3 4 5 JENIS AUDIT LINGKUNGAN Materi Teknik

3, 4, 5 JENIS AUDIT LINGKUNGAN Materi Teknik Audit Lingkungan Quality for professional www. akualita. com 1

Jenis Audit Organisasi Audit Pihak II Sub-Kontraktor Badan Eksternal & Independen Audit Pihak III

Jenis Audit pihak I • Audit dilakukan dalam suatu organisasi untuk menentukan efektifitas dari penerapan sistem yang mereka gunakan. • Memantau ke-efektifan penerapan sistem. Audit pihak II • Audit dilakukan oleh organisasi (atau mewakilinya) terhadap subkontraktor. • Melakukan penilaian terhadap vendor. yang 3

Jenis Audit pihak III • Audit dilakukan oleh lembaga sertifikasi yang independen atau oleh konsultan. • Melakukan penilaian kesesuaian sistem manajemen organisasi perusahaan terhadap persyaratan standar sistem manajemen tertentu serta efektivitas penerapannya. • Hasil audit akan dijadikan sebagai dasar dalam pemberian sertifikat kepada perusahaan yang bersangkutan. 4

Jenis Audit Standard Manual, prosedur, WI Audit Kecukupan Audit Kepatuhan Peraturan, perundangan, persyaratan izin Implementasi Audit Kesesuaian Produk Audit Produk

Prinsip-prinsip Audit Prinsip audit digunakan untuk penetapan dan penerapan proses audit. Prinsip yang berhubungan dengan auditor : Ethical conduct : dilaksanakan secara profesional - Kepercayaan, kejujuran, sifat kerahasiaan, keleluasan. § Fair presentation: laporan secara akurat sesuai keadaan sebenarnya - Kendala dan perbedaan opini antar auditi dengan tim audit harus dilaporkan Due professional care : penerapan kemampuan dan pendapat 6

Prinsip-prinsip Audit Prinsip audit yang berhubungan dengan proses audit : Independence : kenetralan audit dan keobyektifan kesimpulan audit - Temuan dan kesimpulan hanya didasarkan pada bukti (evidence) Evidence - based approach : Temuan audit harus dapat diverifikasi. - Karena audit dilaksanakan dalam keterbatasan waktu dan sumberdaya, maka pengambilan sampel harus dilakukan seakurat mungkin agar kesimpulan yang diambil mewakili keadaan sesungguhnya

Prinsip-prinsip Audit Program audit dapat mencakup lebih dari satu audit tergantung pada ukuran, sifat, dan kompleksitas dari organisasi yang diaudit. Program audit juga mencakup kegiatan-kegiatan penting untuk perencanaan dan pengaturan terhadap tipe dan jumlah audit dan penyediaan sumberdaya untuk melaksanakan audit secara efektif, efisien dalam waktu tertentu.

Manajemen puncak harus memberikan kewenangan untuk mengelola program audit : a. menetapkan, menerapkan, memantau, memperbaiki program audit b. mengidentifikasi sumberdaya dan memastikan ketersediaannya

Mengelola Program Audit Pembuatan program audit - tujuan dan cakupan - tanggung jawab - sumberdaya - prosedur Act Peningkatan Program Audit Pelaksanaan program audit - pembuatan jadwal - evaluasi auditor - seleksi tim audit - pelaksanaan audit - pembuatan rekaman Plan Kompetensi auditor Do Pelaksanaan audit Check Monitoring & Review program audit - Monitoring & review - Identifikasi CA dan PA - Opportunities for improvement Flow proses pengelolaan program audit

Mengelola Program Audit Contoh Program Audit: a. Audit internal tahunan. b. Audit sistem manajemen pihak ke dua (supplier potensial terhadap produk, aspek dan dampak penting lingkungan dalam 6 bulan). c. Audit sertifikasi/surveilance oleh Badan Sertifikasi terhadap sistem manajemen mutu dan lingkungan.

Tujuan Program Audit Tujuan suatu program audit harus ditetapkan sebagai acuan dalam mengarahkan, merencanakan dan melaksanakan audit. Tujuan suatu program audit dapat berdasarkan : prioritas permasalahan yang dihadapi perusahaan; tujuan komersial (rencana pengembangan usaha); persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan; persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak dengan pelanggan; kebutuhan untuk evaluasi terhadap supplier; persyaratan pelanggan; perhatian pihak terkait; adanya potensi resiko kegiatan perusahaan.

Tujuan Program Audit Contoh tujuan program audit a. Untuk memenuhi persyaratan sertifikasi standar sistem manajemen; b. Verifikasi kepatuhan terhadap persyaratan kontrak (misal) dengan pelanggan; c. Untuk mendapatkan dan memelihara kepercayaan terhadap kemampuan supplier. d. Perbaikan terhadap sistem manajemen. 13

Luasan program audit Keluasan sutau program audit tergantung kepada ukuran, sifat dan kompleksitas dari perusahaan yang akan diaudit. Luasan program audit : lingkup, tujuan, dan lamanya setiap audit, frekuensi audit, jumlah, kepentingan dan kompleksitas audit kesamaan dan lokasi audit, standar, hukum, peraturan, kontraktual dan lainnya, akreditasi atau registrasi/sertifikasi, kesimpulan dari hasil audit sebelumnya atau hasil tinjauan program audit sebelumnya, perhatian pihak-pihak terkait perubahan penting yang terjadi dalam organisasi dan operasinya

Tanggung Jawab Program Audit Tanggung jawab mengelola program audit harus ditetapkan, memiliki pemahaman umum tentang prinsip audit, kompeten sebagai auditor dan mampu menerapkan teknik audit. Memiliki keahlian manajemen termasuk teknis dan mengerti bisnis proses yang relevan kegiatan yang akan diaudit. Penanggung jawab program audit harus : menetapkan tujuan dan luasan program audit, menetapkan penanggung jawab, prosedur dan tersedianya sumberdaya, memastikan penerapan terhadap program audit, memastikan kecukupan rekaman program dan pemeliharaannya, memonitor, mereview dan perbaikan program audit.

Sumber Daya Program Audit Identifikasi sumber daya untuk program audit harus mempertimbangkan : keuangan untuk mengembangkan, menerapkan dan mengelola kegiatan audit, teknik-teknik audit, proses untuk meningkatkan kompetensi dan kinerja auditor, ketersedian auditor dan tenaga ahli teknis, keluasan dari program audit, waktu perjalanan, akomodasi dan keperluan audit lainnya.

Prosedur Program Audit Prosedur program audit ditujukan kepada : perencanaan dan penjadwalan audit, memastikan kompetensi auditor dan audit team leader pemilihan audit tim dan penunjukan peran dan tanggung jawab, pelaksanaan audit, follow up audit, memelihara rekaman program audit, monitoring kinerja dan efektifitas dari program audit, laporan kepada top management terhadap seluruh pencapaian program audit.

Implementasi Program Audit mengkomunikasikan program audit kepada pihak-pihak terkait, mengkoordinir dan penjadwalan audit dan kegiatan lainnya yang sesuai dengan program audit, evaluasi kompetensi auditor memastikan pemilihan tim audit menyediakan sumber daya kepada tim audit, memastikan pelaksanaan audit, memastikan pengendalian terhadap rekaman dari kegatan audit, memastikan review dan persetujuan terhadap laporan audit, termasuk distribusi kepada klien dan pihak yang terkait, memastikan follow up audit 18

Rekaman Program Audit Rekaman harus dikelola untuk menunjukkan implementasi dari program audit : a. rekaman yang berhubungan dengan : • - perencanaan audit, • - laporan ketidaksesuaian, • - laporan tindakan perbaikan dan pencegahan, • - laporan follow up audit, bila diperlukan b. hasil tinjauan program audit c. rekaman yang berhubungan dengan : - kompetensi auditor dan hasil evaluasi kinerja auditor, - seleksi/pemilihan tim audit, - peningkatan kompetensi.

Memantau dan Meninjau Program Audit Program audit harus dipantau dan ditinjau secara periodik untuk memastikan tujuan audit telah memenuhi dan mengidentifikasi opportunities for improvement. Indikator kinerja harus digunakan untuk memantau karakteristik seperti: kemampuan tim audit menerapkan rencana audit, kesesuaian dengan program dan jadwal audit, umpan balik dari klien, auditi dan auditor. Tinjauan program audit seharusnya mempertimbangkan, misal: hasil dan kecendrungan hasil monitoring, kesesuaian dengan prosedur, rekaman program audit, alternatif atau penerapan program audit yang baru, konsistensi kinerja tim audit. • Hasil dari tinjauan program untuk corrective and preventive actions dan perbaikan terhadap program audit.

Definisi Kriteria audit � Bukti audit � Temuan audit • Kesimpulan audit � Klient Audit � Auditi • Auditor Tim audit • Tenaga Ahli Teknik

Definisi Program Audit Rencana Audit Lingkup Audit Kompetensi Audit Team Leader Combined Audit Joint Audit Opportunity for Improvement 22

Definisi 1. Kriteria Audit, Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan, 2. Bukti audit, rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi lainnya yang sesuai dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. 3. Temuan Audit, hasil evaluasi kumpulan bukti audit yang dibandingkan dengan kriteria audit. 4. Kesimpulan Audit, hasil dari suatu audit yang dinyatakan oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit, 5. Tim Audit, Seorang atau sekelompok auditor yang melaksanakan audit, beranggotan tenaga ahli teknis bila diperlukan. 6. Auditi, Organisasi yang diaudit. 7. Klien, Organisasi atau orang yang meminta audit. 8. Auditor, Seorang yang memiliki kualifikasi untuk melaksanakan audit.

Definisi 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Tenaga Ahli Teknis, seseorang dengan pengetahuan atau keahlian khusus yang memberikan bantuan kepada tim audit. Audit Team Leader, seseorang yang memiliki kualifikasi untuk mengelola dan melaksanakan audit. Program Audit, serangkaian audit atau lebih yang direncanakan untuk jangka waktu tertentu dan diperuntukkan kepada suatu tujuan yag spesifik. Rencana Audit, uraian dari kegiatan dan susunan suatu audit Lingkup Audit, cakupan dan batasan suatu audit Combined Audit, audit terhadap sistem manajemen mutu dan lingkungan oleh satu tim audit pada waktu dan tempat yang sama Joint Audit, audit terhadap sistem manajemen mutu dan lingkungan oleh tim audit yang berbeda.

1. Opportunity for Improvement 2. Conformity dan Nonconformity