Kommunikationsomrdet Styregruppemde 25 maj Sekretariatschef Ulla Gjrling Fremtidig

Kommunikationsområdet Styregruppemøde 25. maj Sekretariatschef Ulla Gjørling Fremtidig organisering

Designprincipper A. Det overordnede kommunikationsmæssige rammesættende ansvar skal forankres centralt og understøttes af de lokale ledere. B. FS-enheder har ansvaret for i tæt samarbejde med institutter at drive udviklingen af en effektiv infrastruktur. C. Der skal etableres centrale specialistteams bestående af både drift og udviklingsressourcer. Udviklingsindsatsen skal foregå i tæt samarbejde med institutter. D. De to niveauer skal ikke udføre for hinanden men samskabe. E. Ansvaret for udvikling af et fælles sprog og værktøjer forankres centralt. F. Der skal etableres tydelige indgange til både AAU Kommunikation og på institutterne. G. Der skal arbejdes frem mod en bedre opgaveløsning. H. Det kommunikationsfaglige kompetenceniveau skal i videst muligt omfang sikres for en mere ensartet opgaveløsning. I. Kommunikationsmedarbejdere på institutter skal i større udstrækning deltage/involveres i udviklingsaktiviteter på tværs af universitetet.

Opgavesplit FS-enheder Institutter • Topledelsesbetjening, taler, public affairs, events og besøg • Intern kommunikation af tværgående karakter, fx Inside, alle-kald etc. • Koordinering af fælles, tværgående aktiviteter som fx Åbent Hus, brobygningsaktiviteter, Naturvidenskabsfestival, Forskningens Døgn, AAU on Demand etc. • Krisehåndtering, koordinering og rådgivning • Specialister, man konsultere og samskabe med (forskningsformidling/presse, sociale medier, oversættelse, markedsføring/rekruttering) • Central studenterkommunikation (fx valg) • Overordnet branding/markedsføring, Studieguide • Infrastruktur/web • Design, skabeloner, værktøjer, modeller • • • Lokal ledelsesbetjening Konference og event tæt på fagmiljøerne Indhold til tværgående aktiviteter Forskningsformidling/presse tæt på fagmiljøet Opstøve forskningsformidlingshistorier med potentiale Rekruttering til specifikke uddannelser Medvirke til fælles, tværgående aktiviteter Indholdsproduktion til diverse medier, også på engelsk Intern kommunikation til egne forskere og studerende

Kommunikationshub Institutter • Obligatorisk mobilitet ind i kommunikationshub for minimum 1 medarbejder minimum 1 dag om ugen. • Udpeg en entydig indgang til kommunikationsområdet • Koncentrer kommunikationsopgaven på ”hele kom-folk” Institutter med relativ kritisk masse i kom-enhed (9 -10 institutter) • Modtager ikke/afgiver ikke medarbejdere Institutter ”uden kritisk masse” i dag (9 -10 institutter, tilføres 5 -6 kommedarbejdere ) • Nogle enheder tilføres en medarbejdere (næste fase afgør fordeling) • Tilkøbsmuligheder i AAU Kommunikation Fælles Service/AAU Kommunikation (udvides med 9 fuldtids + 4 deltids) • ”Teknikere”, infrastruktur, værktøjer, skabeloner, tværgående aktiviteter og tilhørende logistik • Styrkede specialistteams (markedsføring, sociale medier, journalist) • Eventuelle konsekvenser for rokering internt i FS afgøres i fase III. AAU PRESENTATION |4

Kommunikationshub • Organisatorisk og faglig sammenhængskraft • Gensidig kendskab, indsigt • Relevant standardisering gennem mere samproduktion og øget fokus på ”skabeloner” og værktøjer • Kritisk masse på et lille fagfelt med ønske om fysisk og personalemæssig nærhed via kendskab til hinandens opgaver og virkelighed. AAU PRESENTATION |5