TOIMINTAPROSESSIT kokonaiskuva Seuraavilla dioilla kerrataan ja mritelln toimintaprosessien

TOIMINTAPROSESSIT (kokonaiskuva) • Seuraavilla dioilla kerrataan ja määritellään toimintaprosessien ja prosessiajattelun käsitettä kokonaisuutena. Käy diasetti läpi ennen kuin paneudut aiheeseen ’Toimitusketjun hallinta’ (tätä pohjustetaan lyhyesti lähiopetustunneilla). – ks. myös Prosessiajattelu –moniste (jaetaan tunneilla) 13. 2. 2022 Tarja Heikkilä & Tarja Jokinen 1

Mikä on liiketoimintaprosessi • sarja toisiinsa linkittyviä toimenpiteitä, joilla saavutetaan asetettu liiketoiminnan tavoite • optimoidaan asiakkaiden, omistajien ja henkilöstön tarpeentyydytys • prosesseilla on aina asiakas (sisäinen tai ulkoinen) • ei tuijoteta vain yhden yrityksen toimintaan vaan arvoketjuun tai –verkostoon, joka yhdessä optimoi liiketoimintaansa (big picture): kasvattaa asiakkaan kokemaa arvoa • siis huomaa yhteys arvoketjun käsitteeseen! – ks. seuraavan dian kuvio 13. 2. 2022 2

Lähde: Prosessiesimerkkejä. http: //cgi. qualitas-fennica. fi/artikkelit/prosessiesimerkkeja 2. html 13. 2. 2022 3

Prosessien jaottelu • Karkealla tasolla: reaaliprosessi ja rahaprosessi – nämä koostuvat useista osaprosesseista – ks. dian 5 kuvio • Arvoketjuajattelun mukaisesti: ydin- ja tukiprosessit, jotka ylittävät organisaation toimintojen rajat – Tähän logiikkaan liittyy myös jaottelu dialla 6 – Prosessien hierarkia: ks. diat 7 -8 • Prosessien välisiä yhteyksiä ja sisäisiä ja ulkoisia asiakkaita kuvaa dia 9 13. 2. 2022 4

REAALIPROSESSI Tuotannontekijät -pitkä- ja Tilaus / toimitusprosessi Asiakkuusprosessit lyhytvaikutteinen omaisuus -muut: tieto, osaaminen, Tuotantoprosessi työ Logistiset prosessit Suoritteet: tarjooma Talousprosessit Menot Korot Verot Voitonjako KASSA Tulot Suoritteiden markkinat Tuotannontekijöiden markkinat YRITYKSEN TOIMINTAPROSESSIT Pääoman palautus RAHAPROSESSI Rahoitusmarkkinat Pääoman sijoitus (oma, vieras) Tähän kuvioon on aika vaikea liittää uusien tuotteiden kehittämisprosessia, strategiaprosessia, johtamisprosessia, henkilöstöprosesseja. Myöskin yleinen jako asiakashallinta- ja asiakaspalveluprosesseihin ei oikein istu tähän kuvaan 13. 2. 2022 5

Lähde: IMS. Artikkelit. Prosessiesimerkkejä. http: //www. ims. fi/User. Files/ims/File/Prosessit/2203_Artikkeli_324. pdf 13. 2. 2022 6

Prosessien hierarkia • Organisaation toiminnassa on eri tasoilla havaittavia prosesseja a) organisaatiorajat ylittäviä ydinprosesseja b) ydinprosessien rinnalla niitten sujuvuutta varmistavia tukiprosesseja (vrt. Porterin arvoketjun ydin- ja tukitoiminnot) c) ja niiden molempien osaprosesseja, jotka edelleen voidaan purkaa yksittäisiksi toiminnoiksi ja toimenpiteiksi (esim. saapuvan tavaran käsittely varastossa (=toiminto), tavaroiden vastaanottotarkastus ja kirjaaminen varastokirjanpitoon (=toimenpiteitä) • Osa yrityksistä nimeää myös avainprosesseja, jotka ovat kriittisimpiä asiakkaiden kannalta. (Voivat olla joko ydin- tai tukiprosesseja. ) • Prosessien mallintamisessa voidaan käyttää esim. MS Vision – tietokoneohjelmaa 13. 2. 2022 7

Ydin- ja tukiprosessit Ydinprosessit Tukiprosessit • Uusien tuotteiden kehittämisprosessi • Asiakaspalveluprosessi, asiakkaiden hankintaprosessi, asiakashallintaprosessi • Tilaus-toimitusprosessi (sisältäen tuotannon ja logistiikan) • Huoltoprosessi • • 13. 2. 2022 Talousprosessi Tiedon hallintaprosessi Hankintaprosessi Toiminnan puitteiden ylläpitoprosessi • Henkilöstöprosessit • Ohjaus ja strategiaprosessi (voidaan määritellä myös ydinprosessiksi!) 8

13. 2. 2022 Lähde: http: //cgi. qualitas-fennica. fi/artikkelit/prosessiesimerkkeja. html 9

Liiketoimintaprosessien hallinta (1) • Prosessien johtaminen /strategiaprosessit – keinot ja tavat, joilla varmistetaan, että prosessi täyttää asiakkaiden vaatimukset ja liiketoiminnan vaatimukset • Tavoitteena tehostaa operatiivisia toimintaprosesseja – resurssien optimaalinen käyttö, tuloksen aikaansaaminen • Liiketoiminnan kokonaisuuden hallintaan on ensin isoille ja sittemmin myös pienemmille yrityksille tullut tarjolle IT-ratkaisuja, joita kutsutaan toiminnanohjausjärjestelmiksi 13. 2. 2022 10

Liiketoimintaprosessien hallinta(2) Toiminnanohjaus • Tunnetuin isojen yritysten järjestelmä on SAP. • Pienemmät voivat käyttää esim. Microsoftin alustalle tehtyjä versioita (MS Navi). • Pieniä yrityksiä palvelevat ohjelmistokumppanit toimivat Microsoftin lisenssinhaltijoina, jolloin nuo järjestelmät pohjautuvat samaan alkuperään siksi ovat myös helposti opittavissa vaikkapa työpaikkaa vaihtaessa tai yrityksen vaihtaessa yhteistyökumppania. • Ohjaamisessa käytetään yleisesti yli yritysrajojen jotain toiminnanohjausjärjestelmää (SAP, MS Navi tms). 13. 2. 2022 Huomaa linkki ! tietoa!) (tutustu – paljon hyödyllistä 11

Vaikutus organisaatioon • Prosessijohtamisessa kyseenalaistetaan perinteinen funktionaalinen (toimintopohjainen) ajattelutapa, joka on johtanut erikoistumiseen ja kapeasti määriteltyihin työtehtäviin sekä sitä kautta tehottomuuteen ja raskaisiin byrokraattisiin organisaatioihin • pyrkimys hierarkioiden purkamiseen, kohti joustavampia organisaatiomalleja 13. 2. 2022 12

Prosessien hallinnan tiimiorganisaatio (ks. diat 14 & 15; nämä samat diat myös ’Organisaatiot ja henkilöstö’ –diasetissä) • Kun prosessit leikkaavat perinteisten toimintojen ja jopa organisaatiorajojen läpi, jonkun on pidettävä niistä erikseen huolta. • Tätä tehtävää hoitavat prosessinomistajat • Varsinainen työ tehdään prosessien sisällä tiimeissä. • Jatkuvan osaamisen ylläpitämisen vuoksi organisaatiossa tarvitaan lisäksi osaamiskeskuksia, joiden vetäjät ovat valmentajia (esim. entinen markkinointiosasto muuttuu markkinoinnin osaamiskeskukseksi). • Johtaja on strategian luonnista huolehtiva visionääri ja suurten linjojen kannustava vetäjä • Käytännössä monet yritykset ovat vasta matkalla kohti joustavampia rakenteita; toimintopohjainen ja prosessiorganisaatio toimivat päällekkäin (”matriisiorganisaatio”) 13. 2. 2022 13

Funktionaalinen toimintatapa OMA YRITYS ASIAKAS ALIHANKKIJA 13. 2. 2022 MARKKINOIN TI JA MYYNTI OSTO SUUNNITTELU VALMISTUS PAKKAUS JA LÄHETYS ASIAKAS 14

Prosessijohtamisperiaate OMA YRITYS ASIAKAS ALIHANKKIJA MARKKINOINTI JA MYYNTI OSTO SUUNNITTELU VALMISTUS PAKKAUS JA LÄHETYS ASIAKAS Liiketoiminnan ohjausprosessi Tilaus/toimitus -prosessi Tuotekehitysprosessi Asiakaspalveluprosessi 13. 2. 2022 15

Prosessien dokumentointi • Kuvataan prosessit kirjalliseen muotoon, jolloin kullekin prosessille määritellään – – – 13. 2. 2022 ulkoiset ja sisäiset asiakkaat prosessin omistaja toiminnan vaiheet halutut lopputulokset tarvittavat osaamiset, tiedot ja välineet prosessin mittauspisteet ja mittarit. 16