Psomn styk organizci Psomn styk je najbenejou formou

Písomný styk organizácií

Písomný styk je najbežnejšou formou získavania, odovzdávania a sprostredkovania informácií. Je písomnou formou komunikácie pri nadväzovaní obchodných, úradných a iných vzťahov. V súčasnosti sa označuje pojmom písomná komunikácia. Najväčšou prednosťou písomnej komunikácie je jej informačno–dokumentárna hodnota, pretože spresňuje, skvalitňuje a dokumentuje výmenu informácií. Jej nevýhodami sú: neosobnosť, časová náročnosť a vyššie náklady oproti osobnej komunikácii.

Elektronická komunikácia: Ø ovplyvňuje život ľudí, ekonomiky a verejnej správy Ø úspora nákladov a času Ø otázka bezpečnosti zasielaných informáciíí E – mailová komunikácia: Ø dominantná metóda komunikovania Ø rýchla, flexibilná, spoľahlivá, nenákladná Ø emaily možno posielať a prijímať kdekoľvek Ø dostupnosť a rýchlosť Ø nevýhodou je, že dochádza k nedorozumeniam a k nesprávnej interpretácii sprostredkovaných informácií

Výhody: Ø nízke náklady, osloví široký okruh osôb Ø prekonávanie časového a miestneho obmedzenia Ø vedie k otvorenejšej komunikácii Ø dá sa vybaviť aj po skončení pracovného času Ø napriek vzdialenosti umožňuje viacerým používateľom spoločnú prácu na texte alebo obrazovej dokumentácii Ø možnosť rýchlo poslať viacerým adresátom

Nevýhody: Ø výrazný nárast informácií Ø spracovanie emailov je na úkor voľného času zamestnancov Ø preplnené emailové schránky Ø tlak na rýchle spracovanie a odoslanie odpovede Ø ustupujú osobné rozhovory medzi zamestnancami Ø predčasné a unáhlené názory sa prirýchlo podávajú ďalej Ø trpí kvalita jazyka Ø tendencia presúvať zodpovednosť s odovzdanou informáciou

Odporúčania: Ø dostatok času pri písaní Ø pred odoslaním starostlivo prečítať Ø vec - max. 40 znakov, výstižná charakteristika správy Ø vyhýbať sa humoru, sarkazmu, irónii Ø riadky dlhšie ako 70 znakov a pasáže písané veľkými písmenami sa ťažko čítajú Ø nerobiť pravopisné a gramatické chyby Ø vyhýbať sa nevhodnému formátovaniu Ø na prijaté správy odpovedať čo najrýchlejšie Ø príloha k emailu je potencionálnym rizikom pre príjemcu – vírusy Ø pri odpovediach vkladať prijaté emaily len ak je to nevyhnutné Ø maximálny rozsah správy s prílohou by nemal presiahnuť 1 MB

Podľa nemeckého servera PC Welt sa na svete každodenne pošle zhruba 30 miliárd e –mailov , z toho polovica v obchodnej komunikácii. Z právneho hľadiska je možné elektronickú poštu zabezpečiť pred manipuláciou zakódovaním (zašifrovaním) a elektronickým podpisom.

Ďakujem za pozornosť