1 ra Feria Ecoturstica Parque Ecolgico La Romana

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Desarrollo de la Feria y Exposiciones Dra. Dayanara Ant. Reyes Dirección Comercial ECOROMANA La Romana, República Dominicana 17 de octubre, 2011

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana ¿Qué vamos a ver hoy? 1. - Introducción a la Feria 2. Contexto de la Feria y Exposiciones: La Mercadotecnia 3. - El Mercado de la Feria y Exposiciones en el Parque Ecologico La Romana 4. - El Operador de la Feria y las Exposiciones 5. - El Expositor 6. - Preguntas y Respuestas

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1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Filosofía del Marketing Toda empresa tiene la misión fundamental de ejercer un comercio. Deberá siempre cambiar productos o servicios por dinero. Del éxito de este intercambio dependerá el futuro de la organización. Lo comercial, por lo tanto, es fundamental en una empresa y el Marketing es la aplicación de las herramientas que van a permitir a la empresa desempeñarse adecuadamente en el aspecto comercial. Cuando una empresa aplica el Marketing lleva a cabo las siguientes actividades: Puede estudiar al consumidor: Investigación de Mercados Puede comunicarse con el consumidor: Publicidad y Promoción Puede vender a sus clientes: Ventas Puede cuidar cada producto en función de su mercado: Product Management.

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Feria y Exposiciones En esta Feria se buscan contribuir con el ejercicio comercial de las empresas, por lo tanto la participación en este evento debe de ser considerada dentro del Plan de marketing de su empresa. La Feria pueden ser considerada como parte de las estrategias de: Investigación de Mercado Distribución Comunciación y Publicidad Promoción de Ventas

El Mercado de la Feria y Exposiciones en la Región Este de la República Dominicana

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Características El turismo de negocios en el país se encuentra en un periodo de crecimiento sostenido. Los eventos: de congresos, convenciones, ferias, exposiciones y demás han tenido un crecimiento importante, acentuándose en los últimos años. Los esfuerzos de las principales asociaciones encargadas de impulsar, organizar, promover y agrupar a los participantes de la industria comienzan a ser canalizados de mejor manera, incrementando el potencial de demanda en el país.

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Parque Ecologico La Romana

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana La Feria Esta Ferias es un eventos con las siguientes características: se llevará a cabo en un lugar geográfico bien definido en un momento en el tiempo también bien definido Está enfocado y/o dedicado principalmente al tema del medioambiente y el Ecoturismo. Definición: LA FERIA ES UN AMBIENTE CREADO PARA FAVORECER EL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN Y EL INTERCAMBIO COMERCIAL ENTRE DIFERENTES PÚBLICOS CON UN INTERESES PARTICULARES EN EL CONTENIDO TEMÁTICO DEL ECOTURISMO Y EL MEDIO AMBIENTE.

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana En Conclusión Las exposiciones son eventos de Negocio a Negocio, B 2 B o Trade Shows EXPOS = BUSINESS TO BUSINESS La Feria es eventos Comerciales y de entretenimiento enfocados al Consumidor Final, B 2 C o Consummer Shows FERIA = BUSINESS TO CONSUMER

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana El Expositor y El Visitante Finalmente, El Expositor y El Visitante son los dos principales protagonistas de esta Feria y Exposiciones. El Expositor: es la persona o empresa que está interesada en mostrar sus productos y/o servicios para darse a conocer, promoverse, incrementar sus ventas, etc. El Visitante: es la persona o empresa que tiene algún interés en la oferta de los expositores así como en los diversos contenidos y actividades del evento. Busca, investiga, compra, compara, se entretiene, etc. El Operador: Será el equipo que creará el ambiente para que los anteriores logren sus objetivos y tengan una buena experiencia.

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana La Feria un evento Exitoso Esta Feria y sus Exposiciones será coordinada por un equipo especializado en algún tema, por lo está siendo organizada por un personal con experiencia y conocimientos en dicho tema. Institución Experta + Organizador = Comité Organizador ¡E o t n ve ! o s o t i Ex

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana ECOROMANA Surge a en el año 1993. Hemos organizado diferentes clases de eventos en estos años de formación. Somos una sociedad sin fines de lucro que es parte de la estructura organizativo de un grupo de instituciones dedicada al tema del Medio Ambiente y sus Recursos Naturales. Esta ventaja competitiva da a ECOROMANA una mayor confianza sobre el manejo de la temática de la feria.

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Datos Sobresalientes durante distintas ferias se han participado Más de 800 clientes al año Más de 40, 000 visitantes (expositores y patrocinadores) Más de 120, 000 m 2 de exposición Participación en las siguientes industrias: o Automotriz o Turismo o Manufactura o Automatización y Control Industrial o Seguridad / Prevención o Editorial o Educativa o Deportiva / Fútbol

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana ¿Qué hace un Operador? Se nombrará un operador para la feria quien será el organizador. Este creará una agenda de trabajo basada en las siguientes áreas: Comercial y Ventas Operaciones Atención a Clientes Mercadotecnia y Relaciones Públicas Administración y Finanzas

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana ¿Qué hace un Operador? Coordina y trabajan en tres tiempos con diferentes actividades en cada tiempo. Antes del evento Durante el evento Después del evento

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Áreas de un Operador Integración de Cartera Contacto con Clientes Reservación de espacio Contratación Ventas Envío de factura(s) Administración Envío de Manual del Expositor Atención a Clientes Atención a Expositores Operaciones Gestión de Cobranza Mercadotecnia y RP Montaje Evento Preventa Desmontaje Evaluación

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Área Comercial Pre-venta Revisar precios y plano Revisar contrato con expositores Determinar fuerza de ventas Asignación de cuota y cartera a vendedores Apoyar eventos de promoción Venta Contacto / Visita prospectos Cerrar ventas y contratos Actualizar plano de exposición Registro de ventas

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Área Comercial Cartera de clientes y prospectos Establecer criterios de calificación Elaborar cartera de prospectos Calificar cartera de acuerdo a criterios Contacto a clientes con base en criterios de la cartera

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Área Comercial Reporte de Ventas El reporte de Ventas es el documento que indica al Comité Organizador sobre los avances reales del evento. Clasificación Ponderación Contratados 95% En Proceso de Firma 80% Reservados 65% AAA 15% AA 5% Cancelados

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Operaciones Actividades antes del evento Elaborar propuesta plano pre-venta Actualizar plano con avance de venta Elaborar plano definitivo de montaje Desarrollar plan y check-list del evento Planear y coordinar el evento en montaje Asignar funciones y áreas a cubrir al personal de apoyo Realizar juntas con personal de Ventas y de apoyo Recomendar proveedores idóneos (registro, mamparas, alfombra, seguridad, servicios adicionales) Planos

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Operaciones Actividades durante el evento y al terminar Recibir recinto Coordinar personal de apoyo (floor manager) Coordinar y supervisar montaje con proveedores Supervisar servicios a expositores Asignar stands a expositores Coordinar colocación de señalamientos Coordinar montaje de requerimientos inauguración y Clausura Controlar funcionamiento del evento Coordinar desmontaje Entregar recinto

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Atención a Clientes Manual del Expositor Elaboración de contenido para manual de expositor Captura de contenido por parte de atención a clientes Entregar el manual para su impresión / difusión a expositores Apoyar a expositores en aclaración de dudas Entrega de materiales y gafetes a expositores Encuestas de satisfacción de expositores

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Publicidad, Promoción y Relaciónes con Prensa y Gobierno Plan de Marketing Plan de Medios Diseño e Implementación de Promociones Investigación de Mercado Encuestas a visitantes y Expositores Eventos y Boletines con Prensa Contacto con autoridades del Gobierno. Protocolo

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana La última Pieza, El Expositor

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana El Expositor Ser Más para Ganar Más El Expositor busca que su participación en un evento favorezca el logro de sus objetivos comerciales. Una exposición es una Gran Oportunidad de Negocios para ellos. Pero para que esto suceda se debe de preparar.

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Plantear Objetivos Amplia Diversidad de Objetivos Colocar Pedidos 2. Lanzamiento de Productos 3. Ubicar nuevos Clientes 4. Investigación de Mercado 5. Presentaciones Físicas de Productos 6. Programa de Relaciones Públicas 7. Conocer a la Competencia y el Mercado 8. Alianzas Estratégicas 9. Fortalecimiento de Imagen 10. Citas con Clientes Actuales 11. Otros 1.

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Planeación Prepararse para el evento. Materiales, gente y actividades Listado de Materiales Artículos Promocionales Material para Exponer Formatos de registro, pedidos, etc. Stand Papelería Reglamento Personal Publicidad Tarjetas Personales Mucho Más

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana El Evento El tiempo es Oro. Aprovechar desde el primer Minuto Calcular tiempo Neto de evento Crear Saludo Atractivo Atender al visitante por su nombre Preparar despedida. Artículo Promocional Evaluación Diaria (ventas, contactos, contexto, etc. ) Marcar correcciones para el día siguiente No sentarse, no comer en el stand No fumar Usar el celular lo menos posible No cerrar antes de tiempo

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana Que debe hacer en el Post-Evento Evaluación Inmediata y de retorno de Inversión Hacer una junta con todo el staff que participó en el evento y conocer todos los puntos de vista Hacer una evaluación cuantitativa de los objetivos Hacer un reporte de cierre de evento Seguimiento a contactos y prospectos de ventas Evaluación cada bimestre, trimestre o semestre de los resultados comerciales

1 ra. Feria Ecoturística Parque Ecológico La Romana ANTES DE TERMINAR. . . VIVAN CON PASIÓN PRESERVEMOS EL MEDIO AMBIENTE ASUMAN SU RESPONSABILIDAD ¡ MUCHAS GRACIAS !