Outsourcing Repro Mediaproductie en Decentrale scan printvoorzieningen 22

Outsourcing Repro, Mediaproductie en Decentrale scan & printvoorzieningen 22 december 2014

Welkom Doel informatiebijeenkomst • Toelichting op de aanbestedingsdocumenten • Intentie, verwachtingen en procedure verduidelijken • Sfeer proeven van de huidige situatie, inrichting en werkwijzen • Verduidelijkende vragen mogen echter met die verstande dat alleen schriftelijk gestelde vragen en de antwoorden daarop meetellen in de aanbestedingsprocedure

Aanbestedingsdocumenten • Offerteaanvraag • Bijlagen: • PVE • IP Baseline informatiebeveiliging • Formulieren (eigen verklaring + kwalitatieve beantwoording vragen) • Prijsinvulformulier • Concept uitbestedingsovereenkomst • Marktconsulatie

Kwaliteit belangrijk

Intentie aanbesteding • Outsourcen taken Mediaproductie & Repro in combinatie met het vernieuwen van de decentrale print / scan infrastructuur • Contracteren nieuwe leverancier/partner voor komende 5 – 7 jaar • In de periode van transitie naar een papierarm tijdperk

Transitie naar papierarm tijdperk • Alles wat digitaal kan, wordt digitaal (Nicholas Negroponte) • Printrichtlijn Provincie Noord-Holland • reductie van gebruik van papier door het bewust en selectief inzetten • scenario’s, welk volume aan print over in 2018? ?

Verwachte effect digitaliseren • Vormgeving & DTP-opmaak • voldoende werk, mits meegaan met ontwikkelingen • Grafimedia advies & traffic • voldoende werk, toenemende variatie en complexiteit • Productie op papier • volume blijft dalen • verschuiving naar kleine oplagen en vraag gestuurd

Uitdagingen aanbesteding • Going concern dienstverlening Repro & Mediaproductie • Continuïteit van de eenheid • Met visie op de toekomst ruimte houden voor ontwikkeling • Moderne printinfrastructuur op basis MPS • In overeenstemming met printrichtlijn en verder (gemak, gebruikerstevredenheid, gastgebruik, BYOD) • Schaalbaar • Toekomst voor de medewerkers • Pensioen (4) • Nieuw werk / nieuwe werkkring (5)

Condities • Bundeling percelen om totaaloplossing mogelijk te maken • Servicemodel printrichtlijn koppelt gemak voor gebruiker aan sturing printvolume • Hoogwaardige print kwalitatief gelijkwaardig aan offset • Samengestelde decentrale machineconfiguratie • Prijs MPS gebaseerd op vaste en variabele component • Inschrijver bepaalt de organisatie van de dienstverlening en de daarvoor benodigde formatie (minimaal 4) • Medewerkers die in aanmerking komen, hebben keuze ingaan op voorstel leverancier en overgaan of detacheren Decentraal Centraal Extern

Gunningscriterium transitie Transitie 50% Personele belangen 40% Prijs 10% Inrichtingsplan 50% Transitieplan 50%

Transitie • Visie op de ontwikkeling van de diensten • Vertaling in inrichtingsplan: • organisatie • benodigde formatie • oplossing voor de printinfrastructuur (MPS) • voldoende flexibiliteit • ruimte voor ontwikkeling • concept SLA • Transitieplan

Gunningscriterium personele belangen Transitie 50% Personele belangen 40% Specifieke arbeidsvoor. Looncompensatie waarden 10% 15% Prijs 10% HR-/Sociaal beleid 15% Inwerken en scholing 20% Meewerken aan mobiliteit 40%

Meewerken aan mobiliteit • 40 van 100 punten • Inschrijver is bereid over te nemen: • Vier medewerkers • Elke medewerker meer • Elke tijdelijke werkplek – van werk naar werk 0 punten 10 punten 3 punten

Gunningscriterium prijs • Prijs & prijsformulier • businesscase bepalend voor wel / niet gunnen • geboden oplossingen en prijs bepalen niet de hele businesscase • Producten en diensten uitgekristalliseerd • Bijkomend voordeel • administratief proces van meet af aan duidelijk

‘Value’ als korting op inschrijfprijs Gunningscriteria in onderlinge verhouding Onderdeel Weging € 950. 000 Referentiebedrag Personele belangen 40 % € 380. 000 Maximale fictieve korting Transitie 50 % € 475. 000 Maximale fictieve korting

Beoogde planning • Publicatie 10 december • Informatiebijeenkomst 22 december • Sluiting termijn vragen 19 januari • Beantwoorden vragen gereed 26 januari • Sluiting inschrijvingstermijn 2 februari • Gunningsadvies uiterlijk gereed 3 maart • Besluitvorming GS, advies OR t/m voorlopige gunning Eind april • Alcatelperiode, verificatie & definitieve opdrachtverlening Eind juni • Transitie