI II. Setelah selesai merekam saldo-saldo awal, jurnal transaksi Bulan Februari 2017 ke dalam sheet jurnal. Transaksi tersebut adalah seperti pada tabel berikut:

Lanjutan transaksi bulan Februari 2017 7. Selanjutnya aplikasi akuntansi akan dilanjutkan dengan posting jurnal ke buku besar dengan memanfaatkan PIVOT TABLE.

MENYIAPKAN SHEET BUKU BESAR Langkah-langkah untuk menyiapkan sheet Buku Besar dengan Pivot Table ini adalah sebagai berikut: a. Jurnal yang akan diolah diblok b. Pilihlah menu Insert, kemudian pilih Pivot Table, dan lanjutkan dengan memilih OK. Setelah itu akan muncul layout table pivot, yang terdiri dari 2 bagian, atas dan bawah. Pilih field di bagian atas dan isikan ke bagian bawah sebagaimana dapat dilihat pada gambar berikut : Bagia n Atas Bagia n Bawa h • Selanjutnya aplikasi akuntansi akan dilanjutkan dengan posting jurnal dan buat Neraca Percobaan dengan memanfaatkan fungsi SUMIF. Dengan menggunakan fungsi SUMIF, penyusunan neraca saldo dapat dilakukan secara tepat dan akurat.

• Hasil akhir dari sheet Buku Besar ini dapat dilihat pada gambar berikut:

MENYIAPKAN SHEET NERACA SALDO Pada Sheet buku besar kita belum mendapatkan saldo-saldo akun-akun yang ada. Kita bisa hitung secara manual, atau kita cek nanti di Neraca Saldo. Langkah-langkah untuk menyiapkan sheet Neraca Saldo adalah sebagai berikut: a. Buka sheet baru. Namakan sheet Neraca Saldo. Buat kolom-kolom untuk Neraca Saldo yang terdiri dari kolom Nama Akun, kolom Debit dan kolom Kredit. b. Isi kolom pertama sheet Neraca Saldo, yaitu Nama Akun, dengan memanfaatkan link ke sheet Daftar Akun (ketik “=“ di A 2, arahkan kursor ke sheet Daftar Akun, pilih cell C 2, lalu tekan Enter). Lalu copy isi cell A 2 ke baris-baris berikutnya pada kolom A, sampai semua Akun muncul. c. Isi kolom Debit pada kolom B, dan kolom Kredit pada kolom C, dengan bantuan Fungsi SUMIF. Argumen range dari fungsi SUMIF ini gunakan sheet jurnal (Sheet jurnal dapat juga diberi nama, misal Jurnal, dan menjadi argumen range fungsi SUMIF tersebut). Untuk argumen kriteria, gunakan kolom A (Nama Akun). Terakhir, untuk argumen Sum Range, gunakan data yang akan dijumlahkan, yaitu semua angka pada kolom Debet di sheet jurnal yang nama akun-nya sama dengan sheet Neraca Saldo. Gunakan kombinasi referensi cell absolut dan relatif, agar saat mengcopy rumus ke kolom kredit dan ke baris-baris sesudah baris 2 dapat diperoleh hasil pemrosesan data yang benar. d. Hasil SUMIF ini baru memberikan jumlah semua transaksi Debet dan semua transaksi Kredit, belum menunjukkan saldo akhir Akun. Untuk itu, pada dua kolom berikutnya, buat formula untuk memperoleh saldo-saldo setiap akun tersebut.

• Hasil dari sheet Neraca Saldo ini, dan jika dilanjutkan menjadi Neraca Lajur secara lengkap adalah sebagai berikut (kolom D dan E menunjukkan saldo-saldo akun yang belum ditunjukkan de sheet Buku Besar). :

APLIKASI AKUNTANSI DENGAN MS EXCEL SEDANG DAN KOMPLEKS • Beberapa Aplikasi Akuntansi berbasis Excel, dari sisi kerumitan pembuatannya dan kemampuan mengakomodasi penngolahan transaksinya, dapat dikategorikan sebagai aplikasi akuntansi berbasis sederhana dan kompleks. • Aplikasi akuntansi berbasis MS Excel sederhana misalnya, untuk buku besarnya menggunakan filtering. Setiap akun dibuat satu sheet buku besar sendiri. Tapi format buku besarnya bisa buku besar 4 kolom, yaitu menyertakan juga saldo berjalan setelah setiap transaksi. • Aplikasi akuntansi berbasis MS Excel kompleks misalnya, menggunakan makro, dan memiliki menu navigasi ke siklus akuntansi yang dituju. Contoh aplikasi kompleks misalnya, yang disusun oleh FEB UGM melalui aplikasi SIDEK nya serta aplikasi yang disusun oleh M Topik dalam bukunya “Membuat Aplikasi Akuntansi dengan Excel. ” • Overview aplikasi sederhana dan kompleks adalah sebagai berikut.

TERIMA KASIH