ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS A Pengertian perjalanan dinas Perjalanan

ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS

A. Pengertian perjalanan dinas Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan Drs. Ignatius Wursanto (2006: 209)

B. Tata Cara pelaksanaan Perjalanan Dinas Ada 3 cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan pelaksanaan perjalanan dinas, yaitu melalui In house travelling department (divisi perjalanan), biro perjalanan, atau administrasi kantor/sekretaris.

1. In House Travelling Department (divisi Perjalanan) Yaitu suatu divisi/bagian perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis, dan mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap.

2. Biro perjalanan Sebagian besar perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi kantor bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal pembelian tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi

3. Administrasi kantor Apabila pimpinan meminta administrasi kantor sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor harus segera memper-siapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya. Agar berjalan lancar, administrasi kantor harus selalu berkoordinasi dengan pimpinannya.

MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN ØMerencanakan Perjalanan ØMempersiapkan Daftar Perjalanan ØMempersiapkan Dokumen Perjalanan ØMempersiapkan Transportasi ØMempersiapkan Akomodasi

A. Informasi-Informasi Yang Perlu Diketahui Dalam Merencanakan Perjalanan Dinas Pimpinan : Tujuan perjalanan Ø Waktu keberangkatan (Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali) Ø Transportasi Ø Akomodasi. Ø Jenis layanan /fasilitas yang digunakan (untuk transportasi dan akomodasi). Ø Rencana janji temu dan keperluan / masalahnya Ø

B. Mempersiapkan Daftar Perjalanan (Itenarary) Ø Daftar perjalanan merupakan kombinasi antara daftar kunjungan perjalanan daftar janji temu. Ø Daftar perjalanan berisi catatan tentang hari/tanggal, waktu, tempat tujuan, akomodasi, janji, masalah yang dibicarakan dan catatan/keterangan.

Hari / Tgl Waktu Berangkat Tempat Transportasi dituju Tiba Hotel Janji Tgl Waktu Catatan

CONTOH TIKET

CONTOH PASPOR

D. Mempersiakan Pengangkutan atau Transportasi Ø Time schedule (Flight Schedule) Ø Pemesanan Tiket (Reservation)

Contoh Catatan Status Pemesanan Day Date From To Flight No ETD ETA Clas s Friday 5 Feb 99 Jakarta Amsterda m KL 937 19. 4 0 06. 0 5 Y 21 Feb 99 Amsterda m Jakarta KL 838 20. 0 5 17. 1 5 Y Monda y

E. Mempersiapkan akomodasi Ø Pemesanan Kamar Ø Check in Ø Cara Pembayaran Ø Check out