Ryhmviestinttaidot T 010103 Puhe ja kirjoitusviestint OAMK Tekniikan

Ryhmäviestintätaidot T 010103 Puhe- ja kirjoitusviestintä OAMK Tekniikan yksikkö / TH Syksy 2012

Ryhmän etuja ja haittoja Etuja • enemmän tietoa • useampia näkökulmia • käytännön toteutus helpompaa • auttaa ymmärtämään päätöksiä • otetaan yhdessä riskejä Haittoja • sosiaalinen paine latistaa päätöksiä • pelätään arvostelua • on hallitsevia henkilöitä • jäsenillä toissijaisia tavoitteita • erimielisyyksistä jää kaunoja

Toimiva ryhmä • Jäsenillä on selkeä, kaikkien hyväksymä käsitys ryhmän tavoitteista ja tehtävistä • Kaikkia kuunnellaan ja rohkaistaan osallistumaan • Kaikkien tunteet ja mielipiteet otetaan kohtuullisesti huomioon • Tärkeät päätökset, esimerkiksi tavoitteiden ja työtapojen sopiminen, tehdään yhteisymmärryspäätöksinä • Ryhmällä on yhdessä sovitut, tarkoituksenmukaiset pelisäännöt ja kaikki noudattavat niitä • Toimintaa muutetaan ja kehitetään tilanteen mukaan • Ryhmässä on jäsenten kiinnostukseen ja erityistaitoihin perustuva työnjako ja yhteisvastuu • Ryhmä sietää eri mieltä olemisen, rohkaisee kritiikkiin ja käsittelee ristiriidat • Ryhmäilmasto on vapaa ja suorituksiin motivoiva • Jäsenet tuntevat kuuluvansa ryhmään ja jokainen tekee oman osuutensa • Ryhmän johtaminen jakautuu melko tasaisesti ja vaihtelee tilanteen mukaan

Ryhmän kehitysvaiheet Aloitus Muotoutumisvaihe Järjestäytymisvaihe Kypsän toiminnan vaihe Hajoamisvaihe • jäsenet ovat epävarmoja omasta asemastaan ryhmässä ja hyväksytyksi tulemisesta • jäsenet muodostavat käsityksen toisistaan, kunkin asemasta ja arvovallasta sekä ryhmän johtajuudesta ja tarkoituksesta • ryhmälle muotoutuu selkeät tavoitteet ja se pystyy sopimaan yhteisistä toimintatavoista; mahdollisesti konflikteja • ryhmä kykenee arviomaan ja kehittämään toimintatapojaan, tekemään niihin muutoksia ja tuottamaan ratkaisuja annettuun tehtävään • työskentelyn päättyminen herättää erilaisia tunnereaktioita

• Millä toimilla voit projektin vetäjänä edistää uuden projektiryhmän pääsyä kypsän toiminnan vaiheeseen?

Ryhmäroolit 1 • Tehtävän suorittamista edistävät: Aloitteentekijä Tietojenetsijä • esittää uusia ideoita, käsittely- ja menettelytapoja, ehdottaa tavoitteita ja ratkaisuvaihtoehtoja • kysyy lisätietoja, selvennyksiä ja perusteluja Asiantuntija • antaa lisätietoja ja perusteluja, jäsentelee asiaa Täsmentäjä • tarkentaa ehdotuksia esimerkkien avulla, selvittelee ongelman syitä ja ratkaisuvaihtoehtojen seurauksia Kriitikko Järjestelijä • pohtii ehdotusten hyviä ja huonoja puolia sekä pakottaa ryhmän punnitsemaan huolellisesti eri vaihtoehtoja • huolehtii käytännön järjestelyistä ja merkitsee asioita muistiin

Ryhmäroolit 2 • Ryhmää ylläpitävät ja sen toimintaa helpottavat roolit: Rohkaisija Mukaanvetäjä • on ystävällinen, ymmärtää ja arvostaa muiden mielipiteitä ja ehdotuksia, antaa tunnustusta • yrittää saada kaikki mukaan asian käsittelyyn Tarkkailija • seuraa sovittujen menettelytapojen noudattamista, painottaa tasapuolisuutta ja oikeudenmukaisuutta, asetta työnormeja sekä huolehtii aikatauluista Tunteiden ilmaisija • tarkkailee ryhmän ilmapiiriä, ilmaisee omia tunteitaan ja rohkaisee muita tunneilmaisuihin Sovittelija • hakee kompromisseja, selvittää mielipide-eroja Jännityksen laukaisija • laukaisee huumorilla kireitä tilanteita, rauhoittaa tilannetta

Ryhmäroolit 3 • Ryhmän toimintaa häiritseviä rooleja: • nostaa omaa asemaansa vähättelemällä, arvostelmalla ja Hyökkääjä paheksumalla toisten tekemisiä ja näkemyksiä Jarruttaja Huomion tavoittelija Kilpailija • torjuu heti muiden ehdotukset, väittelee, ei perustele kantaansa • tyydyttää henkilökohtaisia tarpeitaan ryhmän tavoitteiden kustannuksella, puhuu paljon ollakseen esillä, kertoo asiaankuulumattomia juttuja ja vitsejä • esittää ominaan toisten parhaat ideat, korostaa omaa osuuttaan, ei suostu kehittelemään toisten ideoita Vetäytyjä • on välinpitämätön tai passiivinen, ei osallistu keskusteluun eikä kuuntele Klikkiytyjä • kuiskailee vierustoverilleen, juonittelee ja hakee liittolaisia, mutta ei osallistu yleiseen keskusteluun Saivartelija Itsensä väheksyjä Ylimielinen • takertuu pikkuasioihin ja muotoseikkoihin, määrittelee termejä yksityiskohtaisesti • käyttäytyy epävarmasti ja vähättelee aiheetta omia kykyjään • ei ole kiinnostunut ryhmän toiminnasta eikä osallistu siihen aktiivisesti, keskittyy muihin asioihin, väheksyy toisia

• Ihminen toimii eri ryhmissä ja tilanteissa eri rooleissa. Ne tuovat erilaista osaamista ja hyötyä koko ryhmälle. • Miten erilaisia ryhmärooleja voisi tietoisesti harjoitella?

Ryhmässä tarvittavia viestintätaitoja • Kuunteleminen – aktiivista, analysoivaa, tulkitsevaa – ei puolueellista tai jo ennakkoon lukittua • Puheenvuorot – asian käsittelyä edistävät – ryhmän ilmapiiriä edistävät – ryhmän toimintaa organisoivat • Sanaton viestintä: kuuntelupalaute, puhujan tulkitseminen

Ryhmäilmiöitä Ryhmäajattelu = takerrutaan yhteen kantaan • saatetaan tehdä hätiköityjä päätöksiä • torjutaan ulkopuolisia ideoita • ei tunneta vastuuta jne. –> avuksi selvä vastuun jako ja henkilökohtaiset kannat Ryhmänormit = ryhmän kirjoittamattomia sääntöjä • -> yhteenkuuluvuus, selvät toimintatavat, tyytyväisyys mutta myös • -> arvostelun kieltäminen, tiedon panttaaminen ulkopuolisilta, kiirehtiminen päätöksenteossa

Lisää mietittävää…

Persoonallisuustyypit • Punainen – Ulospäin suuntautunut, voimakastahtoinen, asiakeskeinen – Suora, ponteva, jämpti – Toimelias, energinen – Malttamaton – Käytännöllinen – Näyttää tunteensa – Loukkaantuu herkästi, itsekeskeinen, aggressiivinen, jyräävä • Sininen – Sisäänpäin kääntynyt, voimakastahtoinen – Ajatteleva, analysoiva, vertaileva – Pyrkii täydellisyyteen, pettyy – Tunteissaan varovainen – Perusteellinen, loppuun vievä, mutta hidas ryhtymään – Ajattelija, ei tekijä – Korkealentoinen, vaikeaselkoinen, epäsosiaalinen, kontrolloiva

• Keltainen – Puhelias, aurinkoinen, aikaansaava, sosiaalinen – Hyväntahtoisen ihmisläheinen, pitää muiden puolta – Mielikuvituksekas, ideoiva, spontaani – Vaikutusaltis, intuitiivinen – Vahva tunnemaailma, ilmaisee tunteensa – Hajottaa itseään moneen, heittelehtii, vaikea sanoa ei, vaikea tehdä loppuun • Vihreä – Ääripäiden välissä: seuraa, mutta ei inspiroidu, toimii mutta ei intensiivisesti – Tasapainoinen, ystävällinen, rauhallinen – Huolellinen, maanläheinen, ihmisläheinen, perinteinen – Aitoja tunteita, hillitty – Vakaatahtoinen, määrätietoinen, sitkas – Joskus muutosvastainen, hälläväliä-tyyppi

Tyyppien yhteistyö • Useimmissa on monen tyypin ominaisuuksia, joista yksi on vahvin • Välivärit myös tunnistettavissa: turkoosi, oranssi, violetti, keltavihreä • Täydentävät, mutta myös aiheuttavat reaktioita, jotka estävät yhteistyön – voimakas ja nopea punainen lamaannuttaa sinisen, joka haluaa analysoida asiaa rauhassa – luottavaista keltaista ärsyttää sinisen tarve varmistella kaikki asiat – vihreällä ei ole tarvetta luoda koko ajan uutta kuten keltaisella – kaksi punaista voi ajautua loputtomaan valtataisteluun – kaksi sinistä puurtaa rinnakkain töitä omissa maailmoissaan…

Miesten ja naisten viestintätyylit • Miestyyli • Naistyyli – Hallitseva, puhuu julkisesti enemmän – Aloitteentekijä, keskustelun aiheen valitsija, väittelijä – Tarinankerronta, neutraalit aiheet – Vähän kuuntelupalautetta – Yhteishenkeä pidetään yllä toiminnan avulla – Vaikea pyytää apua – Mukautuva, puhuu yksityisesti enemmän – Epäsuora ehdottaminen, yhteisymmärryksen hakeminen, juoruaminen – Omat kokemukset, tuntemukset – Paljon kuuntelupalautetta – Yhteishenkeä pidetään yllä puhumalla, vaihtamalla kokemuksia Tyylit törmäävät Tyylit on hyvä tunnistaa Tyylejä voi ymmärtää, hyödyntää ja opetella

Lähteet • Dunderfelt, Toni 1998. Henkilökemia. Yhteistyö erilaisten ihmisten välillä. Söderkulla: Dialogia Oy. • Kauppinen, Anneli – Nummi, Jyrki – Savola, Tea 2004. Tekniikan viestintä. Kirjoittamisen ja puhumisen käsikirja. 4. , uudistettu painos. Helsinki: Edita. • Lehtonen, Jaakko – Kortetjärvi-Nurmi, Sirkka 2001. Neuvotellen tulokseen. Ryhmätyö-, neuvottelu- ja kokoustaito. Helsinki: WSOY. • Tiede 2000 -lehden artikkeli miesten ja naisten viestintätyyleistä.